Ya sabes que suelo abogar por los beneficios de la planificación en la empresa, tanto si hablamos de tareas o de preparar el estudio de viabilidad de una inversión. Anticiparse es una forma de optimizar tus recursos más escasos, especialmente el tiempo disponible. Hoy te voy a dar varios ejemplos y consejo,s para que apliques esos principios en tu negocio, y así puedas sacar provecho a los beneficios de la planificación.
Ejemplos de planificación de tareas en una empresa
Programar tus acciones si tienes una tienda online
Cuando operas en el comercio electrónico, hay muchas fechas señaladas que te pueden servir de reclamo para hacer acciones de comunicación y marketing. No todo se resume al Black Friday y al Cyber Monday. Una buena estrategia es configurar un calendario de Marketing sobre ecommerce y así repartir tu esfuerzo de comunicación durante todo el año.
En el artículo que enlacé antes tienes un montón de ejemplos de eventos que puedes usar para destacar y ser original. De hecho, esa es buena estrategia. Los seguidores de tu lista de correos probablemente reciban muchos mensajes para San Valentín o el Black Friday, así que si escoges otras fechas, puedes crear más impacto. Claro que tendrás que reflexionar un poco para encontrar aquellas que tienen sentido para tu tienda y definir la mejor estrategia.
La planificación de tareas en ese caso se traduce en la programación y el diseño de campañas de marketing y descuentos destinados a los clientes de tu empresa de comercio electrónico. Te permite tener una actitud proactiva y ayuda a conseguir ventas a lo largo del año.
Llenar la agenda de tu salón de belleza para enero
Imagínate que tienes un comercio o un servicio de proximidad, como por ejemplo una peluquería o un salón de belleza. La situación clásica es tener bastante actividad en diciembre, incluso hasta Reyes, y luego atravesar la famosa cuesta de enero. Pero eso ocurre si tienes una actividad pasiva respecto a tu mercado.
Si al contrario usas el mes de diciembre para programar citas para enero, creando acciones promocionales si hace falta, puedes borrar buena parte del bajón. Incluso puedes llegar a tener un buen mes de facturación. En este caso, tu estrategia de planificación de tareas es la de una anticipación notable de tus citas mediante diversas estrategias. Todo eso no lo invento yo, lo he leído en un blog especializado en estética. Si te interesa saber más sobre los detalles aquí tienes más información.
La planificación de tareas en un startup
Quizás sea el ejemplo más evidente. Montar una empresa con un concepto muy innovador es tener que inventar muchas cosas que hasta ahora no existían. No te puedes apoyar en referencias de otros sectores o negocios porque estás haciendo algo totalmente distinto. Tampoco te puedes basar solo en el sentido común. Necesitas planificación.
La organización y planificación de tareas en una empresa tecnológica es muy similar a la de la gestión de proyectos. Existen un montón de herramientas y programas para llevarlos a cabo, y no voy a entrar mucho más en detalle porque creo que me alejaría de la idea general del artículo. Además, ya he tratado el tema en otro artículo.
Los pasos para una buena organización y planificación de las tareas en tu empresa
- Identifica las tareas que quieres realizar. Esa es la parte más importante. Todo depende de tu estrategia, de tus objetivos, de tus ideas de desarrollo, de las oportunidades de negocio que has detectado… Si quieres una buena planificación de tareas necesitas saber donde quieres llegar y desde donde partes. Merece la pena dedicarle tiempo a ese paso. Te ahorrará problemas más adelante.
- Cuantifica el tiempo necesario para cada tarea. En muchos casos no dispones de la información suficiente, así que simplemente haz una estimación razonable.
- Identifica las incógnitas. Hay tareas con requisitos que todavía no conoces. Puede que necesites investigar, o que la información no vaya a ser disponible hasta haber completado otras tareas. Pero es bueno que lo sepas para poder actuar sobre esas tareas cuando sea preciso.
- Prepara un calendario. Si estás en un proyecto complejo, usarás un programa especializado para controlarlo todo. Pero para otro tipo de tareas muchas veces te vale con tu agenda.
- Valora el calendario en función de tus recursos. Es una comprobación importante. Muchas veces no vas a tener tiempo y medio para hacerlo todo. Pero mejor que lo sepas antes de lanzarte.
- Prioriza las tareas. Como posiblemente no lo puedas hacer todo, tienes que poner prioridad a lo que consideres más importante.
- Revisa regularmente la situación y toma medidas. Todo eso evoluciona constantemente, así que debes repasar y corregir regularmente.
Conclusiones
Es muy difícil hacer un artículo general sobre la importancia de la planificación de tarea en una empresa, porque se cae fácilmente en recomendaciones generales. Por eso quise ilustrarlo con esos ejemplos concretos que demuestran que la anticipación es una gran herramienta.
Por supuesto, no puedes planificar todo. Muchas de las acciones que tendrás que realizar para tu negocio serán reacciones a eventos imprevistos. Pero opino que la anticipación te permite evitar muchas malas sorpresas, y tener una actitud más proactiva, que al final beneficia a tu empresa.
¿Estás preparado para planificar las tareas en tu negocio?
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