La gestión de proyectos, un entrenamiento para emprender

gestión de proyectos

Si estás decidido en montar un negocio, cualquier experiencia previa que te pueda servir es buena. Hoy te vamos a hablar de la gestión de proyectos, una función interesante que es bastante frecuente en empresas y organizaciones de cierto tamaño, y que sin duda te puede entrenar a enfrentarte a parte de las problemáticas que te encontrarás a la hora de crear una empresa.

¿Qué es la gestión de proyectos?

Como el propio nombre indica, se trata de liderar un proceso de cambio que suele involucrar a muchos actores dentro de la organización. Hablamos de proyectos de cierta complejidad, que requieren tiempo y medios, y que no pueden salir adelante sin una planificación detallada y una asignación de funciones. La persona a cargo, el líder del proyecto, tiene por lo tanto la ardua tarea de organizar e inspirar a todos los participantes (empleados, directivos, consultores externos) para cumplir el objetivo en plazo y dentro del presupuesto.

Principales etapas en la gestión de proyectos

  1. Definir los objetivos del proyecto. Está claro que si quieres llegar a buen puerto, tienes que saber adónde vas. Y lo tienes que saber en detalle. Por eso es importante tomarse el tiempo de una buena definición de objetivos, con los principales actores interesados.
  2. Separar el proyecto en etapas y establecer una lista de tareas. Como decía Henry Ford, nada es especialmente difícil si se lo divide en pequeñas tareas. Identificarlas puede representar un trabajo importante para proyectos grandes, pero es fundamental hacerlo.
  3. Establecer las relaciones entre las tareas. En la fase inicial de la gestión de proyectos, es importante entender la interdependencia entre las etapas del proceso. Saber que para hacer la tarea E tendrás que haber completado la D, que a su vez dependen de la A y la C, mientras la B se puede gestionar de forma independiente. Conocer esa información permite planificar correctamente.
  4. Luego tienes que intentar valorar el tiempo que puede requerir cada etapa. Para proyectos nuevos, puede ser un poco complicado, pero intenta hablar con los expertos y asegurarte de tener referencias válidas.
  5. A esas alturas, ya tienes bastante claro lo que hay que hacer y en qué orden, pero te falta definir y afectar los recursos necesarios. Hablamos de recursos humanos, técnicos, financieros, etc.
  6. Ya tienes todo lo necesario para planificar el proyecto.
  7. A partir de este momento, empieza el seguimiento. Nada sale al cien por cien como estaba previsto, pero si has planificado correctamente, debería ir bien.

Principales métodos para administrar proyectos

Hay muchas metodologías, que van cambiando con la tecnología y también un poco con las modas empresariales.

  • El método clásico. Se trata de definir todos los procesos en cascada desde el principio, e ir realizando todas las etapas. Es un método un poco rígido, que no contempla cambios. O todo funciona muy bien, o se complican mucho las cosas.
  • El método ágil. Nació hace 20 años en Estados Unidos para contrarrestar la falta de flexibilidad de las formas de trabajar tradicionales. Se enfoca más en el equipo humano que en las herramientas o lo procesos. Insiste sobre la colaboración con los usuarios finales del proyecto, e incluye una aceptación del cambio.
  • El método adaptativo. Para proyectos que evolucionan o no tienen totalmente claro algunos objetivos, es una metodología que se va adaptando a medida que el proyecto va avanzando. Es muy flexible, pero exige rigor para que el proyecto llegue a buen puerto.
  • Método de la ruta crítica (o del camino crítico). Se trata de definir, mediante un diagrama de PERT, las tareas más importantes del proyecto. Estableciendo el tiempo estimado para cada de esas etapas, se estima un plazo de elaboración del proyecto. Sirve luego de base para medir el avance del mismo.
  • Uno de los métodos más de moda es PRINCE2. Esa forma de trabajar por etapa que se caracteriza por ser estructurada, pragmática y adaptable. Puede funcionar para cualquier tipo de proyecto.
  • Finalmente, no podía olvidar el método Lean Management. Se trata de buscar el mejor rendimiento, mediante la mejora continua y la eliminación de los despilfarros. Recuerda mucho el concepto de Lean Startup para emprendedores.

Puntos en común con la creación de empresa

A todas luces emprender es gestionar un proyecto. En efecto, se trata de cumplir una serie de objetivos (principalmente vender con beneficios), con un presupuesto limitado (la inversión inicial), involucrando a diferentes actores (socios, empleados, proveedores, clientes).

Sin embargo la creación de empresa suele ser bastante más complicada que la tradicional figura del Project Management. En realidad, podríamos decir que emprender es la gestión simultánea de múltiples proyectos, que van desde la instalación en un local hasta el diseño de una política de comunicación pasando por temas informáticos, de recursos humanos o legales y muchos más asuntos.

Un buen entrenamiento

Si ahora mismo estás trabajando en una empresa y escuchas hablar de un proyecto, no desperdicies la oportunidad de participar. Quizás no puedas ser el líder elegido para llevarlo a cabo, pero al menos es posible que seas el referente de tu división o departamento y puedas involucrarte. Estar dentro de la organización de un proyecto te dará una visión mucho más transversal de la empresa donde estás trabajando, y aprenderás mucho.

Además, si como muchos lectores del blog tu propósito es empezar tu propio negocio en cuanto sea posible, participar en la gestión de proyectos te dará muchos elementos muy útiles, especialmente el formalismo y la planificación, con herramientas como el retroplanning.

Formación específica

Hablando de entrenarse, ten en cuenta que hoy en día tienes a tu disposición una gran oferta de formaciones y cursos. Las principales universidades, en sus formatos clásicos u online, brindan oportunidad para aprender más sobre este maravilloso mundo de la gestión de proyectos. No lo dudes y busca más información para formarte y convertirte en un experto.

Artículos relacionados:

¡Compartir es vivir!

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *