Frases y mensajes para cobrar a clientes y morosos

frases para cobrar a clientesEn la vida empresarial, pero también en las relaciones personales, puede ocurrir que tengas que reclamar el pago de una deuda. A veces los deudores son morosos por descuido o por disconformidad con el servicio. Pero muchas veces simplemente están intentado demorar el pago. Por eso me ha parecido importante presentarte con mensajes y frases para cobrar a clientes y deudores morosos.

Las situaciones incómodas de la vida

Reclamar dinero, por mucho que estés en tu derecho, hace parte de las situaciones más incómodas de la vida. Especialmente cuando se trata de préstamos entre personas, pero no únicamente. En los negocios, puedes tener una muy buena relación con un cliente, y eso te condiciona cuando quieres recordarle que la fecha de vencimiento de su factura ha vencido.

En el mundo empresarial, hay muchas más situaciones incómodas. Como cuando un compañero de trabajo tiene problemas de higiene y nadie se atreve a decírselo. O cuando por desgracia tienes que despedir a alguien. Hay muchas más situaciones, como justificar porque subiste el sueldo a uno y no a otro, o cuando tienes que decirle a tu jefe que está equivocado en algo importante.

El caso es que no importa que la situación sea incómoda, tienes que aportarle una solución. Necesitas cobrar las facturas o las deudas pendientes, y necesitas unas frases para recordar y convencer a los morosos. ¡Vamos allá!

Frases para cobrar a los clientes por carta o correo electrónico

Primeros mensajes para deudores morosos

Al principio, tienes que presuponer que tus clientes son de buena fe, y que el motivo por no haberte pagado procede de un descuido u otra razón justificada. Por eso tus primeras frases para cobrar tienen que ser muy suaves y salvar las apariencias.

Personalmente, suelo escribir un correo electrónico así:

Buenas tardes XXX,

¿Cómo estás? Espero que muy bien.

Te escribo porque, salvo error por mi parte, no he recibido el pago de la factura XXX con fecha XXX e importe XXX. Te adjunto una copia por si no la tuvieras registrada.

Te agradezco si puedes efectuar el pago lo antes posible.

Un cordial saludo,

Evidentemente, es un mensaje muy informal. Se debe a que normalmente tengo un contacto muy directo con mis clientes. En caso de una empresa más grande, habría de decir lo mismo, pero mucho más formal.

Prefiero siempre el email porque todo es más rápido.

¿Qué ocurre tras mandar esas frases para cobrar?

En mi experiencia personal, este tipo de mensajes funciona muy bien. Normalmente recibo una disculpa con una indicación de que se va a pagar la factura en los próximos días, y suele ser así.

Es importante poner la coletilla de “salvo error por mi parte” porque en ocasiones contadas el cliente no tiene la culpa. Por ejemplo, a mí me pasó que mi banco rechazó una vez una transferencia por algún problema técnico.

A veces los clientes te responden diciendo que ellos te pagan a 45 días y que no es negociable.

En otras, justifican el impago por una insatisfacción respecto al producto u el servicio. Eso último no me ha pasado en mi actividad actual, pero cuando trabajaba en grandes empresas era relativamente frecuente. Un cliente puede retrasar el pago de una factura de 5.000€ porque no se le ha hecho el descuento acordado de 100€. Y, a su manera, tiene razón.

Es muy importante tener un contacto cercano con los comerciales para saber si el cliente está usando una excusa o si de verdad hay un litigio pendiente.

Segunda fase: primer cambio de tono

Poco después de los primeros mensajes para cobrar, si el cliente aún no ha pagado, te puedes encontrar en alguna de esas situaciones:

  • El cliente no respondió al primer mensaje.
  • El cliente prometió que iba a pagar, pero pasaron unos días y no ha ocurrido.
  • Sigue argumentando el cliente que hay un litigio comercial, pero tu fuerza de venta lo niega.
  • El cliente dice que no puede hacer frente al pago.

En el último caso, deberías ya poner el cobro en manos de tu departamento jurídico, y cerrar la línea de crédito que podía tener el cliente. A partir de ese momento tendrá que pagar al contado cualquier compra que haga.

Para el resto de las situaciones, yo mandaría un correo electrónico así:

Buenos días XXX,

A pesar de mi mensaje anterior del día XXX y salvo error por mi parte, sigo sin recibir el pago de la factura XXX con fecha XXX e importe XXX que adjunto en copia.

Espero un pago inmediato. De no ser así, tendré que tomar medidas formales para ejercer mi derecho al cobro.

Mientras tanto, por procedimiento interno, cualquier nueva venta se hará mediante pago al contado.

Un cordial saludo,

Como puedes ver, esas frases para cobrar tus clientes morosos son ya mucho más contundentes. Sigue habiendo la coletilla de prudencia, por si el pago estuviera en camino. Pero como ya se mandó un mensaje antes, no es necesario cortarse mucho.

Frases para cobrar los morosos si lo anterior no ha funcionado

En realidad, los próximos mensajes para morosos ya no los vas a redactar tú, sino tu abogado. Antes de entrar en pleitos y proceso monitorio, creo que deberías jugar un último cartucho.

En concreto, se trata de hacer llegar al cliente una carta muy formal, firmada por tu abogado en tu nombre, y empleando un vocabulario legal contundente. Puedes mandar una carta certificada o un burofax.

Una parte de los clientes morosos estiran todo lo que pueden el pago, pero cuando ya ven la amenaza de un pleito y una carta de abogado, se dan cuenta que el tiempo se les acaba y pagan.

Por desgracia, para otros eso no es suficiente, o simplemente no tienen liquidez para pagar, así que les dará igual la carta.

Es muy importante que sepas que esas frases para cobrar a clientes que redacte tu abogado sean con la intención de ir en serio contar los morosos si no pagan. En otras palabras, si no hacen caso a la carta, tienes que ir a juicio (o al procedimiento monitorio). No vayas de farol. Si no estás dispuesto a ir hasta el final, mejor sigue con otros recordatorios mientras tanto.

Frases para cobrar a los clientes por teléfono

Los ejemplos anteriores eran mensajes escritos, pero también puedes llamar a los clientes. Es más, es muy recomendable hacerlo, especialmente en fases tempranas.

No dudes en llamar antes del vencimiento

Si quieres asegurarte de cobrar tus facturas en la fecha establecida, puedes llamar a tus clientes para recordarles los próximos vencimientos. En esos casos, las frases para cobrar que usarías serían algo así:

Buenos días,

Soy XXX del departamento contable de XXX. Como procedimiento interno procedemos a llamar a nuestros clientes antes de los vencimientos. Solo quiero asegurarme de que recibieron nuestra factura XXX con vencimiento XXX y que no existe ningún impedimento para su cobro.

Es una herramienta muy útil para detectar problemas. Es posible que el cliente no haya recibido la factura. O que haya algún tipo de litigio. Y así se puede resolver la situación rápidamente, sin esperar a que pasen semanas.

El problema, evidentemente, es que solo tiene sentido hacerlo para los principales clientes, es decir para los importes pendientes más grandes. Si tienes una multitud de pequeños clientes puede ser más complicado.

Las fases siguientes son similares a lo que ocurre por escrito

Si no haces llamadas antes del vencimiento, tiene sentido llamar unos días después, para preguntar que ocurrió. Las frases para cobrar que usarás serán las mismas que las que comenté en la sección anterior, salvo que adaptadas a una conversación telefónica.

Si tras la primera llamada, sigues sin tener el cobro, tiene sentido insistir una vez más. Pero después será mejor usar canales de comunicación más formales, como cartas certificadas y burofaxes.

 

¿Y tú? ¿Qué frases usas para cobrar las deudas? Puedes compartir en la sección de comentarios.

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