En cuanto un negocio alcanza cierto volumen de actividad, es fundamental poder hacer un seguimiento de resultados. Por eso, conocer los principios de la contabilidad analítica es un requisito para emprendedores. En este artículo, te voy a explicar en qué consiste esa disciplina, y en qué se diferencia de la contabilidad financiera, es decir de las obligaciones legales y fiscales.
¿Para qué sirve la contabilidad?
Hace algún tiempo, expliqué en este blog los dos principales usos de la contabilidad.
- Es en primera instancia una obligación legal, cuyo objetivo principal es poder calcular de forma fiable los impuestos que tienen que pagar las empresas. Existe una serie de normas y principios contables que permiten dar una imagen fiel del patrimonio y los resultados de la empresa, de tal forma que la información sea uniforme y comparable entre las distintas sociedades.
- Pero la contabilidad también se puede usar para hacer un seguimiento de los resultados de la empresa. Es decir, para analizar evoluciones y tomar medidas. A esa rama de la contabilidad se la llama analítica, lógicamente.
Principales diferencias entre contabilidad analítica y financiera
- Apecto normativo. La contabilidad financiera se basa en obligaciones legales, y en la estructura del plan general contable. La contabilidad analítica tiene mucho más libertad porque no está regulada. Se divide en conceptos que tengan un interés para el análisis del negocio.
- Ámbito temporal. La contabilidad analítica se suele registrar para periodos de tiempos cortos, normalmente meses y trimestres. El objetivo es seguir evoluciones y tomar medidas correctivas. La contabilidad financiera se hace en base anual. Las sociedades tienen la obligación de depositar sus cuentas cada año en el registro mercantil.
- Nivel de detalle. La contabilidad financiera registra los resultados y el patrimonio de la empresa de forma global. La contabilidad analítica se centra en obtener resultados detallados, por productos, áreas, puntos geográficos, etc.
Cabe mencionar que ambas contabilidad están relacionadas. Lo que suelen hacer las empresas es registrar todos los movimientos contables según un plan contable analítico detallado. Al mismo tiempo, cada cuenta de análisis está asociada a una cuenta financiera. Eso propicia que en cualquier momento, los financieros puedan sacar las cuentas en un formato legal o en un formato analítico.
Los usos de la contabilidad analítica
El ejemplo del concesionario automóvil
Voy a explicarte por qué es importante que tu empresa tenga una contabilidad diferenciada por unidades de negocio. Y lo voy a hacer con un ejemplo que conozco muy bien, es decir el sector de la distribución en automoción.
Imagínate que eres el gerente de un concesionario de coches. Tienes dos grandes actividades. Por un lado vendes vehículos nuevos y de segunda mano, y por el otro tienes servicios de post venta. Ahora, si te limitarás a usar la contabilidad legal, aunque sacarás resultados cada mes no sabrías la contribución de cada actividad.
Lógicamente, vas a querer crear cuentas analíticas para saber cuánto ganas en comercial y en post venta. Separarás las cuentas de venta, de compras, y también afectarás todos los costes asociados que puedas, como los sueldos de comerciales, mecánicos, administrativos, etc.
Si haces eso, rápidamente te darás cuenta que no puedes solamente separar entre comercial y post venta. Vas a querer más información, y separar a su vez la actividad comercial entre los coches nuevos y los usados. También diferenciarás la actividad del taller de la de venta de recambios. Y probablemente vayas más en detalle, queriendo saber la rentabilidad de los vehículos nuevos por gamas o modelos. Dentro del taller, te interesará conocer el margen que te dejan las garantías del fabricante respecto al beneficio de la facturación a clientes. Y así sucesivamente.
Así, poco a poco, irás determinando unas unidades de negocio individuales, que podrás seguir mes a mes para tomar decisiones. Si un ejercicio los resultados son malos, sabrás si es por un departamento u otro, y viceversa.
Ahora imagina que no tienes un concesionario sino varios. Obviamente vas a querer conocer la rentabilidad de cada establecimiento, independientemente de si son legalmente la misma entidad jurídica o no.
Contabilidad analítica y control de gestión
Poder disponer de información detallada por unidad de negocio es la base del control de gestión. En muchos casos, se establecen unos objetivos financieros de ventas, márgenes, gastos y beneficios por cada organización. Normalmente estos objetivos se plasman dentro de un presupuesto, que incluso se puede detallar por meses si hay estacionalidad.
De esa manera, con una frecuencia diaria, semanal, mensual, trimestral o anual (según los datos), los responsables pueden comparar los resultados reales proporcionados por la contabilidad analítica con el objetivo y con periodos anteriores.
Cuando se identifica una variación, se pueden tomar medidas. Las variaciones pueden ser ventas más bajas que lo previsto, márgenes más reducidos, gastos elevados, etc. La contabilidad analítica permite identificar rápidamente el origen del problema, estudiarlo y tomar medidas de mejora.
Por supuesto, un mayor detalle en los resultados financieros también permite responsabilizar a cada jefe de departamento, unidad de negocio o sección. Cada uno conoce sus logros y sus puntos de mejora. La contabilidad analítica es una excelente herramienta para pilotar la actividad de forma descentralizada.
Los límites de la contabilidad analítica
Presentado así, parece que llevar una contabilidad analítica solo tiene ventajas. Pero, pese a todos sus beneficios, hay que reconocer que tiene algunos límites.
- Para organizaciones pequeñas, puede ser un trabajo excesivo registrar todos los movimientos con un nivel de detalle muy preciso. En todos los casos, hay que estudiar hasta qué punto compensa diferenciar por unidades de negocio.
- Otra complicación es la afectación de algunos gastos o ingresos. El criterio para afectar un gasto a una unidad de negocio, a otra, o a gastos generales puede ser difícil a veces, y provocar algunos conflictos entre los responsables de los departamentos.
Pero, pese a esas limitaciones, en su conjunto las ventajas superan ampliamente los inconvenientes, sobre todo en organizaciones medianas y grandes que necesitan un seguimiento diferenciado por actividad. Además, las herramientas informáticas actuales, que se pueden configurar a medida, simplifican todos los procesos.
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