6 consejos para optimizar la organización de eventos en tu negocio

organización de eventosOrganizar eventos es una forma interesante de emprender. Evidentemente, todos conocemos las convenciones, los festivales y los acontecimientos deportivos. Pero hay mucho más. La tendencia al auge del interés por los eventos online se ha visto reforzada por la situación sanitaria. Voy a compartir contigo 6 consejos para optimizar la organización de eventos en tu negocio. Y de paso te recomiendo la guía de marketing para eventos que ha elaborado la empresa Eventbrite. Será una manera excelente de ampliar la información sobre el tema.

1º- La organización de eventos es una gestión de proyecto

Seamos realistas, cuando hablamos de evento, siempre nos referimos a acontecimientos que va a congregar un número significativo de personas. Eso implica retos logísticos, colaborar con proveedores, hacer un esfuerzo de comunicación y mucho más.

En otras palabras, la organización de eventos es una gestión de proyecto, y por lo tanto requiere de un grado de planificación importante.

Dos de los puntos más delicados son la planificación temporal, y la planificación financiera. Para la primera, puedes contar con algún software de gestión de proyectos, hay muchos recursos disponibles. Para la segunda, puedes aprovechar esa plantilla para hacer presupuesto de eventos. Está dividida por categoría, con todas las áreas donde debes destinar tu presupuesto, y 3 pestañas para controlar los ingresos, gastos y resultados de tu evento.

2º- Los eventos online son una realidad, aprovecha la oportunidad

Si algo nos ha enseñado la situación sanitaria reciente, es que dar el paso al formato online es mucho más fácil que lo que se pensaba para un gran número de actividades. Las clases por videollamadas y los webinars están triunfando, pero no son los únicos casos de éxito. En el sector de la organización de eventos, el modelo online también está creciendo.

Quizás el ejemplo más icónico fue el macroconcierto organizado hace solo unos días por Lady Gaga. La gala “One World Together at Home” ha sido todo un éxito. Pero la música no es la única posibilidad. Hace unos meses, hablé con un emprendedor alemán que había venido a Valencia a pasar unos días. Me contó que su empresa organizaba conferencias 100% online. Creo recordar que el tema era el cuidado de la piel. Funcionaban con un servicio Freemium. Cualquier usuario podía ver las conferencias en directo, pero si querías volver a ver alguna charla, necesitabas pagar. Y por lo visto les iba muy bien.

Así que yo te diría que aproveches esas semanas extrañas para pensar como puedes diseñar una versión digital de tus eventos. Con la tecnología actual se pueden hacer muchas cosas. Además, como los costes online son más bajos, puedes probar tu concepto sin mucha inversión. Así puedes emprender en la organización de eventos de forma gradual, al más puro estilo Lean Startup.

3º- El cálculo del precio en la organización de eventos

La fase de planificación financiera de un evento es algo muy estratégico. Dentro de todo ese trabajo de análisis y previsión hay un elemento que quiero destacar por su importancia: la determinación del precio del evento.

El reto para la mayoría de los eventos es que los gastos tienden a ser fijos, es decir que no dependen del número de asistentes. Mientras los ingresos, evidentemente, son principalmente variables, salvo por la presencia de publicidad y patrocinios.

En este contexto, es tentador buscar establecer el precio más alto posible, para que el evento sea rentable incluso con un número relativamente pequeño de asistentes. Por otra parte, un precio más bajo suele facilitar una mayor asistencia de público.

Lo recomendable es ese caso es estudiar los precios de mercado para eventos similares, y efectuar varias simulaciones de resultados. Se puede usar la plantilla que cité antes.

Una buena estrategia, y que se usa mucho en el sector de la organización de eventos, es hacer una venta anticipada con descuento. Eso permite asegurar un volumen de entradas, y medir la reacción del público. Si hay una buena respuesta, entonces se pueden vender las otras entradas más caras. Si no funciona, todavía estás a tiempo para replantearte muchas cosas.

4º- Usa una herramienta para llegar a un máximo de público

Obviamente, cuando creas un evento, quieres llegar a un máximo de gente, para poder vender todo el aforo cuanto antes. Para eso, es ideal poder contar con una herramienta que te permita no solo gestionar las ventas de los billetes, sino también llegar a tu público.

Antes te cité Eventbrite, mencionando los recursos que compartían en su página para los organizadores de evento. No fue casualidad, porque se trata de una herramienta especializada. No solo te permite vender las entradas, sino que también puedes promocionar tu marca con páginas atractivas. Eso sin contar que puedes analizar la facturación en tiempo real, y muchas cosas más.

Si tu evento es gratuito, no te costará nada usar Eventbrite. Y si se trata de un evento de pago, podrás decidir si te haces cargo tú de la pequeña comisión de la plataforma, o si lo pagan los clientes.

5º- Cuida la atención al cliente, la venta no acaba con el evento

La organización de eventos suele involucrar un gran número de retos. Trabajas con varios proveedores, y todo tiene que estar preparado para un momento concreto. Y es normal, pese a toda la planificación, que alguna cosa pequeña pueda salir mal. En ese caso, tienes que tener una atención al cliente a la altura.

Si consigues resolver el problema rápido y de forma satisfactoria, no solo evitarás una repercusión negativa, sino que es posible que el cliente salga con una mejor opinión de que si no hubiese sucedido nada. Y si quieres hacer negocio con la organización de eventos, tienes que pensar a largo plazo. Como digo en el título de este párrafo, la venta no acaba con el evento. Porque después vendrán otros, y quieres tener la mejor imagen de marca posible.

6º- Rodéate de los mejores proveedores

Una persona puede organizar un evento muy grande, pero no lo puede hacer sin ayuda. Para este tipo de proyectos complejos, necesitas poder contar con socios confiables. Y por eso es tan importante que selecciones a tus proveedores sobre criterios cualitativos, y no solamente cuantitativos.

Quizás encuentres un proveedor que sea a la vez barato y muy profesional. Los hay. Igual que hay empresas con precios caros y un servicio que no está a la altura. Si juzgas solo con criterios de precios te puedes llevar una mala sorpresa. Investiga, habla con otros clientes, pide referencias. En la organización de eventos no te la puedes jugar a que un proveedor no esté a la altura en día del acontecimiento. En otros tipos de negocios siempre tendrías margen para cambiar. En el sector de los eventos es un lujo que no te puedes permitir.

 

Esos son los consejos que quería compartir contigo referentes a la organización de eventos. ¿Tienes alguno más? No dudes en comentar.

 

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