Viajes de negocios: 7 aspectos fundamentales que tienes que cuidar

viajes de negociosPara una empresa de cualquier tamaño, los viajes de negocios son una parte casi inevitable de la actividad. En la mayoría de los casos se relacionan con la actividad comercial, pero también pueden ocurrir por otros motivos como la gestión o las inversiones, entre otras. Para gestionarlos de la mejor de las maneras, te he preparado un artículo con 7 de los aspectos más importantes para preparar un viaje de negocios. Desempolva la maleta, ¡nos vamos!

¿Es realmente necesario el viaje?

Ya lo sé, seguro que te lo has pensado bien antes de organizar el viaje, pero hoy en día tienes muchas alternativas, como nos enseñó el confinamiento. Me quería asegurar de que estás al tanto.

Los viajes de negocio requieren tiempo y cuestan bastante dinero, por lo que es lógico analizar primero si soy realmente imprescindibles.

Hoy en día tienes herramientas digitales que te permiten trabajar a distancia sin problema. Por ejemplo, ya hablé hace unos meses de Slack, un programa de gestión de proyectos que triunfó en todos los negocios. Pero también se podría hablar de Zoom como herramienta de videoconferencias.

Ahora, si no hay más remedio que viajar, los consejos que siguen te van a ser muy útiles.

¿Quién(es) se va(n) de viajes de negocios?

Es una decisión muy importante, porque cada persona adicional que vaya al viaje de negocio no solo implica más gasto, sino que no podrá dedicarse a sus tareas habituales mientras tanto. Al mismo tiempo, sería un error pecar de ahorrativo y no llevar a una persona importante para el proyecto.

En las grandes empresas, suele pasar que viajan más personas de las necesarias, en las pequeñas, todo lo contrario. Determina el número óptimo.

¿Qué modo de transporte para tus viajes de negocios?

Tienes que tomar en cuenta tres grandes factores para tomar tu decisión: el precio, el tiempo de desplazamiento y la comodidad.

  • Muchos elementos influyen en el precio de un desplazamiento profesional. Por ejemplo, el número de personas. Cuanta más gente viaje, más interesante será ir en coche, siempre que las distancias no sean excesivas. También es importante reservar con tiempo, para tener mejores tarifas de avión o de tren. Y no es lo mismo viajar en turista que en primera clase.
  • Cada modo de transporte tiene un radio de eficiencia temporal óptima. Para distancias cortas, el coche es la mejor opción. Para media distancia, el tren o el AVE, y para largas distancias, la mejor opción suele ser el avión.
  • Finalmente, tienes que tomar en cuenta la comodidad. Los viajes de negocios suelen ser estresantes e intensos, por lo que es importante tener un estándar mínimo. De allí la decisión de la clase en los viajes de avión o tren, o del modelo de coche si se alquila un vehículo. También hay que considerar que un coche da mayor flexibilidad que billetes cerrados.

Cada persona, cada empresa, puede dar una importancia relativa diferente a cada criterio, pero es inevitable valorarlos.

Elegir el hotel

Los criterios para elegir el hotel son similares a los que valoras para el modo de transporte, pero se limitan a la comodidad y al precio.

En mi opinión, muchas veces se eligen hoteles demasiado baratos, que no permiten un buen descanso, y por lo tanto acaban afectando tu productividad. En otros casos, se cae en el exceso inverso, con hoteles de alto standing con muchos servicios que nunca vas a usar porque solo te quedas a dormir tras un duro día de trabajo.

Encuentra un buen hotel de gama media, en un sitio tranquilo y bien ubicado respecto a tus destinos durante el desplazamiento. Mejor poder dormir un poquito más porque estás más cerca. Así rindes mejor.

¿Dónde comprar los billetes y el hotel?

Me imagino que a esas alturas cualquier persona sabe que la mejor forma de conseguir buenos precios es usar páginas que permitan comparar tus mejores opciones. Desde hace ya muchos años tienes portales que te permiten comprar el tren, el billete de avión o el hotel en una misma página. Una de las mejores opciones es sin duda Atrapalo, uno de los portales pioneros en el sector ocio y viajes, y que sigue siendo uno de los líderes del mercado.

¿Necesitas cambiar divisas en tus viajes de negocios?

Hay muchos tipos de viajes de negocios. Puede que simplemente te muevas por España, o por países de la zona Euro. Pero también es muy posible que tengas que ir a un lugar con una divisa diferente a la nuestra.

Tienes dos opciones para conseguir las divisas. O simplemente sacas dinero al llegar a tu aeropuerto de destino, o pasas por una agencia de cambio de divisas. El problema con los cajeros y las agencias de los aeropuertos es que muchas veces te ofrecen un servicio muy caro. Es decir que la comisión sobre el cambio es elevada. No se ve tan fácilmente, porque viene incluida en el precio del cambio. Pero está claro que una mala decisión puede incrementar bastante el coste de tus viajes de negocios.

Una buena alternativa es contar con Ria, una de las agencias con el mejor precio de cambio en el mercado. Al menos averigua las cotizaciones de las divisas con ellos, así tendrás una buena referencia de partida.

Hacer un presupuesto y una nota de gastos

Para no tener malas sorpresas, es buena idea tener un poco de planificación. Por ejemplo, puedes ir estimando los gastos que tendrás durante el viaje de negocios. Además del desplazamiento y del alojamiento, que se conocen de antemano, tienes que contar con las comidas y otras partidas.

Por ejemplo, es una práctica comercial bastante habitual tener un gesto con los clientes. Es posible que los invites a cenar, o que tengas cualquier otro tipo de detalle. Pero todo eso es mejor anticiparlo, y tener un presupuesto adjudicado.

Además, si viajan empleados y colaboradores, es importante que preparen una nota de gastos posterior, justificando todo lo que han tenido que pagar. Antes del viaje, tiene que tener claro cuales son las normas de la empresa. Sino sería un poco incómodo tener que negar un reembolso por no encajar con las buenas prácticas establecidas.

Para las notas de gastos hay muchos softwares que facilitan su gestión, y que son especialmente interesantes para empresas en las cuales los viajes de negocios son muy frecuentes. Los más conocidos son Captio  o Expensya.

 

Con esas recomendaciones, deberías poder optimizar tus viajes de negocios. Si tienes algún comentario sobre el tema, no dudes en compartir tu opinión en la sección de mensajes.

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