Aprender a delegar y tener confianza: reto y necesidad

Los jefes de equipo y los empresarios se enfrentan a un mismo reto. Tienen que apoyarse en colaboradores para algunas tareas, lo que en ocasiones implica soltar ciertas responsabilidades. No siempre es fácil aprender a delegar y a tener confianza en el desempeño de otras personas. Pero no tienes más remedio que hacerte a la idea, porque es imposible controlarlo todo, especialmente en un entorno de crecimiento y de cambio. Por suerte, aquí tienes un artículo detallado con las pautas a seguir para repartir tareas y responsabilidades a terceras personas.

¿Por qué tienes que aprender a delegar?

Gestionar mejor tu tiempo y tus prioridades

En la teoría, todo es muy fácil. Tienes una descripción de puesto, o has definido tus responsabilidades, y sabes cuáles van a ser tus tareas. Pero la realidad es diferente. Cada día aporta su lote de sorpresas, con eventos de diversos grados de importancia. Es muy fácil dejar que tu tiempo y energía vayan dedicadas a resolver situaciones que no son tan estratégicas. Y eso ocurre todavía más en el caso de un emprendedor, por la incertidumbre del entorno.

Si procuras resolver todo por tu cuenta, puedes quedarte atrapado en tareas que no vayan a aportar mucho valor a tu negocio o tu organización, pero que aun así son necesarias, incluso importantes. Para liberarte tiempo y poder centrarte en tus prioridades, necesitas aprender a delegar, lo que implica tener confianza en el trabajo de otras personas.

Responsabilizar a tus colaboradores

Querer controlarlo todo tiene un efecto perverso. Si no delegas, tu equipo no tiene autonomía, y, por lo tanto, tampoco se siente responsable del trabajo que hace. Es un modelo que tiende a infantilizar a los colaboradores. El problema es que una persona que no asume las responsabilidades de un trabajo, generalmente lo hará de una forma menos concienzuda. Eso repercute tanto sobre la productividad como sobre la calidad del trabajo. Al contrario, sentirse responsables de sus tareas hace que tus trabajadores tengan un mejor desempeño en sus puestos.

Aprender a delegar para motivar a tus empleados

Dar una mayor responsabilidad a tu equipo no solo se traduce en productividad. Es una herramienta potente de motivación. Delegar, como veremos más adelante, es dar autonomía a las personas. Eso permite a tus colaboradores que tomen iniciativas propias, se impliquen más, y encuentren más sentido a su trabajo. Todo eso lleva a aumentar su motivación, lo que generalmente también implica más productividad.

Como detectar tareas que podrías confiar a otras personas

Deberías plantearte seriamente delegar tareas en cualquiera de esas situaciones:

• Cuando asignar la tarea a otra persona te permite liberar tu agenda para concentrarte en trabajos con un impacto más esencial sobre el desarrollo de tu empresa, o de tu departamento.
• Si alguno de tus colaboradores está a gusto llevando tareas del tipo de la que quieres delegar, y más aun si tiene el potencial de aportar un punto de vista innovador.
• Cuando asignar esa tarea a un trabajador en concreto le permitirá ampliar sus competencias.
• Si delegar la tarea permite a la persona, o al equipo humano, implicarse más y motivarse.
• En caso de que anticipes que la asignación de esa tarea se traducirá por una mayor iniciativa por parte de los trabajadores.

¿Qué es lo que te impide delegar y tener confianza en tu equipo?

El miedo a delegar no es totalmente irracional. Viene asociado a algunos riesgos que percibe la persona a cargo del equipo. Si te preocupa confiar tareas a otros, quizás hayas pensado en esas eventualidades.

Primero, siempre está la posibilidad de un fallo del trabajador. Como jefe, sería tu responsabilidad. Y si es tu empresa, tendrás que asumir las consecuencias. Pero la noción de fallo es relativa. ¿Es realmente un fracaso si la calidad del trabajo de tu colaborador no es igual o mejor que la tuya? ¿Y la curva de aprendizaje?

En el mismo orden de cosas, está la falta de confianza en el equipo que tienes. Y claro, si no te fías de las personas, es lógico pensar que puedan fallar.

Pero algunos jefes temen lo contrario. No quieren soltar ciertas tareas para no dar la posibilidad a un empleado de demostrar que es muy capaz. Tienen miedo a que el potencial de una persona válida les haga sombra.

Otras personas simplemente tienen miedo de no saber como podrían organizar la delegación de tareas.

Ya fuera del miedo, tenemos excusas como la falta de tiempo para formar al equipo para que se pueda delegar algunas tareas. Y luego hay personas que necesitan controlarlo todo, sacan pecho de trabajar mucho, e incluso creen que así justifican su puesto de trabajo. Pero todos tenemos un límite, y querer hacerlo todo es muy peligroso para tu salud mental.

Aprender a delegar empezando con pequeñas tareas

Antes de ver en detalle los pasos para que puedas confiar en tus trabajadores y aprender a delegar algunos trabajos importantes, un consejo sencillo. Busca pequeñas cosas que puedes asignar a tu equipo, sobre todo si has notado interés por hacerlas por parte de un colaborador en concreto. Piensa en trabajos con cierto valor, pero no estratégicos, como algunas presentaciones.

Como aprender a delegar y tener confianza en tus colaboradores

Ahora sí, vamos con los pasos fundamentales para que puedas por fin soltar algunas de tus responsabilidades, y lo hagas en las mejores condiciones. Me refiero a que te liberes tiempo, mientras responsabilizas y motivas a tu personal, y todo consiguiendo resultados satisfactorios.

Selecciona a la persona adecuada para la tarea

Busca entre las personas de tu equipo aquella que debería encargarse del trabajo que pretendes delegar. Se trata de una decisión de gestión. Puedes optar por la persona mejor preparada para la tarea, pero también usar la oportunidad para aportar motivación y nuevas competencias a uno de tus empleados.

Ten confianza

Deja el control. Date cuenta de que dispones de un equipo inteligente y capaz, que va a poder llevar a cabo el trabajo que pretendes encargarlo. Si sabes que puede hacerlo, simplemente elige confiar en que las cosas saldrán bien. Y no es un acto de fe, es la consecuencia de una delegación bien hecha.

Explica el resultado que quieres obtener

Eso es muy importante. No debes contar a tu colaborador como tiene que hacer las cosas paso a paso. Tienes que explicar el resultado que esperas. Claro, tú lo harías de una manera, pero hay muchas formas de obtener un mismo resultado. Si quieres que tu equipo se responsabilice y tenga iniciativa, tienes que aceptar que pueden usar una metodología diferente.

Tienes que describir el contexto general del trabajo y explicar qué resultado esperas. Para asegurarte de que la persona lo ha entendido todo, puedes simplemente pedirle que te vuelva a contar, con sus propias palabras, lo que ha entendido.

Establece un plazo razonable

Si quieres que tu equipo trabaje de una forma eficiente, necesitas planificar las cosas de tal forma a que disponga del tiempo suficiente para conseguir el resultado esperado. Y eso, a menudo, significa resistirte a la tentación de trasladar a tu equipo la presión a la que te están sometiendo.

Delega tareas motivantes

Algunos jefes se limitan a dejar a los demás todos los trabajos de poco valor añadido, por ejemplo, las acciones repetitivas. Delegar no es deshacerse del trabajo que te aburre. Tienes que seleccionar también tareas que tengan algún interés, y que puedan motivar a tu personal. Sí, implica transmitir parte de tus responsabilidades, y de eso se trata.

Deja autonomía al trabajador

Una vez que hayas delegado la tarea, tienes que dejarle espacio al colaborador para que la lleve a cabo. No tendría sentido darle un manual de instrucciones. Tienes que dejar que fluya su creatividad, que se sienta autónomo y responsable. Así se motivará mucho más. Sobre todo, si le has presentado la tarea de manera positiva, destacando el valor añadido que tiene.

Aporta los recursos y la ayuda necesaria

Una cosa es dejar autonomía, otra muy diferente desentenderte del tema, o, peor todavía, no dejar los recursos suficientes a la realización de la tarea. Tienes que asegurarte de que esa persona pueda desarrollar el trabajo en buenas condiciones. Y, si le ha quedado alguna duda, o si necesita ayuda en algún momento, tienes que mostrarte disponible y apoyar en lo que puedas.

La confianza no excluye el control

Dejar autonomía a tus colaboradores para que lleven a cabo las tareas delegadas no significa que pierdas de vista la evolución de los trabajos. Es tu responsabilidad supervisar, planificando algunos momentos para hacer balance del avance.

Acepta que no todo estará perfecto

Cuando alguien se encarga de una tarea nueva, necesita un tiempo para aprender. No te preocupes si las cosas no salen tan perfectas como las solías hacer. Es normal que suceda al principio. Aporta tu opinión constructiva, y apoya a tu colaborador para que mejore el resultado.

Como aprender a delegar antes de tener que hacerlo

Delegar es mucho más fácil si te anticipas y tienes una buena organización. Hay cuatro cosas que deberías plantearte y que te ayudarán cuando tengas que redistribuir trabajos.

• Organiza tus tareas de forma clara. No importa si se trata de expedientes, de ficheros informáticos, o de cualquier otra cosa. Cuando trabajes, adopta una organización muy metódica y clara. Cualquier persona debería poder ser capaz de entender las cosas, y eso solo sucederá si haces un esfuerzo de organizarlas bien.
• Mantén los procesos lo más simple que puedas. Lo que sea fácil de entender será fácil de realizar, y, por lo tanto, de trasladar.
• Identifica las tareas repetitivas o de menos valor estratégico, para ir pensando en cómo delegarlas más adelante.
• Usa soluciones informáticas basadas en la nube, que podrás fácilmente trasladar a terceras personas, tanto a empleados como a empresas subcontratadas.

 

¿Te ves preparado para aprender a delegar y tener confianza en tu equipo? Con esos pasos deberías lograrlo. No tardes, porque hacerlo compensa, y mucho. Podrás centrarte en lo estratégico, mientras tus colaboradores crecen como profesionales.