Como ser más productivo en el trabajo

como ser mas productivo en el trabajo¿Te da la sensación que podrías hacer más y mejor pero tu productividad no es buena? ¿Las distracciones pueden contigo? ¿Sueles procrastinar? No te preocupes, porque he preparado una lista de consejos que te explicarán cómo ser más productivo en el trabajo. Se trata principalmente de recomendaciones para organizarte mejor, aunque algunas también afectan a quienes trabajan contigo.

# 1 Una mejor productividad empieza por planificar

Todos los artículos que podrás leer sobre cómo ser más productivo en el trabajo te van a hablar de una forma u otra de planificación. No es casualidad. Planificar es imprescindible para trabajar de forma más eficiente. Te recomiendo que hagas esas cinco cosas.

Planifica desde el día anterior

Hay quien toma los primeros minutos de la mañana para planificarse el día. Yo creo que el mejor momento para listar las tareas que tendrás que realizar es el final de la jornada de trabajo anterior.

En ese momento, haces un pequeño balance de lo que has hecho, y te paras a pensar en lo que harás el día siguiente. Como tienes la tranquilidad de saber que primero vas a relajarte y descansar, te permite ser más objetivo.

Si planificas por la mañana, me da la sensación de que vas a tener más tentaciones de empezar por lo que más te gusta. Planificar desde el día anterior da un poco más de distancia y objetividad, o al menos me parece a mí.

Pero, elijas la mañana o la tarde para hacer tu plan de trabajo, tienes que hacer uno. Y voy a darte más consejos al respecto en las secciones siguientes.

Empieza por la tarea que menos te gusta

Hace mucho tiempo Mark Twain escribió:

“Cómete una rana viva a primera hora de la mañana y nada peor que eso te pasará el resto del día”.

Es la idea central en un famoso libro de Brian Tracy (Eat that frog) pero es un concepto de sentido común que se podría resumir así:

Si empiezas el día haciendo lo que menos te apetece hacer (dentro de las cosas importantes que tienes pendientes), conseguirás varias ventajas.

  • Uno, tendrás la satisfacción de haberlo hecho, y te quitarás un peso de encima.
  • Dos, todas las otras tareas que realices serán más agradables, y por lo tanto estarás más motivado.
  • Y tres, dejarás de aplazar la realización de esa tarea, lo que ayudará tu productividad.

Empiezo por este consejo, que entra ligeramente en contradicción con el siguiente, pero en realidad lo completa.

Organiza las tareas por prioridad

Esas ya son palabras mayores. Porque, para poder organizar las tareas por prioridad, tienes que:

  1. Hacer una lista de todas las tareas pendientes importantes.
  2. Determinar qué prioridad tienen (y ahí influye la importancia y la urgencia de cada trabajo).
  3. Saber cuál es la que menos te gusta (la rana que cité antes) y ponerla primera en la lista.
  4. Asociar un orden al resto de tareas.

Pero, ¿Cómo saber cuáles son las tareas más importantes? Eso lo tendrás que determinar tú, que eres la persona que mejor conoce su trabajo. Pero intenta mantener la objetividad. Piensa en tus objetivos y lo que quieres conseguir. Recuerda lo que es más importante para tu negocio o tu trabajo. Deberías visualizar lo importante si tienes eso en mente.

Asócialas con un tiempo de realización

Uno de los mejores consejos para ser más productivo en el trabajo es asociar un tiempo de realización a cada tarea.

El motivo es sencillo. La mayoría de las personas tendemos a tardar más en hacer algunas cosas si sabemos que tenemos mucho tiempo. Nos distraemos, nos relajamos, y una tarea simple nos dura para un rato largo.

Pero, si determinamos antes un objetivo de tiempo para completar el trabajo, por arte de magia conseguimos acortar plazos y ser más productivos.

¿Cómo adjudicar un tiempo a cada tarea?

Yo te diría que empieces con tu mejor estimación y basándote en tu experiencia. Si luego ves que te has quedado corto o te has pasado, vas ajustando tus previsiones para el futuro.

Evita el método LIFO

No voy a entrar en el detalle de sistemas de valoración de existencias, pero que sepas que una de las opciones se llama LIFO. Es un acrónimo por “last in, first out” (último dentro, primero fuera). Lo mencionó porque algo similar ocurre con las tareas.

Por alguna extraña razón, lo nuevo nos suele atraer más que lo antiguo. Por lo tanto, cuando surge una nueva tarea, por ejemplo un nuevo pedido de un cliente, tenemos la tentación de dejarlo todo para atender este nuevo trabajo.

Evidentemente, no es un buen método de gestión de tareas. ¿Cómo vas a ser más productivo en el trabajo si cada vez que aparece algo nuevo dejas lo anterior?

Ahora, el sistema de planificación diaria debería impedirte que caigas en esa trampa. Aunque también es cierto que surgen imprevistos y tareas nuevas y urgentes que tienes que tratar inmediatamente. Pero, siendo honesto, son poco frecuentes.

Planifica también a largo plazo

Es genial aumentar tu productividad en el día a día, pero también tienes que pensar más allá. Con eso me refiero a tus objetivos a medio y largo plazo.

El riesgo de limitarte a hacer una lista de tareas diaria es olvidarte de todos aquellos proyectos que requieren tiempo y paciencia. No son cosas urgentes, y como siguen siendo proyectos, no sabes exactamente si van a llegar a ser importantes. Pero quizás lo sean.

La solución es que hagas una planificación a más largo plazo, que incluya también este tipo de proyectos.

Lo ideal es que pudieras escribir 4 listas de objetivos:

  • La lista diaria, que ya he comentado bastante.
  • Una lista de objetivos semanales, que te permite ver si cumples con los objetivos diarios y también incluir algunas tareas con más visión a medio y largo plazo.
  • Una lista mensual, que te permite también hacer balance, mirar tus ingresos (si tienes un negocio propio), y planificar a medio plazo.
  • Unos objetivos anuales, que a su vez requieren establecer objetivos intermedios y tareas necesarias.

mantener la concentracion#2 Dedícate exclusivamente a las tareas y huye de las distracciones

Una de las grandes dificultades para mantener la productividad es conseguir dedicarse exclusivamente al trabajo. Incluso si planificamos momentos de descanso, hay muchas distracciones que nos quitan la concentración. Por suerte, aquí tienes algunos consejos que te pueden ayudar.

Reparte las tareas en unidades más pequeñas y alcanzables

Empezaré con una de mis citas preferidas de Henry Ford:

“Nada es especialmente difícil si lo dividimos en tareas pequeñas.”

Algo similar ocurre con el trabajo. Si te fijas como objetivo trabajar 4 horas seguidas en una tarea, lo más probable es que no lo vayas a conseguir. Te agotarás, perderás la concentración, y, peor aún, te frustrarás.

Por eso, es mucho mejor ir cortando los trabajos en pequeñas tareas. Yo lo hago bastante.

  • Si tengo que escribir un artículo corto, lo hago del tirón normalmente.
  • Si estoy preparando un artículo más largo, que va a implicar investigar más, y una redacción larga, habitualmente lo reparto en 2 o 3 sesiones. Una para crear una estructura y buscar fuentes informativas. Otras dos (o tres) para redactarlo.
  • Si trabajo en una tarea mucho más larga, como por ejemplo un plan de negocio, entonces voy repartiendo el trabajo. Hago una parte, intercalo una tarea diferente (como escribir un artículo), luego hago otra parte. Y así sobre varios días si se trata de un trabajo muy largo.

Eres mucho más productivo sobre un periodo de trabajo corto. Por eso es mejor dividir los trabajos largos en tareas más pequeñas.

También funciona muy bien incluir algunas pausas y alternar los tipos de trabajos, porque la diversidad ayuda a que no te aburras y vayas avanzando. Todo eso planificado, claro está.

Técnica Pomodoro

Era difícil hablar de cómo ser más productivo en el trabajo sin mencionar la técnica Pomodoro, diseñada al final de los ochenta por Francesco Cirillo.

Es una técnica que utiliza el concepto de división de tareas en unidades de tiempo de 25 minutos, con el objetivo de mantener la concentración en un mismo trabajo y aumentar la productividad.

Se llama técnica Pomodoro, porque su autor usaba un temporizador de cocina con forma de tomate para medir los tiempos.

La técnica consiste en:

  • Programar el contador para 25 minutos.
  • Trabajar sin distraerse hasta que suene la alarma.
  • Descansar cinco minutos.
  • Volver a programar el contador para 25 minutos.
  • Cada 2 horas (es decir cada 4 sesiones) tomarse un descanso de 15 minutos.

Sinceramente, yo nunca he probado este método, pero sí que he leído que muchas personas lo usan y están muy satisfechas con él. A mí me parece demasiado arbitrario, pero reconozco que es una buena forma de trabajar enfocado al objetivo, y teniendo siempre pendiente la referencia del tiempo transcurrido.

Pruébalo y comparte tu experiencia en la sección de comentarios.

Lista tus momentos de distracción

Todo lo que he comentado antes está muy bien, pero ¿cómo haces para no dejarte distraer mientras trabajas?

Una de las técnicas más interesantes es coger una agenda en papel, abrirla frente a ti, e ir marcando un punto cada vez que te distraes. El punto lo marcas frente a la hora que era en el momento de la distracción.

Los primeros días que uses esa técnica, vas a tener una agenda llena de puntitos.

¡Imagínate! Cada vez que mires el móvil en vez de trabajar, es una distracción. Cada vez que te salgas de tu tarea programada para hacer otra cosa es una distracción.

En nuestra era tecnológica, es muy difícil mantener la concentración.

Usar esta técnica te permite ser más consciente de la frecuencia en la que pierdes el foco. Y si sigues usándola durante algún tiempo, te darás cuenta que cada vez pones menos puntitos en la agenda, porque te centras más en lo que haces. Cuando eso suceda, podrás dejar de usarla.

Haz una lista de cosas para no hacer

Todo el primer capítulo de este artículo sobre productividad hablaba de la planificación, y de tener una lista de tareas priorizadas. Pero, ¿por qué no hacer también una lista de lo que no deberías hacer?

Al final del día, si cumpliste, las marcas como que conseguiste no hacerlas.

Como quizás te parece un poco raro lo que te estoy comentando, te voy a dar más explicaciones. Me refiero a tareas que consumen tiempo, no son tan importantes, pero que por algún motivo haces con demasiada frecuencia.

No son realmente distracciones, porque están relacionadas con el trabajo, pero son tareas que has identificado con contraproducentes, o al menos que limitan tu productividad.

¿Quieres ejemplos?

Cuando tienes un blog o una web, tienes la tentación de revisar los datos de Google Analytics con frecuencia, para ver si tu tráfico ha aumentado, si tu último artículo ha tenido éxito, etc. Es muy fácil quedarse mucho tiempo mirando estadísticas de cualquier tipo, especialmente cuando son en tiempo real.

No digo que no las mires. Pero mirarlas todos los días no te va a ayudar en nada.

Lo mismo pasa con la tentación de revisar los nuevos correos muchas veces al día. En teoría, te basta con hacerlo dos veces al día. Pero es tentador hacerlo más. Si no hay nuevos correos no pasa nada. Pero si los hay, te pones a leerlos, te desconcentras, y pierdes productividad.

Preparar una lista de cosas que no deberías hacer durante tu jornada y marcarlas al final del día si resististe la tentación es una buena forma de acostumbrarte a ser más productivo.

Configura el móvil para que no moleste

He dejado la principal fuente de distracciones para el final. Los móviles son unas herramientas geniales pero también representan muchas tentaciones. Entran mensajes de Whatsapp, notificaciones de correos, llamadas, y mensajes de otras aplicaciones.

Dicen algunos estudios que pasamos entre 2 y 5 horas diarias usando el móvil, si sumamos todos los pequeños momentos de uso. Si quieres saber cuánto lo haces tú, muchos dispositivos proporcionan la información, y si no hay aplicaciones.

¿Cómo hacer para que no te moleste el móvil mientras trabajas?

Todo depende de tu nivel de adicción.

  • Si no lo miras a menudo, y ninguna notificación enciende la pantalla del dispositivo, no tienes por qué hacer nada.
  • Si sueles mirarlo con cierta frecuencia. Es recomendable que desactives las notificaciones de las aplicaciones que más tiempo te consumen, para evitar la tentación de leer los nuevos mensajes. También es buena idea poner el móvil bocabajo.
  • Si te cuesta mucho no mirarlo, entonces es recomendable que pongas el modo avión, y que lo alejes de ti. Si puedes, ponlo en un cajón, en otra habitación, en tu bolso, lo que sea. La idea es que tengas que ir conscientemente a buscarlo, y no caigas en automatismos.

¿Cuántas veces he mirado el móvil mientras escribía este artículo?

Un par de veces. Pero es que este artículo es de los largos.

escritorio limpio#3 Establece condiciones óptimas

Vale, tienes una lista de tareas y técnicas para mantener la concentración fuera de las distracciones. Todo esto está muy bien, pero conseguirás mejores resultados si estableces condiciones de trabajo óptimas.

Duerme bien

Una buena higiene de vida y una buena salud ayuda a trabajar mejor. Pero voy a centrarme en un aspecto muy concreto: el sueño. Es fundamental dormir bien para luego poder rendir en el trabajo.

Te recomiendo este artículo con consejos para dormir mejor, pero te adelanto que acostarte temprano, dormir las horas necesarias, y crear un entorno favorable para tu sueño son algunos de los aspectos más importantes.

Si duermes lo suficiente y duermes bien, puedes estar más enfocado en tus tareas, y especialmente en aquellas más complicadas que requieren más atención y concentración. Si duermes mal te sientes más lento, no te apetece hacer las tareas más complicadas y te estresas, lo que puede complicar a su vez tu sueño.

Ten un escritorio organizado

Eso es un aspecto más bien psicológico, y no sé si hay alguna base científica al respecto. Solo puedo decir que a mí me funciona, por lo que no quiero generalizar.

Mi sensación es que cuando mi escritorio está organizado, y con un mínimo de cosas encima, me da más motivación para trabajar que cuando se amontonan papeles o expedientes. Por algún extraño motivo, un escritorio limpio ayuda a tener las ideas más claras.

Y lo que vale para el mueble, también vale para el escritorio del ordenador. En lugar de tener miles de iconos, es mejor tener una pantalla limpia y sencilla. Lo mismo pasa con las páginas de navegador. Mejor tener abiertas unas pocas. Y lo mismo con los documentos de Office.

En general, tener una organización precisa de las cosas, con carpetas, expedientes y un orden lógico, ayuda mucho, tanto en la parte de documentos físicos como en el mundo digital.

Trabaja a las horas que en las que funcionas mejor

La mayoría de las personas rinde mejor por la mañana. Y es lógico. Acabas de beneficiarte de un sueño reparador y relajante. Empiezas con descanso y con energía.

Por este motivo se suele decir de empezar con las tareas ranas y luego las más importantes. Precisamente porque así tienes energía y ganas para poder resolverlas.

Pero, no todo el mundo es igual. Si has identificado que rindes mejor a otra hora del día, puedes organizar tu trabajo para que tus tareas importantes coincidan con ese horario.

Prueba varias opciones. Mira si resuelves mejor las tareas complicadas por la mañana, después de comer o por la tarde noche. Y después ajusta tu organización en función de tu horario más productivo.

Un poco de ayuda externa

Personalmente, no tomo café ni té por las mañanas. Pero, en algún caso puntual, agradezco poder tomarme una Coca-Cola, más que nada por la cafeína. Sí, ya lo sé, no es una bebida muy saludable. Pero la tomo en contadas ocasiones, y a veces me viene bien para mantener un poco más el foco.

Precisamente, a mí me funciona bien eso porque no tengo un consumo habitual de cafeína. Imagino que para otras personas, habrá que recurrir a otros estimulantes. Eso sí, con eso no recomiendo ponerte a tomarte cosas raras para aumentar tu rendimiento, ni que te pongas a beber café como si no hubiese mañana.

En realidad, la estimulación puede venir de otras fuentes que bebidas energéticas. Por ejemplo, muchas personas consideran que la música es una excelente herramienta para concentrarse.

Un espacio de silencio

De nuevo hablo por mi experiencia personal, pero me parece que el silencio (relativo) es clave para poder avanzar sobre algunas tareas complicadas. Permite concentrarte totalmente en lo que estás haciendo, y reflexionar sobre conceptos más complejos. Los ruidos periféricos, incluso la música que mencionaba antes, pueden ser distracciones.

Si trabajas desde casa, es buena idea poner tu espacio de trabajo en un sitio tranquilo, para que puedas tener el silencio requerido cuando sea necesario. Y siempre está la opción de tener cascos antiruido.

aprender a delegar4# Otros consejos importantes

Sé que este artículo sobre cómo ser más productivo en el trabajo se está alargando un poco, pero creo que cada uno de los puntos que señalo te puede servir para conseguir tu objetivo de productividad. Es decir, míralo como una inversión que te hará ganar tiempo luego.

Voy a terminar con algunas recomendaciones que no encajaban en las otras secciones.

Aprende a delegar tareas

De poco te servirá este consejo si trabajas totalmente en solitario. Pero, incluso cuando tienes un negocio unipersonal, hay tareas que se pueden delegar.

Sí, claro, a veces eso tiene un coste, pero por lo general, si lo haces bien, te costará menos dinero que el tiempo que pierdes haciendo esa tarea.

¿Quieres un ejemplo? ¡Aquí lo tienes!

Si tu negocio es de alquilar apartamentos turísticos mediante Airbnb, puede que tengas la tentación de hacerlo todo por tu cuenta. Me refiero a publicar los anuncios, gestionar las reservas, entregar las llaves, limpiar el alojamiento, etc. Todo eso porque piensas que te ahorras dinero.

Pero, está demostrado que es mucho más rentable gestionar más alojamientos y delegar las tareas que consumen tiempo, como la limpieza o esperar a los huéspedes para entregarles las llaves. Lo que ganas con la gestión de un nuevo alojamiento es mucho más que lo que pagas a una persona para hacer la limpieza.

Además, cuando delegas tareas, las personas que subcontratas se especializan. Hacen el trabajo mejor y más rápido que tú lo hubieras hecho. Todo el proceso es más productivo.

Me he centrado sobre todo en un negocio individual, pero realmente ocurre lo mismo en una empresa. Si eres jefe, puedes tener la tentación de controlarlo todo y hacer muchas tareas por tu cuenta. Pero tu labor no es esa. Tienes que organizar y delegar. No pierdas tiempo en trabajos poco productivos. Delega y pilota.

Aprende a decir no

Si quieres centrarte en las tareas más importantes, tienes que poder rechazar aquellas que no lo son tanto.

En tu negocio, eso puede significar rechazar la petición de un cliente. En un trabajo en una empresa, puede significar negarte a hacer una tarea.

Por supuesto, tienes que elegir tus batallas. No puedes decir que no a todo y a todos. Tendrás que usar tu buen criterio para separar las cosas.

Pero entiendes mi punto. Muchas personas que no llegan a sus objetivos simplemente están sobrecargadas porque no saben decir no a tareas que no son importantes. No se atreven. Si es tu caso, debes aprender a enfrentarte.

¡Decídete de una vez!

Las dudas pueden hacer perder mucho tiempo.

Está muy bien valorar los pros y contras de una opción, pero no puedes estar mucho tiempo para tomar cada decisión. Muchas personas pierden productividad por esa razón.

En el tiempo que tardan en decidirse, otras han tomado una decisión, se han equivocado, ha corregido el rumbo y ya han cosechado los resultados.

Sí, lo has leído bien. Es mejor equivocarse y corregir que tardar demasiado.

No pongas reuniones por la mañana

Este apartado va dedicado a todos aquellos que trabajan en empresas donde las reuniones tienen un peso importante.

El problema es que las reuniones suelen consumir mucho tiempo para pocos resultados, salvo que apliques esos consejos.

Pero, incluso una reunión productiva debería tener lugar por la tarde y no por la mañana. Simplemente porque para la mayoría de las personas, la mañana es el momento de mayor productividad.

Al programar una reunión de mañana, simplemente estás dañando la productividad de la mayoría. Y dudo mucho que el resultado de la reunión lo valga. Mejor ponerla por la tarde.

Mide tus resultados

Para terminar, quiero insistir sobre algo importante. Sea cual sea el aspecto que quieras mejorar en tu vida, en tu trabajo, o en tu negocio, si quieres progresar tienes que medir resultados.

En el caso de la productividad, basta con tener un seguimiento de las tareas que has conseguido hacer, y del cumplimiento de tus objetivos.

Y no olvides el peligro de las estadísticas. No haces una medición de resultados para mirar gráficos durante horas. Lo haces para ver si has mejorado y tomar acciones.

 

¿Y tú? ¿Qué técnicas empleas para aumentar tu productividad? No dudes en compartir tu opinión en la sección de comentarios.

 

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