Como tener reuniones eficaces, ir al grano y conseguir los objetivos

reuniones eficaces

Cualquiera que haya trabajado en grandes organizaciones lo sabe: las reuniones eficaces son muy poco frecuentes. Normalmente, esos encuentros son una pérdida de productividad para la mayoría de las personas que acuden. Raramente implican decisiones rápidas y efectivas. Voy a repasar los problemas más frecuentes y sus posibles soluciones.

1º- Motivo de la reunión

Por extraño que parezca, es bastante frecuente que se organice una reunión si definir claramente cual es el objetivo de la misma. A menudo hay un tema general pero ninguna definición precisa. Las sesiones normalmente tienen tres tipos de propósitos.

  • Algunas sirven para tomar una decisión. Por lo tanto hay que definir de antemano qué es lo que se quiere decidir. También es fundamental asegurarse que están todos los elementos para poder valorar la mejor opción. Por desgracia es bastante frecuente que los asistentes se den cuenta que faltan datos o personas para una decisión acertada. Y por supuesto, lo recomendable es que cada asistente reciba previamente la información necesaria, para que pueda analizarla con tiempo.
  • Otras reuniones son meramente informativas. En este caso, tiene que haber una preparación previa de lo que se va a exponer. Es recomendable sintetizar la información y resumir el mensaje que se quiere transmitir.
  • Finalmente, esos encuentros también pueden ser un medio para controlar la progresión de un proyecto. En cuyo caso es imprescindible que haya una herramienta de seguimiento muy estructurada con todos los aspectos relevantes.

2º- Cantidad de temas tratados

Para tener reuniones eficaces, hay que limitar el número de temas tratados y priorizar. En muchas empresas se plantean las sesiones como la validación de una serie de pequeñas decisiones. Si hay muchos puntos por tratar, y puesto que puede haber opiniones dispares en cada punto, es muy probable que el tiempo del evento se llegue a descontrolar.

Sin embargo, no todas las decisiones se tienen que tomar durante una misma reunión. Es posible hacer un trabajo previo para determinar los aspectos más relevantes y seleccionar los temas a tratar.

3º- Número de personas que atienden la reunión

Otro error frecuente, que lleva a no celebrar reuniones eficaces, es querer tener presente a uno o varios representantes de cada departamento de la compañía. Y eso incluso cuando se trata de áreas muy remotamente relacionadas con los temas a tratar. En concreto esta práctica lleva a tener a muchas personas inmovilizadas en una reunión. Se quedan esperando durante largos ratos que se trate el tema donde quizás tengan algo que decir.

Cuantas más personas asistan a una reunión, más tiempo perdido en conjunto para la empresa. Por lo tanto igual que para los temas a tratar hay que priorizar e invitar solo a los trabajadores relevantes. Y si hace falta la opinión puntual de otra persona, se la puede invitar a participar únicamente en un momento concreto de la reunión.

4º- Salidas del guión

¿A quién no le ha pasado que durante la discusión aparezca un tema anexo y todos los asistentes se pongan a opinar sobre ello? Una reunión bien preparada ya tiene seleccionado los temas relevantes, y por lo tanto, para mantener la eficacia no se deben permitir digresiones.

La forma más práctica para mantener el rumbo es tener a uno de los presentes responsable de seguir el guión preestablecido. Si surge una nueva temática muy relevante, tiene que decidir si es imperativo tratarlo en el momento o si se puede valorar en otra ocasión.

5º- Duración

Aunque solo se traten los asuntos previstos, es habitual que una reunión dure un tiempo significativo. De nuevo, la preparación del encuentro es fundamental. Si se hace correctamente, se puede estimar el tiempo necesario a discutir cada tema. La persona al cargo de la reunión también será responsable de controlar el tiempo y apresurar a los asistentes en caso de que haya retraso sobre el tiempo previsto.

Como es lógico, en una situación ideal una reunión eficaz tiene que resolver temas con rapidez. Se busca no ocupar a nadie más del tiempo exclusivamente necesario para decidir lo que haga falta.

6º- Frecuencia

Cuando hablamos del seguimiento de un proyecto, el tema de la frecuencia entre reuniones es algo complicado de determinar.

  • Si se organizan sesiones muy seguidas no da tiempo a hacer progresos significativos, y se pierde mucho tiempo en las propias reuniones.
  • Si se espacian demasiado las reuniones, entonces puede pasar que el proyecto se ralentice. Eso por dos motivos. Por lado, muchas personas se ponen a trabajar sobre el proyecto solo cuando ven acercarse la próxima reunión de control. Es un comportamiento que he visto en Francia y en España. Y por otro lado, si las reuniones de seguimiento implican también la toma de decisiones, espaciarlas mucho implica que algunas cosas se queden pendientes de una orientación a seguir.

Quizás una buena solución sea organizar sesiones con una frecuencia alta, pero tratando solo parte de los temas cada vez. De esta manera se mantiene el ritmo y la motivación sin dedicar demasiado tiempo a las reuniones.

7º- Herramientas y tecnología

El concepto de reunión ha ido evolucionando con la tecnología. Hoy en día, con la digitalización y nuevas tendencias como el teletrabajo, las reuniones eficaces no tienen porque ser encuentros físicos. Piénsalo. Si usas herramientas como Skype o cualquier sistema de videoconferencia, ahorras el tiempo de desplazamiento a muchos de los asistentes.

Además, puedes usar aplicaciones para organizar mejor esas sesiones, como Doodle o Evernote Business. ¿Has probado alguna de ellas?

¿Y tú? ¿Has visto grandes pérdidas de productividad en las reuniones? ¿Qué solución propondrías? Puedes dar tu opinión en la sección de comentarios.

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