Por qué es tan importante realizar una auditoría ISO 9001

iso 9001En un entorno cada vez más competitivo, una de las formas más efectivas de captar y conservar clientes es apostar por la calidad. Como probablemente sepas, existe una serie de normas y certificaciones, llamadas ISO, que te ayudan a mejorar tu organización para ofrecer una mejor calidad. Y, por supuesto, puedes conseguir certificaciones, como la de la ISO 9001, que te ayudarán a demostrar a todos que haces las cosas bien. Vamos a hablar de esa norma en concreto, y de la importancia de realizar auditorías periódicas para asegurarte de siempre estar al día.

¿Qué es la ISO 9001 y por qué es tan importante hacer una auditoría?

Si no estás muy familiarizado con los estándares de calidad, quizás te estés preguntando por qué escuchas hablar tan a menudo sobre la auditoría ISO 9001 y la implementación de las normas asociadas. He pensado que ese par de citas te podía ayudar a entenderlo mejor.

De acuerdo con la definición de la Organización Internacional de Normalización:

“La ISO 9001 define los criterios para un sistema de gestión de calidad. Esta norma se basa en una serie de principios de gestión de calidad, que incluyen un fuerte enfoque en el cliente, motivación y compromiso de la gerencia, enfoque de procesos y mejora continua.”

En palabras de Álvaro Maraver (CEO de Soluciones QES):

 ”Una auditoría previa a la certificación ISO 9001 o posterior, sirve para identificar si existen incoherencias con los requisitos que dicta la norma, detectar si se están alcanzando los objetivos marcados y encontrar oportunidades que puedan mejorar la calidad.”

¿Cuáles son los pilares de la ISO 9001?

La Organización Internacional de Normalización (ISO) lista siete grandes principios de gestión de calidad, que son la base de la norma ISO 9001:

  1. Enfoque en el cliente
  2. Liderazgo
  3. Compromiso de las personas
  4. Enfoque basado en procesos
  5. Mejora continua
  6. Toma de decisiones basada en evidencia
  7. Gestión de las relaciones

Veámoslos más en detalle.

Enfoque en el cliente

El objetivo principal de la gestión de calidad es cumplir con los requisitos de los clientes y esforzarse por superar sus expectativas.

La idea es que se logran resultados duraderos cuando tu empresa consigue y mantiene la confianza de los clientes. Ten en cuenta que cada interacción con el cliente da oportunidades de ofrecerle más valor. Al entender las necesidades actuales y futuras de tus clientes, consigues buenos resultados a largo plazo.

Los beneficios obtenidos son un incremento del valor para el cliente, y por lo tanto de su satisfacción y fidelidad. También mejoras la imagen de tu empresa, amplias mercado, y consigues una actividad comercial más recurrente.

Para lograrlo tendrás que identificar cuales son tus clientes, entender sus necesidades, establecer los objetivos de tu empresa entorno a lo que esperan tus clientes e implementarlos en todos los niveles de tu organización. Por supuesto, tus productos y servicios tendrán que ser diseñados y proporcionados en función de esas necesidades de los clientes. Hará también falta medir su satisfacción, entre otras medidas.

Liderazgo

En todos los niveles, el equipo directivo define el propósito y las direcciones, además de crear las condiciones para que el personal participe para lograr los objetivos de calidad de la empresa.

Tener un propósito y unas direcciones que implican al personal permite orientar las estrategias, las políticas, los procesos y los recursos para conseguir los objetivos. La ISO 9001 lo tiene muy presente.

Así se consiguen unas mejores eficiencia y eficacia, así como una mejor comunicación y coordinación en la empresa.

Para lograr esos objetivos se tiene que trabajar en la comunicación, dando ejemplo desde la dirección, promoviendo la calidad y la integridad a todos los niveles. Además, hace falta poner medios y formación para el personal, y motivarlo adecuadamente.

Compromiso de las personas

Un personal competente, empoderado y comprometido a todos los niveles de la empresa es esencial para mejorar su capacidad de crear y entregar valor.

Para dirigir una empresa de manera efectiva y eficiente, es importante respetar e involucrar a todo el personal a todos los niveles, y respetar a cada individuo individualmente. El reconocimiento, el empoderamiento y la mejora de las habilidades facilitan la participación del personal en el logro de los objetivos de calidad de la organización.

Así se consigue que los empleados entiendan mejor los objetivos de calidad de la empresa y se impliquen más. Facilita la creatividad y el desarrollo personal. Aumenta la satisfacción del personal, además de la confianza y la colaboración dentro de la estructura.

Para lograrlo se tiene que implementar una buena comunicación, fomentar la colaboración, facilitar la participación y seguir la satisfacción del personal, entre otras medidas.

Enfoque basado en procesos

Los resultados consistentes y predecibles se logran de manera más efectiva y eficiente cuando las actividades se entienden y gestionan como procesos correlacionados que operan como un sistema coherente.

El Sistema de Gestión de Calidad de la ISO 9001 consiste en procesos correlacionados. Entender cómo se logran los resultados de este sistema permite a una empresa optimizar el sistema y su rendimiento.

Así, la empresa se centra en los procesos claves, consigue resultados coherentes y previsibles, optimiza sus rendimientos y potencia la confianza de todos en la coherencia, eficiencia y eficacia del sistema.

Se requiere definir los principales procesos, su interrelación, y los responsables asociados. Además, hace falta tener un buen sistema de información, y es necesario identificar los riesgos que pueden impactar los procesos.

Mejora continua

El éxito de una organización se basa en su voluntad constante de mejora. Por lo tanto, la mejora continua es fundamental para que la empresa mantenga sus niveles de resultados actuales, reaccione a las variaciones internas y externas, además de aprovechar las oportunidades que se presentan.

Con esa filosofía, se consigue mejorar el rendimiento de los procesos, de las capacidades de la empresa y de la satisfacción de los clientes. Además, se logra una mejor capacidad de adaptación, se identifican las mejoras, y se potencia la innovación.

Se logra poniendo en marcha proyectos de mejora en todos los niveles de la organización, monitorizándolos y midiendo los resultados obtenidos, entre otras acciones sugeridas por las normas de la ISO 9001.

Toma de decisiones basada en evidencia

Las decisiones basadas en el análisis y la evaluación de datos e información tienen más probabilidades de producir los resultados deseados.

Tomar decisiones es un proceso complejo, basado en una multitud de informaciones y su interpretación, que puede ser subjetiva. Al analizar la evidencia, los hechos y los datos, se puede conseguir una mayor objetividad, y así tomar decisiones con una mayor confianza.

Para lograrlo, hace falta determinar unos indicadores de seguimiento relevantes, pero también asegurarse de que los datos son fiables y exactos y que las personas que los manejan están capacitadas.

Gestión de las relaciones

Para lograr unos resultados duraderos, las organizaciones tienen que cuidar como gestionan sus relaciones con los terceros relevantes, como los proveedores.

Los terceros pueden tener una influencia notable en los resultados de la empresa, por lo que, si quieres obtener resultados a largo plazo, tendrás que gestionar tus relaciones con ellos teniendo en cuenta su impacto en tu empresa. Los proveedores son especialmente importantes para este tipo de acciones.

Entender las limitaciones y oportunidades de los terceros te permite mejorar los resultados de tu empresa. Gestionar las relaciones también os ayuda a tener un entendimiento común de los objetivos y valores de cada uno. Compartiendo recursos y competencias, se puede crear valor para ambas partes. Y puedes mejorar tu cadena de suministro.

Para ello, tendrás que identificar los terceros claves y las relaciones con ellos que tienen que ser gestionadas. Será necesario colaborar con ellos, compartiendo objetivos e información beneficiosa para ambos.

Una referencia ampliamente aceptada

Organismos nacionales e internacionales, así como la inmensa mayoría de las empresas reconocen las normas ISO 9001 como el estándar de calidad de referencia. En España, instituciones como el Ministerio de Trabajo la citan como una de las herramientas más importantes para valorar el desempeño de una empresa en asuntos como la Responsabilidad Social Empresarial.

 

Si todavía no has puesto en marcha la ISO 9001 en tu empresa, es recomendable que analices lo que te puede aportar.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Scroll al inicio