Cómo gestionar los conflictos de intereses en la empresa

conflictos de interesesCuando hablamos de control interno, uno de los temas más importantes y delicados es la gestión de los conflictos de intereses. En este caso nos referimos a las situaciones en las cuáles las personas pueden tener objetivos que choquen con las metas e intereses de la empresa. Vamos a analizar más en detalle qué son los conflictos de intereses, y en qué casos concretos se tienen que identificar y remediar, y con qué medidas correctivas.

¿Qué son los conflictos de intereses?

Las personas y las organizaciones tienen objetivos múltiples y variados. Existen metas e intereses relacionados con aspectos económicos y de poder, las emociones, la salud, el bienestar, y una lista muy larga.

Al existir tantos objetivos distintos, no es raro que ocasionalmente entren en conflicto. Así, una misma persona puede luchar internamente entre dos prioridades importantes para ella. Pero, normalmente, se habla de conflicto de intereses cuando los objetivos de una persona entran en contradicción con las prioridades de otra persona u organización.

Un caso habitual se da en la esfera política. Imaginemos que un político es elegido para un cargo público en el que tomará decisiones que pueden beneficiarle personalmente a él o a su círculo cercano. En ese caso se produce un conflicto de interés, entre el bien común, que se supone que es la labor del político, y sus prioridades personales.

¿Qué hay de los conflictos de intereses en los negocios?

Se pueden diferenciar tres grandes grupos de conflicto de intereses en las empresas, y que deberías aprender a identificar.

1. Conflictos entre intereses financieros personales y los de la empresa

Se pueden producir muchas situaciones en las cuáles un trabajador o directivo de la empresa pueda actuar en favor de sus propios intereses económicos antes de los del negocio. Muchas veces se trata de acciones fraudulentas, aunque en algunos casos puede haber una zona gris.

Aquí algunos ejemplos:

  • Elegir a un proveedor porque paga una comisión directa al trabajador responsable de la compra.
  • Aprovechar información privilegiada sobre la empresa, en beneficio propio.
  • Usar los recursos de la empresa para actividades personales. Desde llevarse material hasta pagarse cenas argumentando que eran para clientes, pasando por un uso personal del móvil o del coche profesional, entre otras.
  • En un caso extremo, una persona en una situación financiera personal delicada y con acceso al dinero de la empresa podría tener la tentación de llevarse fondos

2. Conflictos de intereses emocionales con las prioridades de la empresa

Los seres humanos tienen sentimientos que, en ocasiones, pueden chocar con la razón, y también con los intereses de la empresa.

Los ejemplos más habituales son:

  • La influencia del amor y de la amistad en las decisiones profesionales. Es especialmente el caso cuando se trabaja directamente con personas con las que se tiene una relación romántica, pero también puede pasar entre amigos o con familiares. Se tiende a dar preferencia a algunas personas, incluso cuando no es lo mejor para la empresa.
  • Algunas personas pueden tomar decisiones orientadas a consolidar su posición de poder, impulsar su carrera, o proteger su ego, en detrimento de los intereses de la empresa.

3. Conflictos entre los intereses de la empresa y los de otro grupo u organización

Aquí lo que suele ocurrir es que una persona tenga varios roles o funciones, y que esas distintas responsabilidades puedan llegar a entrar en conflicto.

  • El caso más claro es cuando una persona trabaja para dos empresas distintas con prioridades enfrentadas. Pueden ser dos competidores, pero no necesariamente.
  • También puede suceder dentro de la misma empresa. A veces, los objetivos de un departamento pueden entrar en conflicto con los de la compañía en su conjunto.

¿Cómo se pueden evitar los conflictos de intereses en las empresas?

Para evitar que la empresa se vea perjudicada por las acciones de personas con prioridades que chocan con los intereses corporativo, se pueden tomar medidas para reforzar el control interno, con varios pasos.

Identificar los potenciales conflictos de intereses

En particular es fundamental analizar muy bien los procedimientos relacionados con flujos financieros, compras y decisiones con un impacto económico importante. Eso es necesario para saber qué puestos y personas podrían estar en una situación de conflicto de intereses. Lo mismo ocurre para casos de personas con funciones en múltiples organizaciones.

También hay que identificar las situaciones en las que las emociones personales pueden tener un efecto sobre la buena gestión de la empresa. En particular, las relaciones románticas o familiares entre empleados.

Implementar la separación de tareas en los procesos sensibles

¿Cómo se evita que un contable con apuros económicos se haga una transferencia a su propia cuenta bancaria en lugar de la de un proveedor? Simplemente haciendo que la persona que realiza el pago no sea la misma que la que actualiza los datos bancarios de los proveedores.

¿Cómo se evita que un comprador elija a un proveedor porque recibe comisiones ocultas? Involucrando a distintas personas en el proceso de selección, y obligando a tener varios presupuestos de varios proveedores, para poder comparar cada oferta.

Y para que una persona no haga un uso excesivo de los recursos de la empresa, como presupuesto para comidas con clientes, gasolina, teléfono de empresa, y similares, otra persona de la organización tiene que validar cada uno de esos gastos y sus justificaciones.

En general, separar las tareas en aquellos procesos sensibles y relacionados con el dinero es una medida muy efectiva para la gestión de riesgos. En efecto, obliga a que varias personas se pongan de acuerdo para ir en contra de los intereses de la empresa, lo que es mucho menos probable. Obviamente, la separación no funciona si ambas personas tienen una relación familiar o romántica, y por eso es importante conocer esas relaciones.

Tener una política de incentivos coherente

Uno de los problemas habituales de la empresa es que se diseñan incentivos con alcances demasiado limitados, que pueden acabar yendo en contra del beneficio de la compañía.

Pondré un ejemplo concreto. En el sector de los vehículos industriales, los vendedores de camiones nuevos tienen lógicamente incentivos por cada venta que realizan. Como, muy a menudo, vender un vehículo nuevo implica recoger uno usado, al vendedor le interesa tasar favorablemente el camión de segunda mano para facilitar la venta. Pero luego, la empresa potencialmente puede perder dinero cuando venda el vehículo usado, sin contar el coste financiero de tener un camión en stock.

Si se le pide a un vendedor del departamento de usados que tase los vehículos, a él le interesará ofrecer un precio más bajo que el mercado, para que sea más fácil vender el camión y que el margen sea mayor.

Hay dos soluciones. Una es dar a una persona imparcial la responsabilidad de tasar los vehículos. La otra es hacer que las comisiones de los comerciales cubran el conjunto del proceso, es decir la venta del vehículo nuevo y del usado.

Comento ese ejemplo, porque, muchas veces las empresas tienen unas políticas de incentivos demasiado específicas, que llevan a situaciones contraproducentes. Es importante analizar muy bien la política de remuneración para evitar que esas se produzcan.

Formar y sensibilizar a la plantilla

Sin duda, una de las mejores formas de evitar y prevenir la aparición de conflictos de intereses es formando a la plantilla en la materia. Los temas más importantes para tratar son los intereses personales, financieros y familiares, el trato con clientes y proveedores, además de la gestión de las ofertas de regalos e invitaciones.

Con la formación, no solo se ayuda a implantar las buenas prácticas organizativas, también permite identificar potenciales conflictos antes de que se conviertan en problemas para la empresa.

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