Consejos para preparar las nóminas de tus empleados

preparar nóminas empleadosCualquiera que haya sido asalariado sabe que leer una nómina no es tan sencillo como debería. Algunas de las retenciones aplicadas no son muy explícitas, y a veces cuesta entender como se llega del sueldo bruto al importe neto cobrado. Imagínate entonces cuando eres emprendedor y tienes que preparar las nóminas de tus empleados. Como no es fácil, he pensado que dar algunos consejos al respecto podría ayudar. No pretendo detallar como se elaboran, para eso te enlazaré a recursos útiles. Quiero que entiendas lo más importante.

Como preparar las nóminas de tus empleados

Una nómina tiene que cumplir algunos requisitos legales, además de detallar como se pasa del salario bruto a la cantidad neta percibida por el empleado. Puedes encontrar en internet algunos artículos detallados que explican como se hace una nómina paso a paso por lo que me limitaré a explicarte las principales partes de una nómina.

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Después de un encabezado que incluye unos datos identificativos básicos sobre la empresa y el trabajador, se pasa a una sección de devengos. En ella se detallan las remuneraciones, salariales o no, que ha percibido el empleado. A continuación, se indican las deducciones, como la Seguridad Social, la retención de IRPF u otros conceptos como los anticipos. Todo eso lleva a la cantidad líquida a percibir.

La complejidad de la elaboración procede de los diferentes conceptos que corresponden a las deducciones de Seguridad Social, como la aportación al desempleo, las contingencias comunes, la formación profesional, o las deducciones sobre horas extras.

Además, para determinar el porcentaje de IRPF que hay que retener, hay que referirse a unas tablas de la Agencia Tributaria.

Es importante entender cada concepto

Como empresario, es imprescindible que tengas claro como funcionan las nóminas. No me refiero a que conozcas en detalle cuáles son las bases de cotización ni los porcentajes exactos de cada deducción. Se trata de conocer como funciona el sistema, y de ser consciente de la diferencia entre lo que cuesta a la empresa cada trabajador, y lo que cobra al final. Saberlo te permitirá no solo tomar mejores decisiones como emprendedor, sino también poder dialogar y negociar en mejores condiciones con tus empleados. Así serás un mejor jefe en la gestión de tu empresa.

Preparar las nóminas de los empleados es una tarea importante pero específica

En mi opinión, la elaboración de las nóminas entra dentro de la categoría de las cosas que son muy importantes y que tienes que entender, pero que no deberías hacer por tu cuenta. Como es algo muy específico, crítico y muy regulado, no te puedes permitir ningún error. Si dedicas mucho tiempo a estar perfectamente actualizado y formado, no dedicarás ese tiempo a hacer crecer tu negocio.

Veo dos soluciones, que puedes perfectamente combinar.

Usar un software de nóminas actualizado

No te arriesgues a preparar las nóminas de los trabajadores con hojas Excel. El riesgo de error manual es muy elevado, incluso si lo prepara una persona experta en la materia. Por suerte, tienes a tu disposición una gran variedad de programas especializados. Esos softwares se actualizan regularmente, cada vez que hay alguna novedad normativa que pueda impactar las nóminas. Y están diseñados para facilitar la labor de quien las prepare, además de minimizar las probabilidades de algún error.

Apoyarse en profesionales especializados, dentro o fuera de la empresa

Si tu empresa tiene una estructura de personal que lo justifica, puedes tener a un empleado de administración que se encargará específicamente de las nóminas. Al ser especializada y formada, esa persona realizará la tarea con mayor eficiencia. Lógicamente, podrá apoyarse también en el programa específico que ya mencionaba antes.

Otra posibilidad es trabajar con una gestoría. Generalmente, viene bien para estructuras más pequeñas, con pocos trabajadores. De nuevo, son personas especializadas y actualizadas, que preparan las nóminas con toda la garantía necesaria.

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