Todo sobre el onboarding y la incorporación de nuevos empleados

que es el onboarding incorporación empleadosUn estudio de Deloitte de 2014 indicaba que un 22% de los empleados que dejan una empresa lo hacen durante los primeros 45 días. Adicionalmente, cifraban en un 4% la proporción de recién contratados que no vuelven al día siguiente, después de un primer día desastroso. Por eso es tan importante cuidar la integración de nuevos empleados, y te voy a explicar qué es el onboarding, el proceso que te permite lograr una incorporación exitosa.

¿Qué es el onboarding y para qué sirve?

Definición del onboarding

El onboarding, que se traduciría en español como incorporación o integración, es el proceso en el que una empresa da la bienvenida e incluye a los nuevos empleados dentro de su organización. Se centra en orientar a las nuevas incorporaciones, con el objetivo de ayudarlas a adaptarse e integrarse en el equipo humano y en la cultura de la empresa.

El proceso se realiza no solo para que los recién contratados puedan desempeñar de forma adecuada su trabajo, sino también para conseguir que se sientan motivados y cómodos, gracias a percibir que la empresa y sus nuevos compañeros los valoran.

Incorporación de nuevos empleados y software de RR. HH.

Una de las etapas importantes en el proceso de onboarding en una empresa es cuando el equipo de recursos humanos recopila la información sobre la persona recién contratada. Es una fase imprescindible, porque cada empleado debe tener su propio expediente. Es donde se hace necesario tener un Core RH. Y te preguntarás, ¿qué es core rh? Te lo resumo.

Es un tipo de software que recopila, gestiona y actualiza todos los datos asociados a un trabajador. Hablamos de elementos de información sobre su identidad, dirección, número de cuenta, identificación con la Seguridad Social y Hacienda, currículum, formaciones, definición de puesto, y mucho más. Es una base de datos imprescindible para administrar altas y bajas de empleados, que se tiene que integrar con el resto de los programas de RR. HH.

Frases de expertos sobre qué es el onboarding

El onboarding de trabajadores es el diseño de lo que tus empleados sienten, ven y escuchan después de haber sido contratados. A menudo las empresas confunden el onboarding con la formación. Pero, a pesar de que la formación tenga un papel dentro del onboarding, no representa el conjunto del proceso. Michael Falcon, emprendedor y autor.

El onboarding empieza satisfaciendo la más básica de las necesidades psicológicas de Maslow: la pertenencia. Los recién contratados no deberían llegar a un cubículo vacío y verse obligados a merodear por los pasillos buscando un ordenador y los requisitos básicos de la vida de oficina. Una nueva contratación no es un visitante inesperado de otra ciudad. Prepárate para su llegada. Jay Samit, Deloitte.

¿Qué tipos de onboarding hay?

Se pueden clasificar los procesos de incorporación de personal según los medios tecnológicos utilizados, y también, de manera más importante, sobre el nivel de integración del onboarding en la estrategia de RR. HH. de la empresa.

Tipos de onboarding según los medios usados

En este sentido, nos referimos principalmente a la fase inicial de la incorporación del empleado.

  • En el formato presencial clásico, la persona recién contratada acude físicamente a la empresa. Pasa un tiempo con un profesional del departamento de recursos humanos, tanto para resolver los trámites administrativos como para aprender sobre las políticas de la empresa. Después, el nuevo empleado es presentado al conjunto de la plantilla, y se hace el resto del proceso de onboarding.
  • La opción mixta, muy habitual desde la pandemia, combina unos intercambios y orientaciones usando medios digitales, con una incorporación presencial más adelante.
  • Y no podemos olvidar la modalidad completamente online, que permite integrar al empleado desde el primer momento, incluso en los casos de teletrabajo.

Tipos de onboarding según su importancia en la estrategia de recursos humanos

Algunas empresas se limitan a gestionar únicamente los aspectos prácticos de la integración del trabajador. Es decir, solo se preocupan por firmar el contrato, enseñarle su puesto de trabajo e informarle sobre las normas de la empresa, y poco más.

Otras, que creo que son la mayoría, van más allá de los trámites y aspectos prácticos, e intentan ofrecer una buena acogida al nuevo contratado. Le presentan a sus compañeros, se aseguran de que no vaya a comer solo, y procuran que se sienta cómodo. Pero, más allá del primer día, o de la primera semana, no hacen mucho más.

Finalmente, están las empresas que planifican el onboarding, porque lo entienden como un elemento esencial de la estrategia de recursos humanos. Y aquí tengo que explicar la diferencia entre onboarding e inducción:

Mientras la inducción se limita a la acogida del empleado y a darle la formación necesaria, dado el caso, el proceso de onboarding es mucho más integrador, planificado y personalizado. La estrategia implica diseñar todo un programa para lograr que un recién contratado pueda desempeñarse de forma eficiente en sus funciones, además de tener todos los medios requeridos para integrarse rápidamente en su puesto, y encajar con la cultura de empresa y sus objetivos.

¿Cómo se planifica un proceso de incorporación?

El onboarding empieza antes de la contratación

El primer contacto que tiene un trabajador con la empresa es durante el proceso de selección, y, muy especialmente, durante las entrevistas. Es importante empezar a explicar la cultura de empresa y los aspectos más relevantes de la estrategia de recursos humanos, de tal forma que el candidato ya tenga información valiosa.

Antes del primer día de trabajo

Muchos procesos administrativos se pueden agilizar, en especial el contrato, el alta en la Seguridad Social, la comunicación de las normas de la empresa. Es importante ofrecer un trato personal. Es decir, se puede tener una llamada de teléfono, responder a las dudas que tenga el futuro empleado, y mandarle por medios electrónicos todos los documentos necesarios.

Aspectos importantes como la preparación del puesto de trabajo y la disponibilidad de un equipo informático se tienen que planificar. Así la persona recién incorporada no se encontrará sin sitio o sin medios para trabajar el día de su llegada, que es algo que ocurre por desgracia muy a menudo.

El onboarding el primer día del nuevo empleado

La incorporación de una nueva persona a tu organización debería empezar por un detallito. Puede ser una tarjeta de bienvenida firmada por los compañeros, un regalo, o incluso un vídeo personalizado. Es importante ir presentando el resto de la plantilla al nuevo empleado, especialmente a las personas con quien tendrá más trato en su trabajo.

Además, es más que recomendable haber comunicado de antemano a toda la empresa la nueva incorporación, por ejemplo, mediante un correo electrónico. Se puede adjuntar una foto de la persona y un breve resumen de su biografía profesional.

El departamento de recursos humanos puede dar información sobre aspectos prácticos como los horarios, los beneficios que tienen los empleados o las normas internas. Pero, en algún momento, la responsabilidad de la integración pasa al equipo en el que se incorpora la persona recién contratada. Es su mánager quien debería asegurarse de que disponga de todos los medios para hacer su trabajo, presentarle más en detalle a sus compañeros, explicar sus funciones y diseñar un plan de formación para las próximas semanas.

También es recomendable asignarle un mentor al nuevo empleado. Es decir, un trabajador con experiencia que le podrá ayudar durante las primeras semanas cada vez que lo necesite.

La incorporación es un proceso continuo

El enboarding no cesa el primer día, ni la primera semana. Si de verdad quieres que tu empleado se sienta integrado, tienes que estar pendiente. Eso implica que, a la semana, tanto recursos humanos como su mánager directo tomen el tiempo de ver cómo van las cosas, de si tiene alguna duda o si le falta algo importante. Otro balance debería hacerse al mes, y también pasados unos meses. Después de un año, ya se entraría en el proceso clásico de las entrevistas que se hacen a todos los trabajadores.

Ventajas de un buen proceso de onboarding

Cuidar la incorporación de nuevos empleados tiene varios beneficios, tanto para la empresa como para los recién contratados.

Mayor retención de trabajadores

Hace unos años, un estudio encargado por la empresa Allied Van Lines y citado por Harvard Business Review mostró que en las empresas americanas solo se quedaba el 77% de los empleados tras el primer año. Es decir, que un 23% se va antes del primer año. Además, según SHRM, el impacto económico de la salida de un trabajador representa entre un 100 y un 300% de su salario anual.

¿Por qué tanto? Porque no solo cuesta volver a contratar a una nueva persona. Un empleado suele tardar unos 8 meses en ser totalmente productivo. Además, una salida también impacta la estrategia de gestión de talento a medio y largo plazo.

Como ya vimos, un buen proceso de onboarding se hace con una comunicación clara desde el proceso de selección. Eso permite evitar que una persona se vaya porque el puesto no corresponde a lo que se esperaba. Además, al acompañar al nuevo empleado y darle los medios de desempeñar su trabajo, se evita crear situaciones de insatisfacción que podrían llevar a una dimisión.

Una buena integración también potencia la motivación

La primera impresión es crucial en muchos momentos de nuestras vidas. Empezar en un nuevo trabajo es una fase muy especial, por lo que esa primera impresión tendrá aun más valor. Al hacer que los recién contratados se sientan acogidos, escuchados y acompañados desde el principio, se logra que se sientan más cómodos, y por lo tanto, más motivados para trabajar.

Así, se sienten parte de la empresa, y están dispuestos a dar lo mejor de sí en sus funciones, lo que se traduce en una mayor productividad, además de propiciar un clima laboral sano.

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