Una de las métricas más interesantes en un pequeño negocio es saber cuanto tarda en cobrar las facturas de sus clientes. Para eso, se mide un periodo medio de cobro que permite seguir y controlar los saldos pendientes. Al igual que el dato de la rotación de inventarios, a la que dedicamos un artículo reciente, el seguimiento del plazo medio de cobro permite optimizar el circulante y mejorar la salud financiera del negocio. Vamos a analizarlo más en detalle.
¿Por qué tienes que cuidar tus saldos de clientes?
La gestión y la financiación del circulante (saldos de clientes, de proveedores, e inventarios) son elementos muy importantes para el éxito de un pequeño negocio. Incluso diría más, son imprescindibles para su supervivencia. Porque, si una empresa requiere ser rentable para su éxito a largo plazo, en realidad vive o muere por sus flujos de caja. El circulante suele tener mucho peso en la evolución del cash flow, y los saldos de clientes representan una parte considerable del total, al menos para las empresas que venden a crédito.
Cuanto más dinero tenemos inmovilizado en cuentas a cobrar, menos recursos tenemos para financiar la actividad, y más tenemos que recurrir a soluciones de financiación, con lo que se supone de coste financiero y de riesgo para el futuro del negocio en caso de que una póliza o un crédito no fuesen renovados u otorgados por el banco.
¿Cómo se calcula el periodo medio de cobro a clientes?
Es un indicador relativamente fácil de medir.
Saldos pendientes
Primero hace falta sumar todas las cuentas de clientes pendiente de cobro. Y eso implica también incluir las cuentas de efectos a cobrar. Con ese dato, tenemos todo el dinero que estamos prestando a los clientes en un momento dado, y que incluye tanto el importe de los productos o servicios facturados como el IVA sobre los mismos.
Facturación
En segundo lugar, vamos a calcular el importe de las ventas sobre un periodo concreto. Lo más habitual es coger como referencia la facturación de los últimos doce meses. Para que el cálculo sea coherente, es recomendable usar la cifra de ventas sumándole el IVA correspondiente, aunque muchas empresas lo hacen con las ventas netas. No pasa nada por no incluir el IVA, siempre que se mantenga un criterio consistente con el tiempo. Con la facturación neta, el periodo medio saldrá más alto de lo que es realmente.
Algunas empresas cogen únicamente las ventas a crédito, excluyendo la facturación al contado. Eso permite medir el periodo medio de cobro a clientes a los que se les vende a crédito, pero no la visión general para toda la empresa.
Cálculo
Finalmente, se divide el total de las cuentas de clientes y de efectos a cobrar por la facturación, y se multiplica el resultado por 365. Eso permite saber, en días, el plazo medio que tardan los clientes en pagar sus facturas.
Periodo medio de cobro = (Saldos clientes / Ventas 12 meses) x 365
Alternativamente, se puede calcular una rotación de clientes:
Rotación = Ventas 12 meses / Saldos clientes
Por ejemplo, si tu saldo de clientes es de 35.000 euros y has facturado 200.000 euros en el año (IVA incluido), el periodo medio de cobro es de 64 días. Y la rotación de clientes es de 5,7 veces.
Diferencia entre condiciones de cobro y periodo medio real
Cuando se mide este indicador, es frecuente que el periodo medio de cobro real sea superior a las condiciones de cobro establecidas con los clientes. Por ejemplo, es bastante habitual que unas condiciones teóricas de 30 días después de la fecha de factura se conviertan en un periodo de cobro real de 40 o 45 días, o más.
Los motivos son varios.
Pequeños retrasos administrativos
Muchos clientes pagan solo unos días establecidos al mes. Otros no recibieron alguna factura, o la recibieron demasiado tarde para pagar en la fecha de vencimiento. Luego están pequeños desfases como el plazo entre la orden de transferencia y su llega a destino. Y otras causas.
Facturas vencidas
Es habitual que un porcentaje de las facturas no se paguen en su vencimiento, principalmente por dos motivos, y exceptuando las causas administrativas ya citadas.
- Puede existir algún litigio sobre la facturación del producto o servicio, y el cliente no pagará hasta que se resuelva el conflicto.
- También, y más frecuente, están todos aquellos clientes que por picaresca o problemas financieros se convierten en morosos y no pagan el importe que deben.
Concentración de facturación
El periodo medio de cobro se suele calcular a final de mes, una vez que los contables han hecho el cierre. Si la empresa tiene como costumbre facturar una parte significativa de sus ventas a final de mes, el saldo pendiente será mayor a lo que sería si se hubiese cogido otra fecha como referencia.
Por poner un ejemplo. Imaginemos una empresa que tiene como costumbre dar 15 días de plazo a sus clientes. Si concentra su facturación a final de mes, y aunque los clientes paguen religiosamente el día 15 siguiente, cuando se haga el cálculo saldrá un periodo medio de un mes, pese a que, en realidad, sea de 15 días.
Para evitar este problema, algunas empresas calculan el plazo medio de cobro real, haciendo el calculo de la diferencia entre la fecha de factura y la fecha del cobro, ponderando por el importe de la factura. Pero ese sistema tiene el inconveniente de no tomar en cuenta las facturas que aun no se han cobrado.
Cómo mejorar el periodo medio de cobro
Renegociar las condiciones con los clientes
Es probablemente lo más complicado al nivel comercial, pero también es una de las medidas más efectivas para reducir el periodo medio de cobro. Todo depende del poder de negociación que se tenga.
Optimizar el proceso de cobros
Aquí se pueden hacer muchas cosas. Desde cambiar los métodos de pago, por ejemplo, desde transferencia a domiciliación bancaria, hasta identificar los problemas administrativos más comunes y remediarlos. Con la factura electrónica, todo el proceso mejora significativamente.
Hacer un seguimiento de las facturas vencidas
No hay que esperarse a después del vencimiento para hacer recordatorios a los clientes, especialmente a aquellos que se sabe que tienen tendencia a “olvidarse” de pagar o a “perder” la factura. Y luego, se pueden mandar mensajes, como esas frases para cobrar a los morosos que detallé hace tiempo. Es importante ser proactivo, y colaborar con los comerciales para resolver cualquier litigio potencial.
Conclusión
El periodo medio de cobro es un indicador muy importante para aquellas empresas que facturan a crédito a sus clientes. Permite tener una buena referencia de partida para ir optimizando el proceso de cobro y mejorar el circulante. Si nunca los has calculado, ¿A qué esperas para hacerlo?
Graduado de ESSEC en Administración de Empresas, soy un profesional con más de 25 años de experiencia en finanzas empresariales. Tras trabajar una década en varias multinacionales, llevo desde 2010 asesorando a emprendedores en mi consultora. Tengo dos áreas principales de conocimiento. Soy experto en el tema emprendedor, y hablo en particular de ideas de negocio, plan de empresa y gestión. Además, me he ido formando a lo largo de los años sobre SEO, marketing digital y negocios online en general.