Si quieres ser más productivo en el trabajo, es importante que identifiques donde estás perdiendo valiosos minutos, a veces horas. Si te paras a pensar un momento, seguro que podrás identificar algunos de los ladrones de tiempo que perjudican tu eficiencia. Para facilitarte la tarea, aquí te presento una lista con algunos de los sospechosos habituales en una empresa. Y te explicaré como resolverlos. Así podrás aprovechar mejor el tiempo.
El mito del multitasking
Nos gusta creer que somos capaces de trabajar en varias cosas en paralelo. Pero la realidad es que somos mucho más productivos cuando nuestro cerebro se focaliza en una única tarea. Nos hace falta algo de tiempo para concentrarnos en un tema y ser realmente productivo en el trabajo. Así que cada vez que cambiamos, tenemos que volver a reiniciar el cerebro, y perdemos un tiempo valioso.
Así que, en lugar de pretender avanzar sobre varios asuntos a la vez, simplemente prioriza los trabajos y ve realizándolos uno tras otro. Te darás cuenta de que progresarás mucho más rápido.
Las reuniones
Cuando un grupo de persona se reúne, física o virtualmente, para tratar una serie de temas profesionales, generalmente se producen dos cosas que perjudican la productividad.
Primero, es muy raro que una reunión sea realmente eficiente. Para ello tendría que tratar un número muy limitado de asuntos, no desviarse de los temas, e involucrar únicamente a las personas indispensables. En realidad, es frecuente que las reuniones duren demasiado, tengan conversaciones poco productivas, y que asistan demasiadas personas.
En segundo lugar, está el impacto de la programación de la reunión sobre el trabajo de los participantes. Ya hemos comentado antes como interrumpir una tarea hace perder mucho tiempo, porque luego necesitaremos volver a concentrarnos para alcanzar nuestro máximo rendimiento. Por eso, las reuniones deberían organizarse a primera o a última hora, para no crear cortes adicionales en el trabajo.
Los correos electrónicos
Son sin duda grandes ladrones de tiempo. Y no solo porque cuando los recibimos nos distraen, nos hacen perder el foco y nos incitan a emprender una tarea distinta a la que estábamos haciendo. Muchas veces, redactar un email toma mucho más tiempo que realizar una llamada telefónica, sobre todo cuando cuidas mucho las formulaciones empleadas.
¿La solución? Por una parte, mirar los correos electrónicos solo un par de veces durante el día. Por otra, procurar llamar en lugar de escribir. Y, en el caso de que sea necesario redactar un email, procurar ir al grano, y no pasar mucho tiempo redactando.
El trabajo asíncrono
Los emails que mencionaba justo antes son un buen ejemplo de trabajo asíncrono. Cuando trabajas en equipo, y que el resultado del trabajo depende de la participación de varias personas, es posible que la sincronización sea baja. Puede que necesites una información para seguir con tu trabajo, y por ello mandes un correo a un compañero. Pero puede pasar mucho tiempo hasta que esa persona lea tu email, y todavía más hasta que te responda. Mientras tanto, posiblemente no puedas avanzar.
Es difícil evitar totalmente la pérdida de tiempo provocada por el hecho de trabajar de forma asíncrona, pero se pueden mitigar los efectos. Por ejemplo, si sabes que una tarea requerirá datos por parte de otras personas, puedes empezar por pedir la información antes de ponerte a realizar tu parte. Para ello, tendrás que planificar mejor tu trabajo, y anticipar lo que vayas a poder necesitar de otra gente.
Las redes sociales y el Internet en general
Cuando trabajas en un ordenador, es muy fácil que te entre ganas de revisar tus redes sociales, o la prensa del día, un resultado deportivo, la evolución de los mercados financieros o cualquier otra cosa que te pueda interesar.
Puedes perder mucha productividad cada vez que navegas con un propósito lúdico o personal. Por una parte, pierdes el foco, y por el otro, puedes acabar pasando muchos minutos en alguna de las aplicaciones o algún sitio web que te guste.
Eso tiene una solución fácil. Ponte una regla de no visitar esas páginas durante tus horas de trabajo. Por cierto, te invito a descubrir la regla de Ulises, también es muy útil para ser más productivo.
La falta de descansos
El último punto en esta pequeña lista de los ladrones de tiempo es para aquellas personas que nunca paran. No podemos mantenernos productivos mucho tiempo sin descansar. Por eso es tan importante hacer pequeñas pausas durante la jornada. Levántate de la silla, tómate cinco minutos para relajarte. Y verás como luego vuelves al trabajo con mejores ideas, más concentración, y, por supuesto, una mayor eficiencia.
¿Cuál de esos ladrones de tiempo es el que te afecta más en tu trabajo? Si es otro, dime cuál en la sección de comentarios.
Graduado de ESSEC en Administración de Empresas, soy un profesional con más de 25 años de experiencia en finanzas empresariales. Tras trabajar una década en varias multinacionales, llevo desde 2010 asesorando a emprendedores en mi consultora. Tengo dos áreas principales de conocimiento. Soy experto en el tema emprendedor, y hablo en particular de ideas de negocio, plan de empresa y gestión. Además, me he ido formando a lo largo de los años sobre SEO, marketing digital y negocios online en general.