Como organizar mi tiempo: todo sobre gestión y administración de tareas

como organizar mi tiempo

Hoy vamos a hablar un poco de gestión y administración del tiempo. Para el emprendedor es un aspecto fundamental. La naturaleza de su actividad hace que tenga que cubrir una enorme amplitud de funciones. Unas malas prácticas le podrían saturar rápidamente y llevarle al fracaso. Pero son consejos válidos para todas las personas muy ocupadas. Hoy vamos a responder a la pregunta ¿cómo organizar mi tiempo? Una buena gestión empieza por aprender a administrarse mejor. Al fin y al cabo, un día siempre tiene 24 horas. Da para mucho, si lo haces bien.

1º- Si te sientes desbordado, planifica

Empecemos por algo que viven muchos emprendedores y personas muy ocupadas. Pese a dedicar muchos esfuerzos a distintas tareas, tienes la sensación de que no llegas nunca a completar tus objetivos. Te sientes desbordado, lo que te provoca estrés y agobio. Tienes muy claro lo que tienes que hacer pero la acumulación de tareas pendientes te desanima. ¿Te suena esa sensación?

Normalmente esta situación viene por una insuficiencia (o ausencia) de planificación. La solución es sencilla. Basta con tomar el tiempo para organizar las tareas dentro de tu agenda. Empezarás con una, la terminarás y pasarás a la siguiente. Todo esto de forma estructurada, determinando las fechas de los eventos más importantes en cada proceso. Por ejemplo, si tienes que decidir con qué proveedor vas a trabajar planificarás una semana para las visitas, otra semana para repasar las propuestas y pondrás una fecha tope para la decisión final.

2º- Planificar está bien, pero también tienes que priorizar

No todas las tareas tienen la misma importancia. Algunos emprendedores caen en una trampa muy clásica: tratar los problemas a medida que vienen llegando. De esta manera, el último asunto del que tienes conocimiento se convierte en tu tema del día. La consecuencia es que muchos trabajos se quedan sin hacer porque siempre te llegará otro que te distraerá del que estábas haciendo.

La solución es priorizar los asuntos. Básicamente se pueden categorizar las tareas en función de dos variables: su importancia y su urgencia.

  1. En primer lugar ocúpate de los temas importantes e urgentes.
  2. Luego encárgate de los urgentes que no son tan importantes.
  3. A continuación, haz los importantes que no son tan urgentes.
  4. Finalmente, si te queda tiempo, ya te pones con los que ni son urgentes ni son importantes.

Ten cuidado con los temas importantes no urgentes, porque en algún momento se convertirán en urgentes. Tienes que ir avanzando regularmente en esas tareas.

3º- Aprende a decir no y a delegar

Si te preguntas como organizar tu tiempo, tienes que ser consciente de tus límites. Incluso aplicando los dos consejos anteriores, podrías no llegar a hacer todo lo importante.En algunos casos tu buena voluntad o tu deseo para controlarlo todo te llevarán a abarcar demasiado trabajo, y no podrás con todo. Por suerte, tienes dos soluciones.

  • Por un lado tienes que aprender a decir no.  Debes evitar comprometerte a realizar algunas tareas, especialmente las que consideras poco importantes respecto a tus objetivos. Por ejemplo, puedes elegir dejar de trabajar para los clientes “fantasmas”, aquellos que consumen mucho tiempo pero no generan negocio.
  • Además, tienes que reconocer que necesitas ayuda y delegar en otras personas. Aunque no lo hagan exactamente igual que tú, llevarán a cabo las tareas igual de bien.

4º-  Combatir los ladrones de tiempo

Este es un consejo de gestión de tiempo muy importante. Presta atención. Muchas veces, las tareas importantes requieren concentración y dedicación durante largos ratos de reflexión y trabajo. Las interrupciones que ocurran durante estos momentos son enormemente contraproducentes. Pierdes la concentración, te pones a tratar otro asunto, y te cuesta mucho volver a lo importante.

Normalmente esos ladrones de tiempo vienen en forma de visitas a nuestro despacho, llamadas telefónicas, notificaciones de móvil, o correos electrónicos intempestivos.

Si de verdad quieres avanzar, no tendrás más remedio que buscar un sitio tranquilo, pedir que no te molesten y apagar el teléfono móvil. Un par de horas de calma dan para mucho trabajo.

5º- Organiza mejor tu tiempo con reuniones más eficaces

Especialmente en las organizaciones grandes, las reuniones suelen ser una gran pérdida de tiempo para todos los participantes. Sin embargo gozan de una fama de eficiencia, equivocada en mi opinión, que les hace muy popular en muchas empresas. El problema suele ser que no se planifiquen correctamente, con unos pocos asuntos a tratar y una toma de decisión rápida. Se convierten en eventos generales donde se habla de muchos asuntos anexos y nadie se compromete a nada.

Para tener reuniones eficaces hace falta limitar el número de participantes escogiendo las personas idóneas para el tema a tratar. Es necesario establecer una lista de máximo 3 puntos a tratar y exigir a los participantes que vengan preparados. La reunión tiene que concluir tomando decisiones sobre los asuntos al orden del día. Si quieres saber más tengo un artículo dedicado a las reuniones eficaces.

6º- Haz mejor uso del correo electrónico (y de las mensajerías)

Saber como organizar tu tiempo implica aprender a manejar la tecnología de forma racional. Es un reto para los trabajadores en general y los emprendedores en particular. Hablo del correo electrónico, pero también de los mensajes de Whatsapp o de Slack. Al final la problemática es muy similar. El riesgo es caer en un uso exagerado de la herramienta, gastando mucho del valioso y escaso tiempo en escribir y contestar mensajes.  En la página principal de Slack dicen que su herramienta permite un trabajo en equipo eficiente, y no hay duda que con un buen uso de la App es el caso. Pero hay que usarla bien.

Los correos electrónicos y las mensajerías combinan muchos de los problemas que hemos citado antes. Una bandeja de entrada llena agobia. Tienes la tentación de responder al último mensaje recibido.  Pierdes la concentración si estabas trabajando en algo importante y ves que entra un nuevo mensaje, etc.

  • Para hacer un uso racional de esas herramientas puedes decidir revisar tus mensajes solo una o dos veces al día (el mundo no se acabará).
  • También es importante que informes a tus contactos que no te pongan en copia de correos salvo que sea realmente importante (para no perder tiempo leyendo mensajes no relevantes).
  • Por supuesto, tienes que priorizar y planificar tus respuestas y centrarte en redactar textos cortos que van “al grano”. Así ni tú ni tus lectores perderán tiempo.

7º- Separa tu vida personal de la profesional

Estábamos hablando de correos electrónicos y de teléfonos inteligentes. Quizás se trata del mejor ejemplo de cuando la vida profesional invade el espacio personal. Es otro aspecto importante de la administración del tiempo. Puede que estés disfrutando de un momento especial con la familia cuando te llega un correo demoledor de un cliente insatisfecho. El error es leerlo si estás de fin de semana. O si estás a punto de irte a descansar. Cualquier persona necesita un espacio privado. No importa lo dedicado que seas.

Es importante establecer límites entre la vida privada y la profesional. La buena noticia, es que normalmente la frontera la pones tú mismo. Si consigues sobrepasar esta sensación de culpa por no trabajar lo suficiente y las preocupaciones del día a día, obtendrás momentos personales de más calidad con la ventaja añadida de volver a trabajar con más energía.

Y por supuesto, los límites van en ambos sentidos. No debes dejar que tu vida personal influya negativamente en tu rendimiento en el trabajo.

8º- Planifica tus descansos

Nadie puede estar al máximo todo el rato. Para organizar tu tiempo de manera eficiente, es imprescindible que busques la forma de descansar. Durante el día de trabajo,intenta planificar pequeños momentos para rebajar un poco la presión. Puede ser un paseo, un juego de unos minutos en el ordenador, una conversación informal alrededor de un café. Y de vez en cuando, hace falta algo más, desconectar del todo, como te comenté en un artículo anterior.

Conclusión

Quizás te hayas dado cuenta que todos esos consejos sobre gestión del tiempo tienen un punto en común:la voluntad. Realmente organizar el tiempo consiste en tomar la decisión de controlar tus acciones. Las recomendaciones que te hice son sencillas, pero aplicarlas no lo es tanto. El estrés del ritmo del día a día te puede hacer retroceder. Sin embargo, con el tiempo ya verás como consigues establecer pautas y buenos hábitos. No dudes en volver a leer este artículo de vez en cuando, notarás tus progresos.

 

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1 pensamiento en “Como organizar mi tiempo: todo sobre gestión y administración de tareas

  1. Me parece muy interesante el aspecto de manejar correctamente el correo electrónico, casi todos lo realizamos casi de modo instintivo y sin ningúna pauta, y la verdad que es el cauce de información esencial para nuestra gestión, muchas veces vamos por orden de llegada cuando en el asunto ya podemos establecer prioridades.

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