Los congresos son eventos muy interesantes para hacer networking, conectar con los clientes de tu negocio, o simplemente generar un beneficio por la organización del acontecimiento. Son proyectos complejos, especialmente cuando hablamos de eventos de gran tamaño, por lo que he querido compartir contigo unos consejos para saber como organizar un congreso, paso a paso. Desde la planificación inicial hasta las conclusiones después del evento, pasando por su organización y la realización del mismo, hay muchos aspectos importantes que tomar en cuenta.
Organizar un congreso: resumen de los principales pasos
En este artículo te voy a contar en detalle las diferentes fases. Me refiero a la planificación del evento, con elecciones como la temática, la ubicación o la fecha, entre otras cosas. Luego hablaremos de la organización del evento, con el diseño de la imagen, la elección de ponentes, y elementos de comunicación como la publicidad del evento o el merchandising para congresos. A continuación, comentaremos la realización del acontecimiento en sí, para que todo vaya sobre ruedas. Y, finalmente, la valoración y las conclusiones sobre el congreso, para aprender y mejorar.
Como organizar un congreso, fase uno: la planificación
Público
¿Qué tipo de empresas, profesionales o incluso particulares quieres que atiendan tu evento? Hablamos de sectores, tipología de empresas, públicos diferenciados por intereses o categorías sociodemográficas… Es el punto de partida del diseño de tu congreso. También importa mucho el objetivo que tienes con el evento. ¿Será para consolidar una imagen de marca y conseguir contactos comerciales? ¿O simplemente quieres realizar un evento rentable?
Por ejemplo, puedes tener una empresa que vende un software de gestión de inventarios y quieres hacerte un hueco en el mercado de las tiendas de recambios automóvil, por lo que piensas en diseñar un evento especialmente para ese tipo de empresa.
Temática
Enseguida entra en consideración el elemento que va a captar la atención de ese público objetivo que has identificado: la temática del evento. Puede ser algo muy general, que aborde las grandes problemáticas de tu audiencia, o puedes centrarte en un tema más concreto.
Por ejemplo, podrías tener un congreso centrado en los retos informáticos y organizativos de las tiendas de recambios en la nueva economía.
Ubicación
Primero deberías pensar en una ciudad interesante para hospedar tu evento. Para que el congreso genere más interés entre los participantes, puedes optar por una localización con atractivos para los que vengan. Pero también deberás seleccionar una ciudad que sea fácil de acceso.
Al mismo tiempo, deberás analizar qué instalaciones podrías reservar para tu evento en esa ciudad. Dependiendo de la disponibilidad de hoteles, centros de congresos y ubicaciones similares, quizás tengas que elegir una ciudad u otra.
Fecha
Es un factor fundamental para el éxito de tu congreso. Si optas por un periodo durante el cuál tu público objetivo está saturado de trabajo, lo tendrás complicado. Además, tienes que ver el impacto del clima, de otros eventos, así como festivos y vacaciones, que pueden complicar la obtención de medios de transporte y de alojamiento.
Presupuesto
Un congreso puede representar una inversión notable si lo planteas para una audiencia muy amplia. La financiación que tengas disponible para organizar el evento limitará lógicamente el tamaño del acontecimiento, la elección de las instalaciones o incluso las prestaciones y servicios ofrecidos durante el evento.
Por supuesto, tienes que ir pensando en como pagarás por el congreso. ¿Será un evento gratuito? ¿Pedirás a los asistentes que compren una entrada? ¿Trabajarás con patrocinadores?
Equipo de organización
En cuanto tengas claro la idea general del congreso que estás planificando, y su magnitud, vas a necesitar rodearte de personas para llevar el proyecto a cabo. En algunos casos, una sola persona lo organiza todo por su cuenta. Pero, cuando son eventos grandes, hace falta trabajar en equipo. Tendrás que seleccionar el personal más cualificado para ese fin.
Programación
Aunque en esa fase previa todavía no sabes quienes serán tus ponentes ni cuáles de los potenciales asistentes realmente acudirá, ya tienes que empezar a trabajar sobre los temas concretos que se tratarán, y sobre la programación del evento en su conjunto. Me refiero a las diversas charlas y ponencias, a las actividades previstas, los horarios aproximados, etc.
Fase de organización del congreso
Servicios necesarios
Además de las instalaciones, vas a tener que contratar todos los servicios necesarios durante el evento. Por ejemplo, el catering, para poder ofrecer comida y bebida a los asistentes. Las empresas que gestionan las luces y el sonido. Otros proveedores para flores, decoración, montaje de stands, etc.
Ponentes
Poder contar con alguna figura reconocida y relevante para la temática puede ser un factor decisivo para convencer a tu audiencia de acudir al evento. En su mayoría, los ponentes serán expertos en una materia, que hablarán en concreto sobre ella durante una charla. Pero también puedes procurar convencer a personalidades que pueden potenciar la imagen del congreso. Pero es posible que tengas que remunerarlos de manera significativa.
Por ejemplo, en el hipotético caso de un congreso para tiendas de recambios, tener a un campeón de automovilismo podría ser un gran reclamo.
Precios
Ya conociendo por completo los principales costes del evento, en particular las instalaciones, los servicios anexos y los ponentes, puedes plantear calcular el precio de las entradas, si optaste por cobrarlas. Con una estimación de la afluencia y el precio determinado, podrás estimar los ingresos del evento, e incluso su rentabilidad potencial.
Alojamiento
Es muy recomendable haber estudiado en detalle la oferta hotelera durante las fechas de celebración del congreso. Incluso puedes llegar a un acuerdo con algunos establecimientos para hacer pre-reservas de habitaciones, y así asegurarte de que tu audiencia tenga donde quedarse.
Fase de comunicación
Es una parte muy importante de la organización de un congreso. Tienes que hacer saber a todos los interesados que tu evento está programado y que esperas su asistencia.
Diseño e Imagen
Antes de hacer cualquier tipo de publicidad para el evento, tendrás que haber trabajado sobre el diseño y la imagen del congreso. Tienes que crear una marca reconocible, y que sea fácil de asociar con la temática. Luego colocarás esa imagen corporativa en todos los elementos relevantes, desde la web del evento hasta tarjetas de visita, carteles y, por supuesto, anuncios.
Convocatoria
Tras haber cuidadosamente identificado los potenciales asistentes a tu evento, y también una forma de contactar con ellos, tendrás que mandarles una convocatoria. En ella se explicará de qué trata el congreso, cuáles van a ser las charlas y los ponentes, cuando y donde tiene lugar el evento, etc.
Esa convocatoria tiene que convencer a tu público objetivo, así que es muy importante elaborarla con mucho cuidado.
Publicidad en medios
Además de mandar invitaciones a una lista de posibles interesados, es más que recomendable hacer campañas de publicidad en medios específicos. Así todas las personas interesadas en el sector o la temática podrán ver el anuncio y decidir si acudir al evento.
Kit de congreso
Por supuesto, tienes que ir diseñando el kit de congreso al mismo tiempo que el resto de la campaña de comunicación. Se trata de los elementos que se regalarán a cada participante. Generalmente es una bolsa con bloque de notas, bolígrafo, un programa, y algún regalo útil de merchandising.
Ten en cuenta que este tipo de artículos publicitarios, si los eliges bien, tienen un impacto muy duradero con tu audiencia. Si es algo útil, cada vez que vean el objeto recordarán tu marca, y también su asistencia al congreso.
Redes sociales
Dentro de la comunicación, es importante destacar que las redes sociales tienen un papel importante tanto antes del evento, como durante. Por ejemplo, se pueden hacer vídeos en directo de las charlas, compartir hashtags del congreso o incluso tener a un community manager compartiendo lo que está sucediendo.
Como organizar un congreso: ejecución del evento
Acogida de los participantes
Es un momento clave para cualquier acontecimiento de este tipo. Es un reto, porque todos los asistentes suelen llegar al mismo tiempo, por lo que hace falta un equipo muy bien coordinado para darles la bienvenida y proporcionarles sus packs de acogida, además de responder a las preguntas usuales sobre aspectos prácticos. La tecnología puede ayudar mucho en la eficacia del proceso.
Gestión de los ponentes
Los ponentes tienen que recibir un trato mucho más personalizado, además de la ayuda necesaria para poder hacer las presentaciones que hayan preparado.
Resolución de problemas
En un evento de esas características, pueden pasar muchas cosas. Desde un problema técnico con la luz o el sonido, hasta la cancelación a última hora de un ponente por causas de fuerza mayor. Es fundamental estar alerta y haber previsto alternativas para algunos de los incidentes más comunes en este tipo de evento.
Ceremonias de apertura y clausura
Si las ponencias y charlas suelen depender principalmente de los ponentes, las ceremonias de apertura y clausura son responsabilidad de los organizadores. Tienen que marcar el rumbo del congreso, y son el momento ideal para pasar los mensajes más importantes para la audiencia.
Atención personalizada
Durante todo el evento, es importante estar a la escucha de los asistentes y ponentes, de tal forma a poder ofrecerles la mejor experiencia posible.
Como organizar un congreso: después del evento
Encuesta de satisfacción
La mejor forma de saber como ha ido un congreso es preguntárselo a los asistentes. Vinieron con unas expectativas, tanto sobre el fondo del evento (los contenidos) como sobre la forma. Si les preguntas sus impresiones con alguna encuesta de satisfacción, seguro que compartirán sus impresiones. Eso te permitirá mejorar para próximos eventos.
Comunicación post congreso
Viene muy bien sacar algunas conclusiones del evento, y comunicarlas por los mismos medios que ya hemos citado antes, como la prensa especializada o las redes sociales del congreso.
Análisis financiero
Por supuesto, es importante hacer un análisis económico del congreso. Si lo organizabas para que el evento fuese rentable, tendrás que valorar si así ha sido. En el caso de que usaras el acontecimiento para hacer contactos comerciales, también será recomendable ir midiendo cuantos clientes conseguiste gracias al congreso, y así poder valorar la inversión en marketing que supuso.
Espero que esos consejos sobre como organizar un congreso paso a paso te puedan ayudar a preparar tu propio evento.