Tus compradores son todos diferentes. Algunos están dispuestos a trabajar contigo sin más preámbulos, otros necesitan mucha información para decidirse. Además, está claro que según el sector y la actividad, la complejidad y el detalle de los productos o servicios que ofreces pueden ser grandes. Por eso muchos emprendedores se preguntan cómo hacer un presupuesto para un cliente, y voy a explicarte los pasos que tienes que seguir.
¿Por qué hacer un presupuesto?
Preparar un documento explicativo de las especificaciones del producto o del detalle de los trabajos a realizar tiene varias ventajas:
- Ayuda a aumentar la tasa de conversión de contactos en ventas efectivas. En efecto, el presupuesto bien hecho puede convencer al cliente potencial que la empresa es seria y que lo ofrecido cumple con sus necesidades.
- Permite tener una referencia objetiva para cualquier desacuerdo ulterior. Un documento detallado permite aclarar cualquier duda sobre los límites y el alcance de los servicios o las características del producto. En caso de conflicto, es muy fácil usar el presupuesto para resolver el problema y atribuir responsabilidades.
- Cuando es firmado por ambas partes, se convierte en un contrato de obligado cumplimiento. Es un paso más respecto a lo comentado en el párrafo anterior. Eso sí, esa obligación hace todavía más necesario que la redacción del presupuesto sea impecable.
- Además, el presupuesto es un indicador adelantado de ventas. Con la experiencia, sabes qué porcentaje de presupuestos se convierten en pedidos y en facturación. Por cierto, aquí tienes un presupuesto de ventas ejemplo, por si te interesa como establecer los objetivos comerciales en tu empresa.
Cómo hacer un presupuesto: todo lo que deberías incluir
Informaciones sobre tu empresa y sobre el cliente
Los datos que deberías incluir en el presupuesto para tu cliente son más o menos los mismos que los que se incluyen en las facturas de venta:
- Nombre de tu empresa.
- Número de identificación fiscal.
- Dirección completa.
- Mismos tres datos de tu cliente.
- Una numeración única.
- La fecha de elaboración del presupuesto.
Detalle de los servicios o productos
Aquí es donde tienes que tener mucho cuidado en usar el máximo detalle posible pero con una presentación sintética y fácil de leer. Lo ideal son listas con elementos cortos que caben en una única línea.
Ten siempre en mente que el cliente promedio no sabes tanto como tú sobre lo que ofreces. Intenta evitar los términos demasiado genéricos o excesivamente técnicos. La idea es que alguien que no tenga idea sea capaz de entender clarito en qué consiste la oferta comercial que estás haciendo.
Tampoco pongas demasiadas subcategorías, porque algunos clientes “listos” podrían empezar a decirte que esa parte la pueden hacer ellos para ahorrar, y ese tipo de cosas.
Precios de los productos o de las prestaciones
Idealmente, cada partida que hayas detallado debería aparecer con su respectivo precio. Si todos los elementos tienen el mismo tipo de IVA, puedes hacer una suma de los importes sin impuestos y aplicar el IVA al final, para que el cliente sepa el coste total. Si hay diferentes tipos de IVA, será mejor que indiques el tipo y el importe de IVA para cada partida del presupuesto.
No te olvides de los plazos
- El plazo de validez de la oferta. Eso es algo que no está en las facturas, pero es muy importante incluirlo en tu presupuesto si no quieres que un cliente reaparezca más adelante con tu precio de hace 2 años.
- El plazo de entrega de los trabajos. Ten cuidado en usar términos precisos. No viene mal hablar de plazos orientativos si no quieres tener problemas más adelante.
- El plazo de pago. Pon claramente desde el presupuesto las condiciones de pago que tendrá que cumplir el cliente. Hablamos de plazo, pero también de método de pago.
Lo que no incluye el presupuesto
Tan importante como lo que incluye tu oferta comercial es explicar claramente lo que no está incluido. Eso te evitará más de un quebradero de cabeza con los clientes más adelantes. Si hay servicios que se pagan a otros proveedores de forma independiente, indícalo.
Ten especial cuidado con la situaciones en las cuales el cliente podría presuponer que ciertas cosas están incluidas. Es mejor pecar de demasiada claridad que confundir al comprador.
Las garantías
Si tus trabajos incluyen alguna garantía, indícalo. No importa si la garantía es una obligación legal o si se trata de un servicio adicional que ofreces. Es algo que tiene valor y da mucha seguridad al cliente. Te puede ayudar a cerrar la venta. No pierdas la oportunidad.
Un poco de formalismo
Recuerda que cualquier documento que entregues al cliente es parte de tu imagen de empresa. Así que como mínimo imprime tu propuesta en una hoja con el logotipo de tu negocio.
¿Cómo calcular los precios?
El cálculo de precios en un presupuesto es un tema estratégico
Seamos claros. Un presupuesto te compromete con tu cliente. Por eso tienes que atinar mucho con el precio.
Si pecas de avaricioso y pones un precio muy alto, puedes asustar a tu cliente.
Si no valoras bien todos tus costes y pones un precio demasiado bajo, podrías hasta perder dinero en la venta que hagas.
Por eso, es fundamental que la persona que haga el presupuesto tenga un buen conocimiento de todos los costes asociados, tanto directos como indirectos.
Haz una lista de lo que te cuesta el producto o el servicio
Es fundamental que seas exhaustivo y tomes en cuenta todos los costes asociados al trabajo.
- Con productos físicos, suele ser más sencillo. Normalmente ya sabes el precio de compra del producto, los gastos de transformación o adaptación y el gasto de transporte (si fuera necesario). Pero no olvides costes asociados como por ejemplo la comisión para el comercial que cerró la venta (si la hay).
- Tratando de servicios es más complicado. Sobre todo, porque normalmente facturas un precio cerrado, y no estás seguro del tiempo real que vas a tardar en hacer los trabajos. Intenta tener referencias precisas para no equivocarte. Si sabes que para un tipo de servicio, el importe de mano de obra es de unas 5 o 6 horas, puedes coger una media como referencia. En algunas operaciones ganarás más y en otras menos.
¿Qué margen quieres obtener?
Una vez que conoces todos los costes, puedes decidir cuánto quieres ganar. Evidentemente, no es tan fácil como eso. Te limitan factores como los precios de la competencia, la capacidad adquisitiva de tu cliente y su percepción respecto al dinero.
Sobre esa percepción, tienes que ser consciente de que no toda la gente piensa lo mismo que tú. Si eres de los que piensan que comprar un móvil por 1.000€ tiene sentido, no creas que todo el mundo está de acuerdo. Y en el sentido contrario, si personalmente das mucha importancia al precio y siempre buscas lo barato, no cometas el error que todos tus clientes harán lo mismo.
Una vez tienes determinado cuanto quieres ganar, dentro de lo que consideras aceptable por parte de tu clientela, ya puedes fijar precio a cada partida de tu presupuesto.
Lo ves, ya sabes cómo hacer un presupuesto para un cliente. Así que la próxima vez que te lo pregunten, estarás listo.
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