Como evitar fraudes en tu empresa

Conseguir que un negocio sea rentable no es tan sencillo, pero además un empresario tiene que poner en marcha medidas de control para evitar que ciertas personas sientan la tentación de aprovecharse de los recursos de la empresa. Normalmente, el fraude ocurre más en empresas medianas que en pequeñas, simplemente porque es más difícil detectarlo cuando las organizaciones son de un tamaño mayor. Vamos a ver algunos de los casos más habituales de fraude, y como se pueden evitar.

Las trampas de los informes de gastos

Por motivos prácticos, en algunos casos los empleados se ven obligados a adelantar el dinero en algunas situaciones. Luego presentan un informe a la empresa, adjuntando facturas y tickets, para obtener el reembolso. Hasta aquí todo normal, salvo que hay muchas opciones para hacer trampa como:

  • Ser invitado por el cliente y no obstante recoger una copia del ticket de comida para cobrarlo.
  • Recoger la factura de una comida o cena con amigos y hacérsela pagar por la empresa pretendiendo que era un evento con clientes.
  • Pedir al taxista o al dueño del restaurante que infle la nota, para así cobrar más.
  • Recoger pasajeros con Blablacar con el coche de empresa y cobrarles dinero cuando todos los gastos ya están pagados por la empresa.
  • Inflar los kilómetros recorridos para tener más indemnización.
  • Pedir al hotel que escondan detalles de la factura (minibar, pay per view) y lo pongan como el precio de la habitación.
  • Cambiar un billete de tren o avión a una clase más baja y embolsarse la diferencia.

Como se puede apreciar, hay muchas formas de hacer trampa con los informes de gasto. Algunos de esos trucos no cuestan realmente dinero a la empresa (recoger pasajeros o cambiar de clase) pero siguen siendo un uso fraudulento de los recursos para el beneficio propio. Aquí unas soluciones para evitar que sucedan esas cosas.

  • En la medida de lo posible, hacer que los servicios se compren directamente desde la empresa, como noches de hotel, billetes de tren o avión. Así es más difícil inflar el precio.
  • Obligar a los empleados a pagar todos sus gastos con tarjeta bancaria, que puede ser proporcionada por la empresa. Hoy en día todos los taxi aceptan tarjetas, y muy raros son los restaurantes que no lo hacen. Si se trata de una tarjeta con cobro diferido, el empleado puede tener el reembolso de sus gastos antes de que le quiten el dinero de la cuenta. Y la empresa tiene un seguimiento muy preciso de los gastos reales.
  • Para el pago de kilómetros, la empresa puede exigir que el empleado indique cada semana lo que marca el cuentakilómetros el lunes al llegar al trabajo y el viernes al irse, para poder hacer comprobaciones aleatorias si fuera necesario.
  • También se puede proporcionar una tarjeta de combustible de una cadena de gasolineras para que los empleados con coche de empresa reposten siempre allí. Y comprobar luego los lugares, las fechas y los importes gastados, para ver si son coherentes con los informes de gastos.
  • En general, es necesario tener una política de gastos clara y con controles de sentido común. Si se sigue a los empleados es muy fácil saber si de verdad la comida era con clientes reales o si ha pasado gastos propios. Hay que mostrar que las cosas se siguen y que no se permite el abuso.

La delicada situación del proceso de compra

El proceso de compras conlleva diversos riesgos de fraude, con un impacto que puede ser muy importante sobre las finanzas de la empresa. Aquí algunos de los riesgos.

  • El responsable de compras se pone de acuerdo con un proveedor para trabajar con esa empresa a cambio de cobrar una comisión en dinero negro.
  • Un responsable de departamento presenta una factura para un servicio que nunca tuvo lugar y se reparte el dinero con el proveedor.
  • Un contable cambia el número de cuenta de un proveedor importante por el suyo propio y desaparece con el dinero una vez hecho el pago.

Para evitar este tipo de situaciones, la mejor solución suele ser dividir las tareas entre varias personas (la separación de poderes). Simplemente porque es mucho más difícil (aunque no imposible) que dos personas se pongan de acuerdo para robar, y es todavía más complicado si son tres. Concretamente, se pueden hacer las siguientes cosas:

  • Obligar al responsable de compras a tener presupuestos de varios proveedores y a argumentar con datos objetivos su elección. Además, si se involucra a otra persona más en este proceso de elección de proveedor, mejor.
  • Quien dé el visto bueno para pagar una factura tiene que ser una persona diferente a la que pidió el servicio al proveedor. Esa persona que da el visto bueno debe poder comprobar si la factura corresponde a un servicio real o no.
  • En la contabilidad proveedor, la persona que manda el pago no es la misma que puede modificar los datos bancarios de los proveedores. Y en caso de modificación de datos bancarios, otra persona debe validar que existe la documentación del cliente para justificar el cambio.

El robo de existencias

En el comercio, el robo de productos puede representar hasta un 1% de la facturación anual. Cuando se conocen los márgenes de la distribución, es una cifra muy notable. Además, según unos estudios mundiales sobre los hurtos en el comercio, en un 28% de los casos los que roban son los propios empleados.

Hay que tener en cuenta que en muchas empresas se gestionan miles de referencias, y un robo puede pasar desapercibido a primera vista. De allí que haya que tomar medidas.

  • La mejor medida para identificar problemas es un estrecho control de existencias. Hoy en día, hay soluciones que permiten el control en tiempo real del inventario, con el seguimiento informático de todos los procesos (compra, existencias, venta). Basta con hacer unas comprobaciones aleatorias y periódicas para encontrar enseguida si hay diferencias, y si se deben a errores o a robos.
  • Medidas de control como cámaras de vigilancia también pueden ser muy efectivas, especialmente para luego poder demostrar el robo, sea por parte de un cliente o de un trabajador.

Los robos en caja

Muchos negocios manejan efectivo, especialmente los bares, restaurantes y tiendas. Eso significa que un empleado podría tener la tentación de coger dinero en la caja para aumentar sus ingresos.

Por suerte, al tratarse de un riesgo muy conocido, casi todos los dueños de negocios ponen en marcha un cuadre de caja diario, incluso varias veces al día cuando hay cambio de turnos y responsables diferentes en la caja. Se trata de comprobar que el dinero en la caja más los tickets de tarjeta suman las ventas del día. Si hay una diferencia, se investiga.

La única forma de rodear este control es si el empleado cobra en efectivo un producto y no emite ningún ticket. Para eso necesitaría el acuerdo del comprador, y normalmente los clientes no renuncian tan fácilmente a sus comprobantes. Además, la diferencia aparecería en el inventario, punto que hemos comentado antes.

Las bajas por enfermedad

Es un tema delicado, porque evidentemente en la inmensa mayoría de los casos los empleados se dan de baja cuando sufren una enfermedad real, física o psicológica. Pero también hay abusos, que son difíciles de detectar y combatir. El coste para las empresas es indirecto, es una pérdida de productividad.

En este caso, como el gasto también recae en la Seguridad Social y en las mutuas, es el ministerio de Trabajo quien realiza inspecciones para detectar fraudes, ayudado por programas informáticos de última generación. En los últimos meses se han anunciado medidas para luchar con más eficacia contra el fraude.

La empresa, por su lado, tiene la posibilidad de recurrir a los servicios de detectives privados para identificar si una baja médica es real o no.

Horarios de trabajo

Yo soy de los que piensan que lo importante no es cuantas horas trabaja una persona, sino si hace el trabajo que se le requiere y lo hace bien. Dicho eso, hay muchas personas que sienten la tentación de trabajar menos, y no porque son muy productivas y acaban sus tareas antes de tiempo, sino porque simplemente quieren trabajar menos y cobrar lo mismo.

Esas personas pueden llegar más tarde, irse más temprano, o, lo que es más difícil de medir: tardar más tiempo en la hora de la comida de lo que estipulan sus horarios de trabajo.

De nuevo, en una organización pequeña es bastante fácil saber si alguien trabaja las horas que debería. Pero en empresas más grandes, y especialmente cuando hay cierta libertad para comer a una hora u otra, es bastante más fácil hacer trampa.

En una de las empresas en las que trabajé hace tiempo, los empleados podían llegar a sus puestos de trabajo en cualquier hora entre las 7h30 y las 10h de la mañana, irse a comer entre las 12h y las 14h y dejar el trabajo entre las 16h y las 20h. Es decir que una persona que comiese en media hora podía llegar a las 7h30 y salir a las 16h. El problema era que los jefes solían llegar tarde, comer tarde e irse tarde, mientras el resto de empleados llegaban temprano, comían temprano y se iban temprano. En esas condiciones, era imposible saber a primera vista si alguien estaba cumpliendo su horario, y la única solución era un sistema de tarjetas para fichar a la entrada y a la salida del trabajo.

Y, por lo general, esa es la solución más práctica: registrar los horarios de cada persona. La ventaja para la empresa es que se asegura que los trabajadores cumplen con sus horas, y para los empleados, tienen datos objetivos cuando hacen horas extras.

El rol de los indicadores de seguimiento

Puede ser muy complicado detectar los fraudes a primera vista, pero con indicares de seguimiento, es mucho más fácil. Si tienes datos sobre presencia y bajas laborales es mucho más fácil ver si están aumentando. Si sigues los gastos de cada departamento es mucho más evidente cuando alguien está inflando sus informes de gastos.

Déjame contarte una historia real. Ocurrió en una empresa de muebles de madera. En una fábrica que funcionaba muy bien, el hombre que hacía la recepción de los cargamentos de madera tuvo una idea. Se puso de acuerdo con un proveedor, y decidieron que uno de cada 50 envíos lo firmaría como recibido, pero en realidad el producto se vendería de nuevo en otro lado, repartiendo el dinero.

Eso significó un incremento del 2% en el consumo de madera, que la empresa atribuyó a un mayor ratio de desechos en el proceso de fabricación, algo que se consideró entonces dentro de lo normal. Viendo que la cosa funcionaba, el empleado se volvió más avaricioso y aumento la frecuencia de las falsas recepciones.

Enseguida, desde control de gestión vieron que algo iba mal. Se podía aceptar un aumento temporal del ratio de desechos al 2%, pero una cifra de 3% o 4% no tenía sentido. Investigaron, y rápidamente se encontraron con las entregas fantasmas, y no fue muy difícil encontrar el culpable.

Con esa historia te quiero decir que con un poco de seguimiento, una organización grande se puede acercar al control directo que existe en organizaciones más pequeñas. No lo dudes, pon en marcha indicadores. Te ayudarán desde mejorar la productividad hasta reducir el riesgo de fraude.

 

Esos son algunos de los ejemplos de fraudes en las empresas. Hay muchos más, pero la idea es tener un vistazo para poder ser consciente del riesgo y tomar medidas. ¿Tienes alguna anécdota? La puedes compartir en la sección de comentarios.

 

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