5 maneras de ahorrar tiempo y dinero con un software de recursos humanos

ahorrar recursos humanosLas herramientas informáticas representan una vía de ahorro y eficiencia importante para cualquier empresa, grande o pequeña. Hoy en concreto quiero hablar de como puedes ahorrar tiempo y dinero, como emprendedor, gracias a un programa de gestión de recursos humanos. Concretamente, te hablaré de cinco aspectos claves en los que puedes optimizar el trabajo y el dinero.

Conseguir un buen software de recursos humanos es muy fácil hoy en día. Hay competencia entre empresas, con programas muy completos. Puedes echar un vistazo a referencias del sector como Factorial para hacerte una idea más precisa de las funcionalidades que ofrecen esas soluciones informáticas.

La gestión de personal no es una tarea sencilla, porque los seres humanos somos complejos. Pero los aspectos prácticos de esa gestión no tienen por qué ser complicados.

#1 Control de horarios y gestión de turnos

Ya sabes que en España es obligatorio tener un control de los horarios de los trabajadores y conservar los registros durante cuatro años. Obviamente, viene mucho mejor tener un software que te lo gestiona automáticamente.

Pero las ventajas de un programa van más allá de esa simplificación. El control te permite asegurarte de que los trabajadores cumplen con sus horarios. Se puede asociar con soluciones biométricas para confirmar la identidad de quien entra y sale. Y ahorras mucho tiempo y dinero para hacer las nóminas, especialmente cuando hay horas extras de por medio.

#2 Gestión de vacaciones y ausencias

Todavía hay empresas en las cuáles las vacaciones y ausencias se gestionan de forma manual. Algunas personas usan una hoja de cálculo de Excel. Otras optan por calendarios. Y no es raro que circulen papelitos de autorización que tienen que firmar los jefes.

Como puedes imaginar, en un software de recursos humanos tienes funcionalidades que te permiten gestionar las vacaciones y ausencias de manera automática. En cualquier momento, podrás saber quien estaba un día y quien no. Y, de cara al futuro, te permite asegurar que haya personal suficiente en épocas de vacaciones, por ejemplo. Además, de nuevo te facilita mucho la vida para la elaboración de nóminas, especialmente en el caso de bajas.

#3 Gestión documental

En lugar de tener que tratar a mano una gran cantidad de papeles, un programa de RRHH suele tener una funcionalidad de gestión documental. Eso significa que elementos importantes como nóminas, contratos, bajas laborales, convenios colectivos, están almacenados digitalmente en el programa, y se pueden consultar en cualquier momento. Se ahorra mucho tiempo.

De hecho, se puede aprovechar la digitalización para activar un portal del empleado, es decir una zona de acceso donde cada trabajador puede consultar sus documentos. Me refiero a poder sacar una copia del contrato laboral, o de algunas nóminas, o incluso el certificado de retenciones. Como todo eso lo puede hacer el trabajador por su cuenta, se evita que un empleado del departamento de recursos humanos tenga que dedicar tiempo para proporcionar esas informaciones a los trabajadores que se las pidan.

#4 Digitalización y firma electrónica

El hecho de trabajar en formatos totalmente digitales facilita mucho la gestión de la empresa, y más ahora que nuevos modelos de gestión se han consolidado, como el teletrabajo. Se evita tener que mandar físicamente los documentos, con la pérdida de tiempo y el eventual coste de mensajería que implicaba. Ahora cada persona puede firmar digitalmente, con todas las garantías.

#5 Informes e indicadores

Otra funcionalidad con una gran importancia para mejorar la gestión de la empresa es la posibilidad de sacar informes e indicadores. Ya sabes que disponer de herramientas de seguimiento de la actividad es necesario para poder tomar decisiones informadas sobre el negocio.

El gasto de personal suele ser uno de los principales costes para una empresa, por lo que es imprescindible disponer de una información fiable y automatizada. Podrás, entre otras cosas, entender mejor la estructura de salarios, la rotación de personal o las situaciones de absentismo laboral.

Piensa en usar una herramienta moderna

En muchas empresas, lo que ocurre es que se han desarrollado soluciones específicas para cada necesidad de recursos humanos. Por ejemplo, se lleva la gestión de las vacaciones en un archivo Excel. Cuando se hizo obligatorio el control de horario, compraron un programa para gestionar el registro de entradas y salidas. Luego hay otro archivo Excel para las bajas o para las nóminas.

Al final, las funcionalidades de recursos humanos se ven divididas entre muchas herramientas, la mayoría poco prácticas y con riesgos de errores manuales. Como ahora existen soluciones integrales que ofrecen una respuesta más ágil, eficiente y optimizada a todas las necesidades de recursos humanos, es buena idea plantearse un cambio y pasar a un software de gestión. Valóralo.

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