La importancia de la figura de un técnico de gestión administrativa en la empresa

técnico gestión administrativaTodo el mundo tiene claro que una empresa necesita vender, lo que, generalmente, lleva a dar mucha importancia al departamento comercial, y concretamente, a los perfiles de vendedores.

Pero, en un negocio, la gestión también es un elemento fundamental, porque de su calidad depende la validez de la información para tomar decisiones, además del cumplimiento de procedimientos que protegen de muchos riesgos. Así, un técnico en gestión administrativa suele ser una gran aportación de valor para la organización. Te lo voy a explicar más en detalle.

¿Cuál es el rol de un técnico en gestión administrativa?

Un técnico en gestión administrativa es un profesional que se encarga de llevar a cabo las tareas que hacen parte de los procedimientos de gestión de una empresa. Típicamente, da apoyo a diferentes responsables administrativos, comerciales o de otras áreas de la empresa.

Algunas de las funciones más habituales para este tipo de perfil son las de auxiliar administrativo, recepcionista, administrativo comercial, responsable de atención al cliente, gestor de pagos y cobros, y otras similares. Las describiré más en detalle al final del artículo.

¿Qué tipo de persona encaja para trabajar como técnico en gestión administrativa?

El perfil ideal para este tipo de labores es una persona metódica y que presta atención a los detalles. En efecto, muchas de las labores administrativas de una empresa requieren rigor, precisión y eficacia. Hace falta ser capaz de organizar la información y la documentación, además de cumplir con los procedimientos establecidos.

Pero también se requiere algo de flexibilidad, para poder gestionar las situaciones excepcionales e inesperadas que nunca dejan de surgir en el entorno empresarial.

¿Por qué es tan importante este tipo de perfil para una empresa?

Las tareas administrativas son inevitables

La informática ha cambiado mucho nuestra forma de gestionar las tareas administrativas y las ha simplificado mucho, pero sigue siendo necesario realizarlas. En todas las áreas de la empresa, suele ser más eficiente separar el trabajo de tal forma que unas personas se encarguen de las partes administrativas, mientras otras se ocupan de vender, producir o financiar.

Una información fiable es fundamental para tomar decisiones

Una buena gestión administrativa es imprescindible para disponer de una información fiable en la empresa. Es evidente cuando hablamos de los datos financieros del negocio, reflejados en la contabilidad. Pero la información valiosa va mucho más allá. Hay muchos datos comerciales, de post venta, de personal, etc., cuya calidad está directamente relacionada con la calidad de la gestión administrativa.

Y, obviamente, solo con una información correcta se pueden tomar las decisiones adecuadas para optar a mejorar los resultados de la empresa.

Hacen faltan personas para controlar los riesgos más comunes

Una empresa convive con algunos riesgos. Los procedimientos administrativos, y las personas encargadas de llevarlos a la práctica, son las únicas protecciones que hay para evitar caer en algunos de esos peligros. Me refiero a temas como la posibilidad de un fraude, el impacto de los impagados de los clientes, los robos, la seguridad del personal y de las instalaciones en general, y muchos más aspectos similares.

El técnico en gestión administrativa es, muchas veces, el perfil necesario para que exista una verdadera separación de tareas en la organización, que permite evitar no solo los ya mencionados fraudes, sino también los errores que siempre se pueden producir.

El técnico en gestión administrativa: un perfil muy demandado

Dentro de todos los perfiles de formación profesional, el técnico en gestión administrativa es el más demandado. Los datos del SEPE muestran que, en 2021, se formalizaron más de 180 mil contratos para este tipo de titulación.

No es muy sorprendente que haya tanta demanda. No solo un perfil administrativo es necesario en prácticamente todas las empresas que superan cierto volumen de actividad, dando, por lo tanto, oportunidades de trabajo en todos los sectores de la economía. Pero también hay múltiples perfiles administrativos dentro de una misma organización empresarial.

Por ejemplo, la misma compañía puede necesitar un recepcionista, otra persona que gestione la administración comercial, y una tercera que trabaje dentro del departamento financiero para llevar los cobros.

Puestos de trabajos comunes para técnicos administrativos

Recepcionista

Es la cara más visible de la organización, además de ser su voz. La persona en el puesto se encarga de responder a las llamadas de teléfono y recibir a las visitas. Hace de nexo entre los interlocutores y el área correspondiente en la organización. Generalmente, tiene un papel administrativo y de gestor documental significativo. Se encuentran muy frecuentemente en los negocios abiertos al público.

Auxiliar administrativo

Se trata de una persona que apoya a una responsable, encargándose del cumplimiento de los procedimientos, y procesando tanto la información como la documentación que maneja la organización. Cuando la empresa es pequeña, suele tener un papel más generalista. En organizaciones más grandes, y, por lo tanto, más especializadas, el auxiliar administrativo se suele encargar de un área concreta, como personal, contabilidad o similares.

Atención al cliente

Es la persona encargada de responder a los clientes, tanto cuando se informan para contratar un servicio o comprar un producto, como si tienen problemas administrativos, técnicos o una queja sobre la empresa. El responsable de atención al cliente responde a las preguntas más habituales de los clientes, y hace de enlace con los departamentos correspondientes. Por ejemplo, si un cliente tiene un problema técnico, se encarga de asegurarse de que un experto de la empresa le va a responder y aportar una solución.

Administrativo comercial

Ayuda a los vendedores en las tareas administrativas asociadas con la actividad comercial. Se encargan de asegurarse de que los aspectos logísticos y prácticos encajan con las operaciones de venta. Eso les hace vigilar el estado de las existencias, así como las entradas y salidas de productos, además de coordinar soluciones de transporte, entre otras cosas.

Responsable de cobros o pagos

Un administrativo encargado de los pagos de la empresa comprueba que se cumplen las condiciones para efectuar el desembolso, en particular que existe la autorización correspondiente por parte del responsable dentro de la organización, y que toda la documentación está correcta. Un responsable de cobros gestiona las entradas de dinero. Identifica lo que han pagado los clientes, y persigue las facturas que están pendientes de cobro.

 

Evidentemente, puede haber muchos más puestos de trabajo en los que un técnico en gestión administrativa pueda desempeñar sus funciones. El propósito del artículo era simplemente subrayar la importancia de esos perfiles para la buena marcha de tu negocio.

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