Tener un hotel implica gestionar una variedad de aspectos logísticos que requieren un seguimiento cuidadoso. Desde las reservas hasta la limpieza de las habitaciones, pasando por el check in y el check out de los clientes, hay muchas tareas que tiene que ser optimizadas para rentabilizar el negocio. En este artículo, vamos a ver como funciona un software de gestión para hoteles, una herramienta muy útil para sacar más rentabilidad a una empresa hotelera.
La complejidad de gestión de los hoteles requiere un software especializado
Creo que cuando hayas leído el artículo tendrás muy claro que es necesario disponer de un buen software hotelero para poder gestionar un hotel de forma eficiente. Si pensabas que la actividad de un hotel es muy sencilla porque solo estás alquilando unas habitaciones, siento decirte que estás muy equivocado. Es un negocio complejo, con muchos aspectos logísticos fundamentales.
Principales aspectos estratégicos de un hotel
- Tienes que acertar en la determinación de tus precios, aprovechando las épocas de mayor demanda para aplicar tarifas más altas, mientras ofreces precios más económicos en temporada baja.
- Hace falta gestionar las reservas de los clientes, que provienen de múltiples canales y centrales de reservas. Además, es bastante habitual que haya cancelaciones o cambios. Como quieres maximizar la ocupación, necesitas un control de las reservas en tiempo real.
- Te hace falta personal para atender las llegadas y las salidas de los clientes. El horario del check in es particularmente aleatorio, puesto que los viajeros pueden tener retrasos de vuelos, trenes, o atascos antes de llegar al hotel.
- Cuando se van los clientes, tienes que ser capaz de gestionar el check out a tiempo, y optimizar la limpieza de las habitaciones. Cuentas con una plantilla limitada, y tienes poco tiempo para limpiar y ordenar todo para los siguientes clientes.
- Además, si tienes un servicio de restaurante, vas a tener que gestionar otro negocio dentro de tu empresa.
- Todo eso sin contar elementos como las reclamaciones de los clientes, responder a sus reseñas, o simplemente llevar la contabilidad y la gestión administrativa del hotel.
Con un software de gestión para hoteles optimizas tu organización
Un buen programa informático hotelero integra un motor de gestión de reservas con tu web y con los diferentes canales que te proporcionan reservas, como Tripadvisor, Booking, Airbnb, Expedia, y otras plataformas similares. Las únicas reservas manuales son aquellas que haces cuando un cliente te llama por teléfono o viene al mostrador. Todas las demás se actualizan en tiempo real. Además, puedes asignar un cupo para cada canal de reserva, y tarifas distintas en función de las temporadas y del canal.
Por supuesto, el software para hoteles también te ayuda a realizar la gestión de las pernoctaciones, tanto si son individuales como si se trata de grupos. La recepción, el check in, las tarjetas de acceso, los servicios y actividades, el check out, la facturación de elementos extras, la limpieza de las habitaciones, todo está integrado para una gestión optimizada en tiempo real.
Además, para poder seguir en directo la buena marcha del negocio, el programa te ofrece informes sobre las reservas, los precios, la facturación, la calidad de servicio, y cualquier aspecto que consideres un indicador relevante para tu negocio.
El software hotelero también tiene una parte de gestión contable, que permite registrar las ventas, las compras, presentar las declaraciones fiscales y sacar informes financieros.
Hay más opciones, pero creo que te quedas con una idea aproximada de lo que la informática te puede ofrecer.
Los programas informáticos especializados suelen ser modulables
Está claro que un hostal familiar con 10 habitaciones no tiene las mismas necesidades que un hotel restaurante con más de 100 dormitorios y múltiples servicios. Por eso, un buen software hotelero suele ser un programa modulable. Puedes contratar distintos módulos y funcionalidades de acuerdo con las necesidades de tu negocio. Así, logras una herramienta optimizada, al mejor precio.
Un software de gestión para hoteles en la nube
Desde hace unos años, todos los programas informáticos suelen evolucionar hacia versiones de cloud computing. Es decir que, en lugar de tener un software instalado en tu ordenador, trabajas en la nube. Una de las grandes ventajas es que puedes gestionar el negocio desde cualquier parte, no hace falta que estés siempre en las instalaciones del hotel.
Todavía hay ayudas para la digitalización
Si tienes un pequeño negocio hotelero, y has quedado convencido de las ventajas de tener un software especializado, no te olvides de las ayudas. Dentro del famoso Kit de digitalización, se contempla la inversión en este tipo de soluciones informáticas de gestión. Así que modernizarte te puede salir muy barato.
