¿Por qué pedir la inclusión en el Registro de Operadores Intracomunitarios?

El otro día me di cuenta que pese a estar registrado en el ROI desde hace muchos años, nunca he pensado en escribir una entrada sobre esta temática. Y creo que para muchos emprendedores autónomos y PYMES, es algo muy importante, en nuestra economía moderna donde los clientes proceden de cada vez más lejos. Por eso hoy dedicaré un artículo a hablar del maravilloso mundo del Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) para aquellos que como yo venden servicios a clientes de la UE.

¿Qué dice la legislación?

Cuando una empresa de la Unión Europea factura servicios a una empresa de otro país miembro, la transacción está exenta de IVA, pero solamente si ambas partes están inscritas en el ROI. En España, además, cuando estás registrado como operador intracomunitario, tienes que hacer una declaración (modelo 349, anual si el volumen de transacciones no es elevado) donde explicitarás exactamente cuánto facturaste a cada empresa europea. Me imagino que luego las haciendas estatales cruzaran datos para evitar el fraude.

El problema surge cuando una de las dos partes no está registrada. Si tu cliente es un particular de otro país miembro, no pasa nada, se le factura con el IVA español. Si el cliente es empresa y no está en el ROI, entonces en principio también tienes que facturar con el IVA local, aunque te aconsejo que revises el caso con tu gestor para aplicar el tipo correcto. Por eso es tan importante estar registrado, porque claro: si no lo estás y tu cliente sí, evidentemente no va a querer pagar el IVA español por algo que no es responsabilidad suya.

¿Por qué deberías pedir ya la inscripción?

Puedes usar el modelo 036 de la Agencia Tributaria para pedir la inscripción en el ROI. Pero tienes que saber que no es automático ni rápido. Hacienda tiene un plazo de tres meses para registrarte (aunque tarda menos habitualmente), y puede pedirte información adicional para que justifiques la inscripción. Eso me paso a mí. A las pocas semanas recibí un requerimiento, respondí con mis argumentos y unos días después me dieron de alta.

El tema es que si mañana te aparece una oportunidad de negocio con un cliente europeo, será mejor que ya estés dado de alta. Porque si no lo estás, el tiempo que tardes en pedir el registro será tiempo que no puedas mandar tu factura y por lo tanto normalmente no podrás cobrar. Además, no suele ser el caso pero imagina que Hacienda te deniega la inscripción. En este caso le tendrías que pedir el IVA al cliente, y es dudoso que quiera pagarlo.

Y no hace falta que trabajes para clientes de fuera de nuestras fronteras. A veces, hay empresas que operan en España pero están registradas en otros países. Si alguna vez contrataste publicidad en Google o en Facebook sabrás que tienen el domicilio fiscal en Irlanda. Si les pasa a algunos proveedores, les puede pasar a algunos clientes.

¿Cómo compruebas que tu cliente está registrado?

La Unión Europea lo pone muy fácil. Puedes consultar en la página del VIES si el número de IVA intracomunitario que te han dado es correcto y está registrado. Y simplemente introduciéndolo en Google, normalmente podrás comprobar que se trata de la empresa con quien estás en relación comercial.

Es importante revisar esos números antes de ponerte a trabajar para los clientes, porque al final del año recuerda que tendrás que hacer una declaración con los importes de transacciones por cada uno de tus clientes europeos. Y en la declaración trimestral de IVA también se menciona el importe de las operaciones exentas, así que no puedes arriesgarte a tener una información incorrecta. Porque si no tendrías que enfrentarte a la responsabilidad y a la posible multa.

No lo dudes, si piensas que vas a tener transacciones intracomunitarias, solicita ya el registro (puse un link a la página de Hacienda al principio del artículo).

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