Quizás algunos lectores sepan que durante muchos años fui business controller en una empresa internacional, por lo que el control de gestión es una materia que conozco muy bien. Y acabo de darme cuenta de que, pese a mencionarlo muchas veces, y a hablar de asuntos relacionados, como el control interno, nunca había escrito una entrada dedicada al control de gestión. Lo haré hoy. Te explicaré en qué consiste, y también cuáles son sus ventajas e inconvenientes.
Definición del control de gestión
Se podría definir el control de gestión como un proceso fundamental en la administración de una empresa y organización, que se enfoca en garantizar que se cumplan sus objetivos estratégicos y operativos. Implica la planificación, el seguimiento, la medición y la corrección de actividades y procesos, para asegurar que la empresa esté en el camino correcto hacia la consecución de sus objetivos.
¿Cuáles son los principales aspectos del control de gestión?
Entiendo que la definición anterior pueda ser un poco críptica para alguien que no esté familiarizado con la gestión empresarial. Por lo que te propongo explicar algunos de los aspectos fundamentales del control de gestión.
La planificación en el control de gestión
La idea general es definir los objetivos que la organización quiere alcanzar, y las estrategias necesarias para lograrlos.
Dentro de las herramientas más habituales del control de gestión está la definición de unos indicadores estratégicos, también conocidos como KPIs (Key Performance Indicators).
Otro elemento de la planificación es la elaboración de un presupuesto, que detalla los objetivos económicos que la empresa quiere lograr para el año siguiente. Cuando trabajaba en control de gestión, alrededor del mes de septiembre dedicaba mucho tiempo a la preparación del presupuesto del año siguiente para cada una de las empresas y para el conjunto de la organización.
Seguimiento y medición
Las referencias anteriores no tendrían ninguna utilidad si no se usaran para hacer un seguimiento constante. En la práctica, los resultados reales se comparan con el presupuesto (o los datos del ejercicio anterior) y los KPIs, y se recopila información relevante para evaluar el rendimiento actual de la organización en relación con sus objetivos.
Análisis y comparación
Una vez que se obtienen los resultados reales, se miran más en detalle esos datos para compararlos con los estándares establecidos y los objetivos previamente definidos. Esto permite identificar desviaciones y áreas de mejora.
Por ejemplo, si el gasto de un departamento es muy superior a lo que marcaba el presupuesto, hay que entrar en el detalle de la información y entender qué partida explica la variación. ¿Es un imprevisto? ¿A qué se debe? ¿Se podría haber actuado de otra forma? ¿Se pueden tomar medidas para evitar que vuelva a ocurrir?
Este tipo de análisis se hace con todos los elementos estratégicos para la empresa, con la idea de entender bien lo que está pasando y todas las causas.
La toma de decisiones en el control de gestión
Todo el análisis anterior sirve para tomar decisiones cuyo objetivo es mejorar la gestión de la empresa, su eficacia y su rentabilidad. En particular, se actúa para corregir desviaciones, optimizar procesos o ajustar la estrategia, según los casos.
Imaginemos que la empresa tuvo que registrar una provisión por riesgo de impagado, por culpa de un cliente moroso. Identificar esa incidencia es una buena oportunidad para comprobar si los procedimientos de gestión de clientes actuales son suficientes, o si hace falta incluir algunos elementos adicionales para reducir el riesgo de morosidad.
Comunicación
Como es lógico, es importante que todas las personas de la empresa conozcan los objetivos de los que son responsables y los resultados que están logrando. Por eso, la información relacionada con el control de gestión se comunica a todos los niveles de la organización, desde la alta dirección hasta los empleados de primera línea. Esto facilita que todos los miembros de la organización estén enfocados en conseguir los objetivos establecidos.
Mejora continua
El proceso del control de gestión es un ciclo sin fin, que implica una retroalimentación continua. Los resultados se utilizan para aprender de la experiencia y mejorar constantemente. Por eso, el proceso de seguimiento y ajuste es cíclico.
Por ejemplo, el presupuesto suele ser la referencia para establecer un objetivo de resultado anual. Pero se establece varios meses antes de que empiece el año. Luego, las circunstancias pueden haber cambiado, por lo que no es raro que las empresas hagan unas previsiones actualizadas, que se basan en el análisis de la información recogida hasta la fecha y de las medidas correctoras que se han tomado.
Ventajas e inconvenientes del control de gestión
Hemos visto qué es el control de gestión, y como es esencial para asegurar que una organización avance en la dirección correcta, alcance sus objetivos y se adapte a los cambios del entorno empresarial. Ayuda a mejorar la eficiencia, la eficacia y la toma de decisiones, lo que, a su vez, contribuye al éxito a largo plazo de la organización.
Pero no es una solución perfecta. Por eso, me parece importante hablar de sus ventajas e inconvenientes.
Principales ventajas del control de gestión
- El control de gestión ayuda a mejorar el rendimiento de la organización, porque permite establecer objetivos claros, medir el progreso y corregir desviaciones a medida que surgen.
- Proporciona información sólida para la toma de decisiones, lo que ayuda a la dirección a tomar medidas basadas en datos y evidencia en lugar de decisiones subjetivas.
- Facilita la mejora continua, lo que permite a la empresa aprender de sus experiencias y adaptarse a cambios en el entorno empresarial.
- Ayuda a que los empleados estén enfocados en los objetivos de la empresa, lo que puede aumentar la motivación y la productividad de la fuerza laboral.
Inconvenientes del control de gestión
- La implementación y el mantenimiento del control de gestión pueden ser costosos en términos de tiempo, dinero y recursos humanos, especialmente para las empresas más pequeñas. Incluso puede dar lugar a una excesiva burocracia que puede dificultar la agilidad y la innovación de la empresa.
- El enfoque en los indicadores y las métricas numéricas pueda llevar a una toma de decisiones impulsada por los números, en lugar de considerar aspectos más amplios, como la calidad, la innovación y la satisfacción del cliente.
- En algunos casos, el control de gestión puede dificultar la capacidad de la empresa para adaptarse con rapidez a los cambios, precisamente porque se está siguiendo unos planes y estrategias preestablecidos.
- Algunos empleados pueden confundir el control de gestión con un sistema de vigilancia de su trabajo, y desmotivarse.
Un balance positivo
De todos modos, los principales inconvenientes que he citado tienen que ver más con una mala implementación del control de gestión que con el proceso en sí. Está claro que seguir unos indicadores y tomar acciones correctivas funciona. La cuestión es dimensionar la función de control de gestión a la estructura de la empresa. El control de gestión es una disciplina que, de una forma u otra, lleva muchos siglos entre nosotros, y seguirá evolucionando en el futuro.
