Probablemente no sea la partida de gastos más importante para un negocio, pero eso no impide que se puedan conseguir ahorros significativos tomando algunas medidas concretas. Por supuesto, algunas empresas usan más suministros que otras, dependiendo del número de trabajadores, del sector y de otros factores. Por eso vamos a ver como ahorrar en material de oficina, y así aumentar los recursos disponibles para otros usos.
A veces, pequeños cambios hacen grandes ahorros
¿Sabías que, con simplemente cambiar el tipo de letra usado en sus publicaciones, un estado grande podía ahorrar cientos de millones? O quizás conocías la historia de la compañía que retiró la aceituna de las ensaladas que servía en sus aviones. El caso es que pequeños cambios pueden traducirse en ahorros significativos. Me parece que el material de oficina es un buen ejemplo de ello. Y no es tan complicado hacerlo.
Comprar a granel
Una de las características de los suministros de oficina es que suelen ser productos muy duraderos. El papel, los bolígrafos y otros artículos similares pueden conservarse en perfecto estado durante mucho tiempo. No ocurre lo mismo con los cartuchos de tinta, sin embargo.
Si compras los productos duraderos en grandes cantidades, podrás aprovechar descuentos por volumen. Así podrás reducir el coste unitario de tu material de oficina. Eso sí, te hará falta calcular muy bien tus necesidades. Tampoco quieres almacenar más de lo necesario.
Si escoges bien tu momento para comprar, podrás aprovechar las ofertas y promociones para obtener los mejores precios.
Comparar precios para ahorrar en material de oficina
Una de las grandes ventajas de Internet es que permite tener un acceso rápido a mucha información, y en particular investigar y comparar los precios de diferentes proveedores. No dudes en visitar las páginas web de portales como Kalamazoo o Carlin, entre otros. De hecho, no tienes por qué comprar todo en un único sitio. Cada proveedor puede tener precios más interesantes en alguna categoría de producto.
Negociar con proveedores
Si tienes un pequeño negocio y tus necesidades de material de oficina no son muy grandes, incluso optando por hacer unas compras anuales a granel puede que no tengas el volumen suficiente para poder negociar unas tarifas interesantes con los proveedores. Pero, en muchas empresas el consumo de suministros de oficina es significativo, y eso implica que tienes algo de margen para negociar con tus proveedores y obtener mejores precios y condiciones de pago.
Usar productos genéricos o de marca blanca
Un poco como lo que ocurre cuando compras en el supermercado, en muchos casos, los productos de marca blanca ofrecen una calidad similar a un costo menor en comparación con las marcas reconocidas. Pero tienes que analizarlo caso por caso para ver si te compensa. Lo mejor es probar, y si no estás satisfecho con la calidad de la marca blanca, siempre estarás a tiempo de volver a una marca.
Comprar cartuchos baratos para ahorrar en material de oficina
El modelo de negocio de muchas empresas de impresión es proporcionar unas máquinas relativamente baratas, para luego vender sus cartuchos, que suelen incorporar un margen de beneficio importante. Y lo cierto es que esos consumibles suelen representar una parte significativa de las compras de material de oficina. Por lo que buscar alternativas baratas es buena idea.
Básicamente, tienes dos grandes opciones. Por una parte, puedes seguir el consejo anterior, y comprar cartuchos baratos de marca blanca, en páginas como Quecartucho.es. Pero también tienes la opción de usar cartuchos reciclados, como los que vende Ecoprint10.
Intentar tener impresiones y copias eficientes
Si quieres ahorrar en papel y en tinta, una buena solución es configurar las impresoras y las copiadoras para imprimir a doble cara y en blanco y negro, siempre que sea posible. También es recomendable que vayas promoviendo en tu empresa la reducción de impresiones innecesarias.
Otra solución muy ahorrativa es usar impresoras en red en lugar de que cada uno tenga su propio dispositivo. No solo ahorrarás en la inversión inicial. Por una parte, el hecho de tener que levantarse para ir a buscar un documento impreso hará que muchas personas se lo piensen antes de darle al botón de impresión. Y, por otra, cuando hay menos impresoras, se aprovechan mejor y es menos probable que los cartuchos y toners se sequen.
Control de inventario
Al material de oficina muchas veces se le llama pequeños suministros. Detrás de ese nombre está la idea de algo sin mucha importancia, y que, a menudo, se compra sin una verdadera planificación. Eso puede llevar a una gestión ineficiente. Por eso, no es mala idea llevar un control de inventario más estricto, para evitar compras innecesarias y desperdicios. Hasta podría ser útil aprovechar un sistema de gestión de inventario.
Digitalización de los procesos para ahorrar en material de oficina
Lo cierto es que la tecnología actual hace que se pueda prescindir del papel y de las impresiones en muchos casos. En particular hay dos aspectos que puedes aprovechar:
- Puedes usar soluciones de firma electrónica, que te permitirán reducir la necesidad de imprimir y escanear documentos.
- También puedes acostumbrarte a generar y almacenar tus documentos de forma digital en lugar de imprimirlos. Puedes usar soluciones de gestión documental para facilitar el acceso a la información.
En muchos negocios, la impresión de las facturas puede representar un consumo de papel y tinta muy significativo. Si no lo has hecho ya, procura pasar a la factura electrónica.
Reutilizar y reciclar
La preocupación por el medio ambiente es cada vez mayor en la conciencia colectiva. Es un objetivo que también permite ahorrar. Así que puedes fomentar la reutilización de algunos elementos, como carpetas, archivadores, clips, etc. También puedes incentivar el reciclaje del papel y cartón.
Compartir suministros
Ahora que la mayoría de las personas usan principalmente herramientas digitales, probablemente ha llegado el momento de racionalizar el uso de algunos materiales de oficina. De allí que se pueda fomentar el uso compartido de materiales, como bolígrafos, lápices, tijeras, etc., para evitar gastos duplicados. Es cierto que el ahorro no será muy grande, pero también es una forma de evitar desperdiciar recursos.
Formación y procedimientos
Es recomendable establecer políticas claras de gasto para el material de oficina. De esa manera, los empleados serán más conscientes de cómo y cuándo pueden solicitar los suministros. Al mismo tiempo, es importante incluir formación, es decir educar a tus empleados sobre la importancia del ahorro de material de oficina, y la reducción de residuos.
Seguimiento del gasto
Finalmente, y como ya hemos visto muchas veces en el blog, una de las herramientas más eficaces para reducir un gasto es simplemente hacer un seguimiento. Puedes tener un indicador dedicado. Si vas midiendo el gasto en pequeños suministros, te darás cuenta de las variaciones y tomarás acciones correctivas cuando sea necesario.
¿Se te ocurre alguna otra forma de ahorrar en material de oficina? No dudes en compartirla en la sección de comentarios.
