La contabilidad sirve para muchas cosas, que a veces parecen muy alejadas de la realidad de la empresa, desde el punto de vista de algunas personas. Pero la verdad es que es una gran herramienta. De hecho es muy recomendable que cualquier emprendedor tenga un conocimiento básico de esa materia. No hace falta ser experto, pero es útil formarse para entender la lógica contable. De momento, si te estabas preguntando para qué sirve la contabilidad, te voy a dar algunas respuestas y explicaciones.
1º- Una obligación legal
La importancia de la fiscalidad
No nos engañemos. En la actualidad el primer propósito de la contabilidad es pagar impuestos. El Estado dicta unas normas para registrar los ingresos y los gastos con el propósito de que todas las empresas paguen los distintos impuestos asociados con la actividad económica. Para eso necesita unas referencias comunes y que todo el mundo trabaje de la misma forma.
Por eso existe un plan general contable, que define en detalle cada cuenta contable y para que sirve. También hay todo un sistema de normas para definir gastos deducibles y no deducibles, periodos de amortización para las inversiones, y mucho más. Es un lenguaje común entre todos los financieros. Y no para de evolucionar en función de nuevas leyes nacionales o del ámbito internacional. Desde hace unos años, los sistemas contables de los países de la Unión Europea se han ido armonizando, para tener referencias comunes.
Los principales principios contables
- El principio de empresa en funcionamiento. Se toman las decisiones contables asumiendo que el negocio de la empresa va a seguir en el futuro.
- El principio de devengo. Las transacciones económicas se registran cuando se producen, no cuando se cobran (o pagan). Si vendo un producto, tengo la obligación de contabilizar la factura en esa fecha, incluso si luego voy a cobrarla semanas después.
- El principio de uniformidad. Las normas contables dejan margen para tomar un criterio u otro para contabilizar algunas cosas. Pero obligan a mantener el mismo criterio en el tiempo, para tener una visión coherente de las cuentas.
- El principio de prudencia. En caso de incertidumbre, debe imperar la prudencia. Eso implica anticipar algunas pérdidas probables mediante provisiones y no registrar beneficios futuros hasta que no se concreten. Eso sí, tampoco se puede exagerar y bajar excesivamente los resultados.
- El principio de no compensación. Salvo casos muy contados (y autorizados por la normativa), no se pueden compensar partidas de activo con partidas de pasivo, ni ingresos con gastos. Cada movimiento se registra independientemente.
- El último principio es del de importancia relativa. Básicamente, dice que si el impacto de aplicar alguno de los principios anteriores no iba a cambiar significativamente los resultados, no hay obligación de aplicarlo.
Y finalmente, aunque no sea un principio contable, el propósito de toda esa normativa es que la contabilidad refleje una imagen fiel de la situación financiera de la empresa, de su patrimonio y de sus resultados.
2º- Una herramienta de control y seguimiento
Pero aunque el legislador no nos obligase a llevar una contabilidad, esta sería muy necesaria. Al fin y al cabo los accionistas de una compañía tienen muchísimo interés en saber lo que está pasando en su empresa. El formato estandardizado de la contabilidad les ofrece una herramienta de control que además se puede comparar con otras sociedades y sectores.
Es cierto que el formato de la contabilidad obligatoria, al ser diseñado los impuestos que debe pagar una empresa, no siempre es ideal para un buen control de gestión, pero para eso se han desarrollado herramientas como la contabilidad analítica, que permite estudiar los datos bajo ángulos de gestión. De esa forma, se puede seguir la evolución de resultados por productos, departamentos, divisiones, y tomar medidas correctivas para mejorar la rentabilidad si fuera necesario.
3º- ¿En qué consiste?
En este artículo, y para no asustar a los lectores no financieros, voy a ir a lo más básico. Me basaré en los dos elementos fundamentales de la contabilidad: la cuenta de resultados y el balance.
- La cuenta de resultados permite registrar los ingresos (principalmente las ventas) y los gastos que conlleva la actividad del negocio. Esto permite conocer la rentabilidad de la empresa (beneficios o pérdidas). Si los ingresos superan los gastos, se gana dinero, y si ocurre lo contrario, el negocio es deficitario.
- El balance permite registrar el patrimonio de la compañía. Se divide en el activo (como empleamos el dinero) y en el pasivo (de donde sacamos el dinero). Por ejemplo, en el pasivo tendremos el capital (el dinero que debemos a los accionistas), los créditos que debemos a los bancos, los saldos con los proveedores, etc. En el activo tendremos cosas como las existencias o los saldos con los clientes. Conocer la evolución del balance de la empresa permite optimizar su financiación y evitar tensiones de tesorería, entre otras cosas.
4º- ¿Cómo utilizar la contabilidad?
La cuenta de resultados nos permite sacar mucha información relevante sobre la rentabilidad de la empresa. Por ejemplo, podemos seguir ratios de márgenes sobre ventas, de gastos fijos sobre ventas y compararnos con otras empresas. Podríamos llegar a la conclusión que tenemos una estructura demasiado pesada o que somos muy eficientes.
El balance nos ayuda a entender nuestra situación patrimonial. Por ejemplo, podemos ver si la empresa tiene mucha tesorería y casi no tiene deudas o si al revés estamos tan endeudados que cualquier pequeña bajada en nuestra actividad comercial nos llevaría al concurso de acreedores.
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Mi objetivo era responder de una forma sencilla a la pregunta “¿para qué sirve la contabilidad?” Es muy difícil hablar de un tema tan amplio en un solo artículo. Sin embargo, me parece importante que un emprendedor tenga al menos unas pocas ideas claras sobre la contabilidad. Es la herramienta que le permite entender los resultados financieros de su empresa, es decir un dato fundamental para la toma de decisiones de gestión.
Así que no lo dudes y fórmate con algún curso de contabilidad básica. Una vez que entiendes el concepto de registro en partida doble (debe/haber), y dos o tres cosas más, entonces ya tienes suficiente para poder leer informes y tomar decisiones.
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