Como optimizar y simplificar la gestión de tu empresa

gestión de una empresaEmprender no es un proceso sencillo. Los proyectos empresariales tienen muchas vertientes, y es normal encontrarse con algunas dificultades, especialmente en el inicio, por desconocimiento. Por eso viene bien entender los elementos más importantes de la gestión de empresa, para ver como se pueden optimizar y simplificar algunos procesos. El objetivo, por supuesto, es reducir costes y aprovechar mejor los recursos, incluido el tiempo.

¿En qué consiste la gestión de empresa?

Un negocio es mucho más que vender un producto o servicio a los clientes. Para que una empresa funcione correctamente, sea rentable y cumpla con sus obligaciones legales y fiscales, es necesario cuidar un gran número de materias como:

  • Marketing y ventas
  • Compras
  • Recursos Humanos
  • Contabilidad y administración
  • Obligaciones fiscales y legales
  • Control Interno
  • Informática
  • Calidad
  • Planificación estratégica
  • Gestión de proyectos

La gestión empresarial consiste en optimizar todas esas áreas de tal forma a que se puedan maximizar los beneficios del negocio a corto y largo plazo.

Arrancar un negocio es complejo

Después de ver la gran diversidad de elementos sobre los cuales el emprendedor tiene que decidir para gestionar correctamente su empresa, es más fácil entender porque arrancar un negocio es complejo.

A menudo, los emprendedores tienen muy claro los aspectos más fundamentales de su negocio, pero no se han dado cuenta de lo que implican otras cosas que son necesarias al buen funcionamiento de la empresa.

Lo típico es tener claro el producto, el mercado, los costes de producción, y aspectos similares, pero no haber estimado correctamente la carga de trabajo administrativo, o desconocer obligaciones legales. Frecuentemente, también se olvidan aspectos como el control de gestión.

Por eso, es importante plantear soluciones desde el principio, para simplificar y optimizar la gestión empresarial.

Soluciones prácticas para simplificar la gestión de empresa

Usar un programa integral de gestión de empresa

Cuando se habla de gestión empresarial, lo primero que le viene a la mente de muchas personas es el tema administrativo, tanto contable como comercial. Y, lo cierto es que viene muy bien poder contar con un buen programa de gestión, que te permita llevar desde la facturación hasta la gestión de existencias pasando por todos los procesos de venta. En otras palabras, lo que se conoce como un ERP. Si además el software te permite la gestión de clientes y prospectos (CRM) entonces ahorras mucho tiempo en tareas administrativas, además de tener un mayor control sobre tu negocio.

Apoyarse en profesionales externos

La tentación de muchos emprendedores al iniciar sus negocios es querer hacerlo todo por su cuenta, porque piensan que así van a ahorrar costes. En realidad, muchas veces la mejor forma de ahorrar es precisamente lo contrario contratar a profesionales externos expertos en lo que hacen.

¿Por qué? Simplemente porque es mucho más interesante económicamente que dediques tu tiempo a las tareas que te permiten hacer crecer tu negocio, tu facturación y tu negocio, mientras confías otras cosas importantes, pero menos estratégicas, a personas especializadas.

Y hablamos de materias tan diferentes como tus declaraciones trimestrales, que puedes confiar a una gestoría, como la limpieza de tu local, que puedes encargar a una empresa.

Establecer indicadores de seguimiento

Si quieres simplificar y optimizar la gestión de tu empresa, necesitas saber primero como le está yendo a tu negocio. Y para eso, necesitas indicadores de seguimiento, como te expliqué en un artículo anterior.

Al fijar indicadores relevantes, puedes ver las variaciones entre tus objetivos y los resultados reales, analizarlas y tomar medidas rápidamente. Así se identifican incrementos de gastos, bajadas de márgenes y otros elementos que merman la rentabilidad. Después de investigar la causa, se toman medidas correctivas, que generalmente ayudan a tener una empresa más eficiente y más rentable.

Usar herramientas informáticas cada vez que sea posible

Te habrás dado cuenta como en este artículo, muchas de las recomendaciones que he listado tienen que ver con automatizar algunas funciones. Y es que optimizar muchas veces consiste en eliminar tareas manuales repetitivas que consumen mucho tiempo, y sustituirlas por soluciones automáticas. La informática suele ser una gran herramienta para ello.

La puedes usar para programar tus publicaciones en redes sociales, para planificar un proyecto gracias a un programa especializado, para el control de horarios de tus empleados, y muchísimas más cosas. La verdad es que hay muchas soluciones para negocios, y deberías averiguarlas.

Automatizar los cobros a clientes

Uno de los grandes quebraderos de cabeza en la gestión de una empresa son los cobros. Por una parte, tienes la carga administrativa de tener que tramitar pagos en efectivo, tarjetas, pagarés, transferencias y otros. Y, por otra parte, tienes el problema de los impagos, que implica mucho trabajo para hacer recordatorios, hablar con los clientes, negociar un posible litigio, contratar a un abogado, presentar un procedimiento monitorio y hasta tener que ir a juicio.

Por eso, automatizar los cobros a clientes mediante giros es una de las formas más prácticas de simplificar la gestión de tu negocio o empresa. Está claro que, de vez en cuando, tendrás algún recibo devuelto, pero es un inconveniente menor comparado con el ahorro de gestión y trámites que se produce sobre el conjunto de los clientes.

Diseñar tu proyecto con un modelo de negocio de suscripción es una buena forma de aprovechar la automatización de cobros. Además, generalmente en esos sistemas el cobro se hace antes del servicio, por lo que permite disfrutar de una mayor liquidez.

 

Lo ves, tienes muchas formas de optimizar y simplificar la gestión de tu empresa. Es un tema que tienes que tomar muy en cuenta cuando estés en la fase de planificación. Y, por supuesto, regularmente una vez que hayas lanzado tu proyecto. Tienes mucho que ganar.

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