La gestión de proyectos es un elemento fundamental en muchas empresas. En un entorno cada vez más complejo, es cada vez más necesario poder contar con herramientas informáticas que permitan una buena planificación y el seguimiento de las tareas claves. En este artículo, te voy a hablar de una de las opciones a tu disposición para poder pilotar un proyecto, el software de Microsoft Project.
Planifica tus proyectos
Hoy en día, todavía es habitual ver como organizaciones pequeñas y medianas siguen optando por una gestión informal en muchos aspectos. Lo basan todo en el sentido común y la intuición, pero la verdad es que incluso en proyectos pequeños, esa forma de llevar las cosas es muy ineficiente.
La planificación permite un análisis mucho más exhaustivo de las tareas necesarias al buen desarrollo de un proyecto. Se establecen duraciones, fechas, responsables, relaciones entre las tareas y mucho más. Disponer de un plan bien definido permite seguir el avance, identificar puntos de bloqueo, y resolver problemas de una manera mucho más productiva.
No importa si tu proyecto es la apertura de un negocio, una inversión importante, la reorganización de tus equipos humanos o un cambio de sistema informático. Necesitas planificarlo correctamente si quieres conseguir los resultados en el mejor plazo y con las mejores garantías.
La aportación de la informática
Herramientas con historia
Hace más de un siglo que se conocen herramientas para visualizar y seguir proyectos. En Occidente, el ingeniero mecánico Henry Gantt popularizo el diagrama que lleva su nombre, y que permite exponer el tiempo de dedicación previsto para determinadas tareas. Más adelante, se mejoró la herramienta con la inclusión de dependencias entre las tareas, lo que permite identificar el camino crítico del proyecto.
En efecto, si algunas tareas se pueden realizar en paralelo, en la mayoría de los casos existen relaciones de dependencias entre actividades que impiden que se hagan a la vez. Para poder avanzar en la tarea B, suele ser necesario haber terminado la A, mientras quizás la C no dependa de ninguna otra, pero la D solo se pueda hacer si B y C se han completado.
La evolución informática
Como puedes imaginar, un proyecto es algo que evoluciona con el tiempo. A medida que se va avanzado en algunas tareas, se encuentran nuevas dificultades, a la vez que actividades que se pensaban más complejas se ven simplificadas por una idea innovadora.
Llevar este tipo de seguimiento en papel, o incluso en una hoja de cálculo, no es nada práctico, especialmente cuando hay un gran número de tareas interrelacionadas entre sí.
Por eso aparecieron software especializados. El caso quizás más famoso es el de Microsoft, que se lanzó por primera vez en 1984, y se ha convertido en el programa de referencia. Para introducir este software en tu organización, una buena opción es contar con la ayuda de una consultora informática. Por ejemplo, una empresa como Caltico hace implementaciones de Microsoft Project Professional, una herramienta potente que necesita un mínimo de saber hacer para ser aprovechada en todo su potencial.
Lo que aporta la informática
La ventaja de un software especializado es que todo está diseñado entorno a las tareas. Puedes establecer fácilmente cada actividad, un tiempo de realización, la relación con otras, la prioridad que tiene, las personas responsables, y mucho más. Por supuesto puedes indicar el grado de cumplimiento de cada tarea, y sacar una situación del avance del proyecto en cada momento. Cada modificación se actualiza inmediatamente. Es muy ágil y flexible. Permite aprovechar mejor los tiempos y los recursos.
¿Cuándo usar un programa de este tipo?
Situaciones favorables al uso de la herramienta
La verdad es que software de gestión de proyectos como Microsoft Project funcionan en muchas situaciones. Su uso más óptimo probablemente sea cuando se trata de un proyecto con muchas tareas y muchas personas involucradas, pero también se puede usar en otras situaciones.
- Para empresario individuales que quieren seguir proyectos con tareas múltiples.
- Para organizaciones que tienen un plan de trabajo que involucra a muchas personas, aunque no haya muchas tareas.
Ejemplos concretos de uso
- La implantación de un nuevo programa informático en una empresa.
- Un emprendedor que lanza su proyecto empresarial y quiere seguir paso a paso todas las tareas.
- El lanzamiento de un nuevo producto para una empresa del sector alimentario.
- La apertura de un nuevo punto de venta en una empresa de distribución.
- Un cambio profundo de organización empresarial en una PYME.
El caso es que es una herramienta excelente para el seguimiento y la planificación, y cualquier persona que haya trabajado en gestión de proyectos puede atestiguar que un software dedicado y bien utilizado permite agilizar muchísimo el avance. Al final, eso implica más eficiencia, menores costes, y más beneficios.