Las áreas funcionales de una empresa, una cuestión de organización

áreas funcionales de una empresaLas empresas son organizaciones complejas que tienen que realizar tareas muy diversas. A medida que va creciendo el negocio, se hace cada vez más necesario identificar las funciones más importantes y organizar la estructura en consecuencia. Por eso, hoy vamos a ver las principales áreas funcionales de una empresa, que pueden variar según la actividad de cada negocio.

¿Por qué es importante conocer las áreas funcionales de la empresa?

En mi opinión, el principal interés de familiarizarse con las funciones básicas de una empresa es poder contar con personal cualificado. Por ejemplo, en tu negocio puedes tener a un empleado muy apto en su trabajo, y según tus necesidades podrías ayudarle a que siga un Ciclo Superior de Marketing y Publicidad, o de Administración y Finanzas, cursando FP a distancia en Linkia u otro tipo de formación que consideres conveniente.

El tema es que, sí no identificas bien cuales son las funciones más importantes, entonces no podrás diseñar correctamente el contenido de los puestos de trabajo, y, por lo tanto, tampoco saber correctamente los perfiles que necesitas para cubrir esos puestos.

¿Cuáles son las áreas funcionales más importantes de una empresa?

La función de dirección

Todos los negocios, por muy pequeños que sean, necesitan liderazgo. Cuando eres autónomo, esa función la desarrollas tú mismo, además de muchas otras que detallaremos luego. En organizaciones de mayor tamaño, existe una jerarquía que acaba en un empresario, que va dictando las grandes líneas estratégicas del negocio, y tomando las decisiones más importantes. Por supuesto, para ello se apoya en el resto de áreas funcionales de la empresa.

La función de administración

Muchas tareas en un negocio son administrativas. Hablamos de temas como mantener un expediente de cada cliente, facturar las ventas, cobrar, llevar la contabilidad, gestionar las nóminas, pagar los impuestos, o hacer diferentes tipos de seguimientos e informes.

En negocios pequeños, algunas de esas tareas se subcontratan. Por ejemplo, es muy habitual que la presentación de declaraciones trimestrales de un autónomo la haga una gestoría, igual que la elaboración de las nóminas de una pequeña empresa. Pero otras son tan específicas y necesarias para el día a día que se tienen que llevar internamente.

Es una función que requiere un perfil de profesionales metódicos y organizados, que prestan atención a los detalles y siguen las normas, siempre con un mínimo de flexibilidad para poder entender algunas necesidades del negocio.

La función de marketing y ventas

Cualquiera que tiene un negocio sabe que las ventas no se producen milagrosamente sin hacer nada, por mucho que tengas un producto o servicio genial. Siempre es necesario hacer un esfuerzo de ventas, y muchas veces es imprescindible contar con el apoyo del marketing y de la publicidad.

  • En un negocio tradicional, tienes vendedores que hacen prospección de clientes, organizan visitas, explican los argumentos comerciales, y cierran ventas. También tienes un departamento de marketing que organiza campañas, promociones, y, cuando es necesario, usa la publicidad.
  • En los negocios online, el marketing y las ventas también son unas de las áreas funcionales más importantes para la empresa. Porque, cuando estás construyendo tu estrategia de contenidos para mejorar tu posicionamiento web, ¿Qué crees que estás haciendo? Sí, eso también es marketing, online concretamente. Y cuando optimizas tu web para aumentar el ratio de conversión, en realidad empleas técnicas de ventas.

La función de producción

Para vender, necesitas tener un servicio o un producto. Y allí interviene otras de las grandes funciones básicas de una empresa: la producción. Y no hablamos únicamente de empresas industriales, que fabrican cosas. También vale para servicios, y, en menor medida, para actividades de distribución.

Si eres abogado y vendiste una redacción de contrato, la parte de producción es cuando te tienes que poner a redactar el documento y hacerlo lo mejor posible. Si tienes una tienda, se puede considerar que todo lo que haces para tener el producto disponible para tus clientes es tu parte de producción, aunque mucho de eso tenga que ver con funciones como compras o logística, que citaré a continuación.

La función de compras

Su importancia varía mucho según el negocio. Si lo que vendes es tu conocimiento, prácticamente no tienes gastos, y que pagues un poco más o menos por tu ordenador, tus suministros, e incluso el alquiler de tu oficina no va a suponer una diferencia enorme en los beneficios de tu empresa. Es algo que tienes que tomar en cuenta, pero no es tan estratégico.

Sin embargo, en un negocio de distribución, o de compraventas, o en el sector industrial, tu habilidad para conseguir la mejor relación calidad precio para tus aprovisionamientos es clave para la viabilidad de tu negocio. En ese tipo de actividades, la función de compras es fundamental.

La función logística

Es algo parecido a lo anterior. Si tienes un negocio en los cuales el almacenaje y el transporte son muy importantes, entonces la función logística se convierte en algo muy estratégico. Optimizar el coste del transporte y almacenaje no es algo tan trivial. Requiere de profesionales especializados que usan sus conocimientos y programas informáticos avanzados.

La función de recursos humanos

Se puede discutir sobre si las tareas de recursos humanos se pueden considerar como parte de la función administrativa. En mi opinión, y ya que estamos hablando de capital humano, creo que se merece un párrafo independiente. Una buena gestión de equipos es algo crucial para cualquier empresa. Tiene que ver con identificar los mejores perfiles para cada puesto de trabajo, motivar a la gente, aprovechar el talento, y tener una verdadera estrategia de carrera para las personas.

Normalmente, tener un departamento de recursos humanos estructurado es algo que solamente grandes organizaciones pueden permitirse. Pero, incluso sin tener un departamento dedicado, es una función que tiene que desempeñarse correctamente, aunque lo haga un empresario autónomo con sus dos o tres empleados.

La función informática

La informática está tan presente en nuestras vidas que a veces nos olvidamos de su importancia. Hasta que nos quedamos cinco minutos sin Internet y nos parece que se ha acabado el mundo. Bromas aparte, es una función fundamental. Cada negocio, por pequeño que sea, usa algún programa de facturación, tiene una página web, y aprovecha diversos programas y dispositivos.

Con el auge de servicios en la nube, suele haber menos necesidad de un departamento de informática propio. Sin embargo, siempre es necesario contar con personal capacitado para poder resolver incidencias del día a día.

Las áreas funcionales de la empresa y el organigrama

Hace unos meses publiqué en el blog un artículo bastante detallado sobre el organigrama de una empresa, y lo cierto es que es una temática muy relacionada con las áreas funcionales.

En el post explicaba como algunas empresas optan por una organización centralizada, basada en las principales funciones que acabo de listar. Otras, en cambio, se organizan de forma descentralizada, por unidades de negocio, cada una de las mismas teniendo sus propias funciones de administración, ventas y demás. Finalmente, hay organizaciones mixtas, en forma de matriz, en las cuales el negocio está organizado por unidades, pero hay departamentos en común que dan apoyo para temas como las finanzas, la informática o los recursos humanos.

Lo cierto es que la reflexión sobre las áreas funcionales de la empresa tiene que llevar a tomar decisiones de organización. Una vez que conoces las principales funciones, has diseñado los puestos de trabajo y preparado un organigrama, ya puedes tener claro que estás cubriendo todos los aspectos fundamentales de tu empresa, con personas cualificadas.

Por supuesto, no tiene que verse como algo fijo e inamovible. Los negocios necesitan flexibilidad, y la actividad evoluciona cada día. Pero es una reflexión importante para un empresario.

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