La elección del sistema ERP ajustado a las necesidades de tu negocio es una decisión crucial que puede tener un impacto significativo en tu productividad, eficiencia y éxito a largo plazo. Con tantas opciones disponibles en el mercado, es recomendable que tomes una decisión informada, considerando varios factores clave. En este artículo, te voy a proponer una guía para ayudarte a elegir el ERP más adecuado para tu empresa. Desde la evaluación de tus necesidades hasta la consideración de aspectos técnicos y funcionales, aquí encontrarás los pasos y consejos para tomar una decisión acertada.
¿Qué es un ERP y para qué sirve?
Quizás te estés preguntando qué es un sistema ERP, y por eso creo que es útil explicarlo antes de entrar más en detalle en el artículo. Se trata de un sistema integrado de gestión empresarial, o Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés. Este tipo de software moderno ayuda a las organizaciones a administrar eficientemente sus recursos y procesos. Combina diferentes módulos y funcionalidades para abarcar áreas clave como finanzas, contabilidad, recursos humanos, compras, gestión de inventarios, producción y ventas, principalmente.
Permite centralizar y automatizar datos y operaciones, brindando una visión completa y en tiempo real de la empresa. Proporciona herramientas para planificar, coordinar y controlar actividades, mejorando la toma de decisiones y optimizando la eficiencia. Además, facilita la comunicación y la colaboración entre los diferentes departamentos y equipos de la organización. Todo eso permite mejorar la productividad y la eficiencia de la empresa.
Como elegir el ERP para tu empresa
Evalúa las necesidades específicas de tu empresa
Siempre que vayas a elegir cualquier herramienta, lo primero que tienes que saber es con qué utilidad la vas a usar, en otras palabras, antes de seleccionar un ERP, tienes que identificar las necesidades específicas de tu empresa.
Para ello vas a necesitar analizar los procesos empresariales clave que deseas gestionar con el ERP. Me refiero a funciones como contabilidad, finanzas, gestión de stocks, compras, ventas, recursos humanos, producción, etc. Te va a tocar identificar los desafíos y problemas actuales que enfrenta tu empresa y definir los objetivos que deseas lograr con la implementación de la herramienta. Este trabajo previo te ayudará a identificar las funcionalidades y características esenciales que debes buscar en un sistema ERP.
Define un presupuesto
En el mercado hay una gran variedad de sistemas, pero no todos suponen el mismo desembolso. En algunos casos, la implementación y el mantenimiento de un ERP puede suponer un presupuesto muy significativo, pero también hay soluciones mucho más económicas. Tendrás que identificar las herramientas que se ajusten a tus necesidades financieras.
No solo tienes que tomar en cuenta los costes iniciales de adquisición e implementación. Hace falta que prestes atención a los gastos recurrentes de mantenimiento, soporte y actualizaciones. Asegúrate de considerar los costes tanto directos como indirectos asociados con la implementación del ERP.
Por otra parte, para tener una fotografía completa del impacto económico, es recomendable que procures evaluar los posibles beneficios y ahorros que puedes obtener con la implementación del ERP, como la reducción de gastos operativos, la mejora de la eficiencia y la optimización de los recursos.
Investiga y evalúa diferentes proveedores y soluciones ERP
Ahora que sabes cuanto puedes gastarte y cuanto ahorro puedes esperar con la instalación de la solución, el siguiente paso es realizar una investigación exhaustiva sobre los proveedores y soluciones ERP disponibles en el mercado.
¿Qué factores tienes que tomar en cuenta? Son muchas las variables que deberían pesar. Lo primero, sin embargo, es examinar las funcionalidades ofrecidas por cada solución y verificar si se ajustan a tus necesidades específicas. A parte de eso, es importante que evalúes la escalabilidad y flexibilidad del ERP para asegurarte de que pueda crecer y adaptarse a medida que tu empresa evolucione. Todo eso tomando en cuenta los costes que ya mencionamos antes.
Pero también tienes que considerar otros factores, como la reputación y experiencia del proveedor de la herramienta, la trayectoria de implementación, la base de clientes, las referencias y los testimonios.
Valora la usabilidad y la facilidad de integración
Si quieres que todas las personas de tu organización aprovechen todas las posibilidades de la herramienta, tienes que fijarte mucho en la usabilidad del sistema. Eso significa que tendrás que valorar la interfaz de usuario, la navegación, la flexibilidad de personalización, y, en general, si se trata de un sistema intuitivo.
Por otra parte, y puesto que seguramente usas otros softwares importantes en tu empresa, tienes que mirar de qué manera el ERP se puede integrar con esos otros sistemas y herramientas. Me refiero a programas como el CRM, el software de contabilidad, herramientas de gestión de proyectos, entre muchas posibilidades. La integración fluida de los sistemas existentes es esencial para evitar la duplicación de datos y para optimizar la eficiencia operativa. Ten en cuenta que el ERP que elijas quizás tenga funcionalidades que puedan sustituir completamente alguno de los otros sistemas que estabas usando hasta ahora.
Aprovecha las demostraciones y las pruebas
Antes de tomar una decisión final, asegúrate de pedir demostraciones y pruebas de los sistemas ERP que estás valorando adquirir. Esto te ayudará a tener una primera experiencia práctica con la solución y evaluar su adecuación a tus necesidades.
Durante estas demostraciones, procura verificar cómo el sistema aborda los desafíos específicos que habías identificado, y si cumple con tus expectativas en términos de funcionalidad, rendimiento y facilidad de uso. Aprovecha esta oportunidad para hacer preguntas, obtener aclaraciones y solicitar referencias de clientes que ya estén utilizando el ERP.
Escoge una consultora de garantía
Antes hablaba de la reputación de la empresa que proporciona el software, pero lo cierto es que, en muchos casos, la empresa que te instala el ERP es distinta de la que lo diseña. Generalmente, esas consultoras han sido autorizadas por la marca del software, pero es posible que algunas tengan mejores referencias que otras, además de cobrar honorarios distintos. Por eso, analiza el mercado y selecciona la consultora informática que crees que mejor responderá a las necesidades de tu negocio.
Seguir cada uno de esos pasos requiere bastante trabajo de análisis e investigación, pero me parece una inversión de tiempo muy necesaria para elegir la solución ERP más adecuada para tu empresa.