Ahora que llevamos unos meses en los que los desplazamientos han vuelto a la normalidad, me ha parecido un buen momento para comentar algunas consideraciones sobre los viajes empresariales, también conocidos como viajes de negocio. En un entorno de inflación, es interesante reflexionar sobre la utilidad de los desplazamientos, además de repasar herramientas y criterios de decisión.
Los viajes empresariales son inversiones potencialmente muy rentables
Considerar un viaje de negocio como un simple coste es el mismo error que plantear que el presupuesto de marketing es un gasto. En ambos casos, cuando se hacen de manera inteligente, son inversiones que permiten generar mayores ingresos y beneficios.
Si un comercial va a visitar personalmente a un posible comprador, tiene la oportunidad de explicarse con más detalle y crear un vínculo de confianza difícil de reproducir en formatos online. De la misma manera, un auditor interno que se desplaza in situ tiene acceso a las personas y a la información de primera mano, lo que le ayudará a detectar un eventual riesgo, ahorrando potencialmente mucho dinero a la empresa.
Cada viaje debe tener su justificación empresarial
Si descartar cualquier viaje de negocio por motivo del coste es un error, también sería una equivocación plantear desplazamientos que no tengan una justificación muy clara. Hoy por hoy las herramientas de comunicación permiten evitar muchas reuniones y viajes. Con el auge de los precios de la energía, con mayor motivo. Sin contar que un desplazamiento suele implicar también menos tiempo efectivo de trabajo para las personas involucradas.
La razón por viajar puede ser evidente en el caso de cerrar una posible venta o acudir a una feria sectorial estratégica para la empresa. Pero también hay casos en los cuáles el desplazamiento se justifica por la necesidad de tejer relaciones interpersonales a largo plazo, que quizás no se reflejen inmediatamente en los resultados de la compañía.
Validar la necesidad de cada viaje es una tarea subjetiva, pero imprescindible, y que cada empresa tiene que hacer en función de sus propios objetivos.
La gestión de los viajes empresariales no tiene por qué ser complicada
Los desplazamientos profesionales pueden caer en dos excesos. Si la empresa pone en marcha un sistema excesivamente controlador, las tareas administrativas se multiplican, se pierde mucho tiempo y algunas oportunidades de negocio se desvanecen. En ausencia de un sistema de control, las partidas de gastos de viajes de negocio pueden aumentar de forma muy sustancial, sin que eso se refleje en beneficios económicos para la empresa.
Pero la gestión de viajes se puede optimizar, con una herramienta adecuada. En concreto, en lugar de dejar que cada persona compre viajes por su cuenta, o de crear un departamento específico para gestionar los desplazamientos, es posible acceder a herramientas integradas modernas. Hay soluciones de software que permiten integrar la política de viaje de la empresa con la posibilidad de que cada empleado compre su billete mediante la plataforma. Incluyen sistemas digitales de aprobación, y también permiten sacar informes de seguimiento.
¿Quién tiene que viajar?
Otra consideración importante cada vez que se toma la decisión de efectuar un viaje empresarial es determinar quiénes son las personas que necesitan ir. Al igual que en las reuniones es frecuente que acudan más trabajadores que los realmente necesarios, cuando se trata de desplazamientos profesionales hay que tener cuidado en no mandar más personas que las necesarias.
¿Clase turista o preferente?
Los dos principales modos de transporte para viajes de largo recorrido, el tren y el avión, diferencian dos tipos de servicios. En clase turista, o economy, suele haber menos espacio, y el servicio de atención es menor. Los asientos de la clase preferente, o business, son más cómodos, sin contar una mayor atención por parte del personal. Como todos los viajeros llegan al mismo tiempo a su destino, todo se resume en determinar el nivel de comodidad ofrecido a los empleados.
Generalmente las empresas optan por varias estrategias. Una es ofrecer mejores condiciones a los ejecutivos de alto nivel, que suelen viajar en business o preferente, mientras otros empleados van en turista. Otra es asociar el nivel de comodidad con la distancia. A mayor tiempo de viaje, más comodidad. Así, un trabajador viajará en turista para un vuelo Madrid Sevilla, pero lo hará en clase business para ir de Madrid a Canarias, por ejemplo. También hay empresas que toman en consideración la frecuencia de los viajes. A un comercial que viaja mucho, tiene sentido darle una mayor comodidad.
Para la elección de la categoría del alojamiento, la lógica suele ser similar.
¿Qué modo de transporte elegir para los viajes empresariales?
Según el propósito del viaje, las necesidades del trabajo, las distancias recorridas y las infraestructuras disponibles, se puede optar por el alquiler de coche, el tren o el avión, principalmente.
- El coche, tanto si es de empresa como si se alquila específicamente para el desplazamiento, es una solución ideal para viajes cercanos o que requieren tener que moverse mucho entre varios puntos. Por ejemplo, un comercial que quiere visitar todos los clientes de una zona preferirá usar un coche.
- El tren es una buena solución para los viajes de media distancia. A diferencia del avión y del coche, permite trabajar durante el desplazamiento. Además, con el AVE las distancias recorridas pueden ser muy significativas.
- El avión es imprescindible cuando las distancias son mayores. Se puede combinar con el alquiler de un coche en el destino.
¿Qué otras consideraciones referentes a los viajes empresariales añadirías? Puedes compartir tus reflexiones en la sección de comentarios.
