Vivimos en una era digital, y la tecnología está tomando cada vez más importancia en la sociedad y las empresas. Si todavía no lo has hecho, ahora es un buen momento para iniciar la transformación digital de tu negocio. Te voy a explicar algunas de las aplicaciones y herramientas que puedes usar para optimizar tus procesos. Y también te recordaré que hay ayudas para PYMES que puedes aprovechar.
¿Por qué es tan importante la transformación digital de tu empresa o negocio?
Quizás lleves tiempo con tu negocio y te parezca que las cosas están bien de la manera que están, y que no necesitas aportar cambios en tus procesos. Pero, en realidad, hoy en día, si no aprovechas las herramientas digitales, estás, como mínimo, desaprovechando la oportunidad de funcionar de manera más eficiente y de conseguir más clientes. En el peor de los casos, corres el riesgo de que tu empresa quede desfasada, y acabe desapareciendo por no haber sabido adaptarse al nuevo paradigma. Recuerda el caso de las locomotoras Baldwin, o la historia más reciente de Kodak.
¿Todavía no tienes una página web?
Cuando hablamos de digitalización, uno de los primeros conceptos que viene a la mente es la página web. No voy a entrar mucho en detalle, porque tengo diversas entradas en el blog que te explican la importancia de tener una web propia. Ya hace tiempo que los usuarios buscan cualquier cosa en Google, por lo que tener tu sitio y conseguir posicionarlo en los resultados del buscador es fundamental para la visibilidad de tu negocio.
Las soluciones ERP
¿Qué es un ERP?
Conocidos en español como sistemas de planificación de recursos empresariales (las siglas vienen del inglés Enterprise Resource Planning), los ERP son sistemas de información de gestión que integran y manejan muchas de las actividades asociadas con las operaciones de producción y distribución de un negocio. En concreto, esos sistemas suelen gestionar las compras, la producción, la logística, la distribución, los inventarios, los envíos, las facturas y la contabilidad de la empresa. Generalmente están estructurados por módulos.
¿Qué beneficios aportan los ERP?
Los sistemas ERP tienen muchas ventajas. Ayudan a tomar mejores decisiones, dado que permiten tener una información completa y actualizada de la situación de la empresa. También son más eficientes, porque al ser sistemas integrados, no hay duplicidades entre las aplicaciones. Además, suelen ser sistemas que se pueden configurar y adaptar a las necesidades de cada negocio, además de ser escalables. Todas esas ventajas, y otras relacionadas con la trazabilidad o la seguridad de la información permiten mejorar la gestión y la rentabilidad del negocio.
Hay diversos actores en el sector, entre los cuales Microsoft Dynamics 365, una solución perfectamente adaptada al entorno cloud (SaaS). Se puede poner en marcha rápidamente con el asesoramiento de un partner de Dynamics 365, por lo que no hace falta tener grandes conocimientos informáticos para aprovechar sus ventajas.
Como hemos visto, los sistemas ERP integran muchas funcionalidades. A continuación, mencionaré otros servicios y aplicaciones que pueden ayudar a tu transformación digital. Algunas de ellas suelen estar incluidas en un ERP.
Las aplicaciones de comunicación
La tecnología ha cambiado notablemente los modos de comunicación. No hace tanto, lo típico era usar el teléfono, el correo físico y el fax. Luego se pasó al correo electrónico. Pero, con la adopción masiva de las aplicaciones de mensajería instantáneas como Whatsapp, nuevas herramientas se pusieron a disposición de las empresas. El auge del teletrabajo durante la pandemia ayudó a su rápida integración en los negocios. Hablo de aplicaciones como Slack, Microsoft Teams o Google Meet, que permiten intercambiar conversaciones, información y documentos en tiempo real.
Programas de facturación
Cuando tienes un pequeño negocio, y especialmente si eres autónomo, puede ser tentador intentar gestionar toda la facturación manualmente, usando Word o Excel para preparar tus facturas. Pero, incluso si tienes un volumen de clientes bajo, esa estrategia consume mucho tiempo y conlleva un riesgo de error notable. Suele ser mucho mejor optar por un programa de facturación, que te permitirá ganar tiempo, además de poder contabilizar automáticamente las ventas.
Herramientas de gestión documental
La digitalización ha afectado particularmente la forma en la que usamos los documentos. No hace tanto, trabajábamos con papeles, que archivábamos en expedientes, cajas y armarios. Hoy la inmensa mayoría de la información que intercambiamos es digital. Los contratos se pueden validar con una firma digital certificada, y es cada vez más raro que se impriman documentos.
Pero, al mismo tiempo, la cantidad de información intercambiada cada vez crece más, lo que hace necesario usar programas dedicados, que permitan optimizar la gestión documental.
Aprovechar las ayudas del Kit Digital
Dentro de las medidas de modernización de la economía española, uno de los elementos que las pequeñas empresas pueden aprovechar son las famosas ayudas del Kit Digital. Concretamente, permiten financiar buena parte del coste de adaptación de tu negocio al entorno digital. Por eso, es un buen momento para analizar tus necesidades y hacer los cambios oportunos.
Ahora mismo, se acaba de abrir la convocatoria para empresas de entre 3 y 10 empleados, que estará vigente hasta septiembre del año que viene. Infórmate, mira lo que puedes cambiar en tu negocio, y aprovecha esas ayudas. No te esperes hasta el último momento.
La transformación digital de tu negocio es una etapa imprescindible. Tienes mucho que ganar en tomar acción. Míralo, y valora en qué aspectos de tu negocio puedes aprovechar las herramientas tecnológicas.