Consejos para gestionar la tesorería de un pequeño negocio

gestionar la tesoreríaEn varias ocasiones he explicado en el blog la importancia de la tesorería para una empresa. Más a menudo de lo que podrías pensar, sucede que negocios muy exitosos tienen que cerrar por falta de liquidez, generalmente porque no son capaces de financiar su rápido crecimiento. Como el tema de la gestión de efectivo es un aspecto crítico para las finanzas de cualquier negocio, vamos a ver algunos consejos claves para gestionar la tesorería de una pequeña empresa. No importa si eres autónomo, freelance, tienes una pyme o acabas de lanzar tu startup, te interesa prestar atención.

Controla los flujos de efectivo

La primera etapa que hay que hacer para gestionar algo es controlar y medirlo. En el caso de la tesorería, se trata de tener un seguimiento de los flujos de efectivo. Es decir, algo tan sencillo como controlar cuanto dinero entra y sale de tu negocio durante un periodo de tiempo determinado.

Eso implica controlar el metálico, en particular si tienes un pequeño comercio, pero sobre todo todos los movimientos del banco. Para eso te interesa aprovechar la tecnología para recibir información centralizada en un solo punto, aunque uses cuentas en diversas entidades. Hay soluciones modernas, para obtener informes bancarios completos, o recibir notificaciones por cualquier canal (email, Whatsapp, Telegram…) con servicios como Banktrack.

Hacer este tipo de seguimiento de todos los movimientos de dinero te permitirá identificar patrones y tendencias, y tomar acciones para mejorar la gestión de la tesorería. Por ejemplo, si ves que un cliente siempre paga unos días más tarde que la fecha prevista, puedes hablar con él para enderezarlo. Luego hablaremos de los clientes.

Haz una previsión de tesorería

Lo último que quieres es darte cuenta de problemas de liquidez cuando ya sea tarde para remediarlo. Tienes que anticiparte a posibles incidencias. Y, para lograrlo, lo mejor es establecer una previsión de tesorería.

Esa se basará sobre el presupuesto de ingresos y gastos de tu negocio, pero teniendo en cuenta la diferencia temporal que suele existir entre contabilidad y flujo de efectivo. Es muy habitual tener condiciones de pago a plazo con los proveedores y otorgarlas también a los clientes. Tendrás que tomar en cuenta ese factor. Está claro que puede ser difícil estimar las ventas, y más aun cuando se van a producir, pero si haces el ejercicio, tendrás una mejor visión de lo que te espera.

Y no te olvides del impacto que pueden tener los pagos trimestrales de impuestos. El IVA, el IRPF o el Impuesto de Sociedades pueden suponer desembolsos importantes, especialmente cuando has tenido un trimestre particularmente bueno.

Negocia plazos de pago con proveedores y clientes

Desde el punto de vista de la tesorería, el negocio ideal es cuando pagas a plazo tus proveedores y cobras al contado de tus clientes. De esa manera, tus proveedores financian tu actividad. Pero no es fácil lograrlo. No es imposible, sin embargo. Es el caso de las cadenas de gran distribución, especialmente en alimentación.

Obviamente, tu estrategia tiene que ser procurar negociar plazos de pago más largos con tus proveedores, y más cortos con tus clientes. Pero todo depende del poder de negociación que tengas.

Si tienes una actividad con márgenes importantes, lo que puedes hacer, si te compensa, es ofrecer un descuento a tus clientes por pagar al contado. Así te asegurarás cobrar antes y mejorarás tu liquidez. Pero tendrás que valorar si te sale mejor que financiarte de otra manera.

Ten una estrategia de gestión de los saldos de clientes

Las condiciones de pago que otorgues a tus clientes tienen que tomar en cuenta el riesgo de impago. Eso significa que deberías establecer líneas de créditos individualizadas, para no asumir más riesgo de lo necesario. Ten en cuenta que, en realidad, cuando vendes a crédito estás prestando dinero a tu cliente. Actúas como un banco, y tienes que tomar algunas medidas de precaución.

Lo habitual es determinar la línea de crédito en función de los estados financieros del cliente. Puedes hacerlo tú mismo, si tienes conocimientos financieros. O puedes basarte en las opiniones de crédito de las empresas que proporcionan información financiera. Si tienes muchos clientes, es una opción cómoda.

Pero no basta con establecer un límite de crédito. También tienes que implementar procedimientos. Por ejemplo, no dar servicio a un cliente si tiene alguna factura cuya fecha de vencimiento ha pasado, incluso si no ha superado su línea. No voy a entrar más en detalle porque tengo un artículo dedicado a como cobrar las ventas y otro con frases y mensajes para cobrar a los morosos.

Optimiza las existencias

Si el modelo de negocio de tu pequeña empresa implica trabajar con existencias, tienes que encontrar el equilibrio entre disponibilidad de productos y optimización de tesorería. Si almacenas demasiado, aumentas tus costes financieros, y el riesgo de tener excedentes que no podrás vender. Si te quedas corto, puedes perder muchas oportunidades de venta.

Suele ser buena idea invertir en un buen software de gestión de inventarios, que te ayude a comprar las cantidades adecuadas en función del comportamiento de compra de los clientes. Pero, al final, el conocimiento humano es necesario para determinar el nivel de stock requerido para cada referencia.

Usa tarjetas de pago aplazado

Una de las maneras de aplazar sin coste muchos de los pequeños gastos de tu negocio es conseguir una tarjeta de crédito empresarial. Y, cuidado, no me refiero a usarla para pagar las compras a crédito, porque los tipos de interés aplicados suelen ser muy elevados. Hablo de esas tarjetas que te cobran todos los movimientos de un mes en una sola vez, y generalmente con unas semanas de plazo, sin cobrarte intereses por ello.

En concreto, puedes ir pagando tu gasolina profesional, algunas comidas con clientes, y otros pequeños gastos, y esas compras no afectarán tu tesorería hasta bien avanzado el mes siguiente. Para un pequeño negocio, el impacto puede ser notable.

Además, a menudo este tipo de tarjeta viene asociado con algunos descuentos y beneficios, incluso seguros. Siempre que no te cueste nada, es una opción que merece la pena valorar.

Ten una reserva de cash

Es uno de los primeros consejos que se dan para las finanzas personales, pero también vale para un pequeño negocio. Si tienes una reserva de efectivo, te aseguras tener suficiente dinero disponible en caso de que llegue un gasto inesperado, o que tengas una caída temporal en ventas, o que un cliente importante tarde en pagarte. Ayuda mucho a la estabilidad financiera del negocio.

Saca partido a la tecnología

Ya he comentado antes como puedes usar aplicaciones para controlar tus movimientos bancarios, o programas de optimización de existencias para comprar solo lo que necesitas. Pero, en realidad hay muchas más soluciones tecnológicas que te pueden ayudar a gestionar tu tesorería. En particular tener un buen software de gestión y contabilidad, que te permita controlar tus facturas pendientes de pagar y cobrar, al igual que los impuestos.

 

¿Y tú? ¿Has sabido gestionar la tesorería de tu pequeño negocio? ¿Qué consejo que no he mencionado en el artículo añadirías a la lista? Puedes compartirlo en la sección de comentarios.

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