Consejos efectivos para mejorar la contabilidad de tu empresa

mejorar la contabilidadLos registros contables de una empresa son mucho más que simples números listados en columnas. La contabilidad es la principal fuente de información sobre la situación económica del negocio, y por eso es fundamental asegurarse de tener datos fiables. Hoy vamos a repasar algunos consejos para mejorar la contabilidad en tu empresa. Hablaremos de herramientas, metodología y de control interno, pero también de otros aspectos. ¡No te lo pierdas!

¿Por qué es importante tener una contabilidad fiable?

Hay dos motivos principales.

  • El primero es la obligación legal de disponer de una contabilidad que refleje la situación real de tu negocio, y que cumpla la normativa fiscal. Si descuidaras la contabilización de las actividades de tu empresa, te arriesgarías a cometer muchos errores y a pagar cuantiosas multas a la Agencia Tributaria.
  • La segunda razón es que disponer de unos datos contables fiables y actualizados te permite conocer con precisión la situación financiera de tu empresa. De esa forma, puedes tomar decisiones informadas, y detectar rápidamente riesgos y problemas. En otras palabras, una buena contabilidad te ayuda a mejorar la gestión de tu negocio.

10 consejos para mejorar la contabilidad de tu empresa

Usa herramientas informáticas adecuadas

Un autónomo que emite pocas facturas a lo largo del año se podría permitir, en algunas condiciones, llevar su contabilidad en una hoja de cálculo. Pero esa forma de gestionar las cuentas tiene mucho riesgo de error y muchas limitaciones. Es mejor contar con un software bien diseñado.

Puedes optar por un programa específico de contabilidad, pero también está la opción de elegir un software con múltiples funcionalidades. Por ejemplo, contando con un CRM para llevar las finanzas, puedes gestionar a la vez los aspectos comerciales y las cuentas de tu empresa.

Tener un software te ayuda a ganar tiempo y eficiencia, mediante la automatización de muchas tareas. También reduce enormemente el riesgo de errores, y te permite aprovechar informes y datos para mejorar la gestión de tu negocio.

Registra la información constantemente

Uno de los errores que hacen algunos propietarios de pequeños negocios es considerar que la contabilidad es simplemente una obligación fiscal. Por ello, dejan que se acumulen algunas tareas contables hasta el cierre del trimestre o incluso del año. Pero esa forma de llevar las cuentas puede ocasionar muchos errores, además de privar el empresario de la visión actualizada de su negocio.

En particular, es necesario registrar diariamente los pagos y cobros, para saber en cualquier momento qué facturas tienes pendientes de pagar a los proveedores, y qué clientes no han pagado todavía por sus compras. Los inventarios y los activos fijos son otras áreas que también merece la pena tener al día.

Aprovecha las posibilidades de la contabilidad analítica

Las cuentas definidas en el Plan General Contable no tienen porque ajustarse a las necesidades de seguimiento de tu actividad. Pero puedes usar las funcionalidades de tu software y crear subcuentas e informes para tener una visión precisa de las evoluciones del negocio. Puedes, por ejemplo, crear subdivisiones por líneas de negocio o departamentos.

Con la contabilidad analítica, podrás disponer de una información práctica y desglosada, que te permita identificar tendencias y puntos de mejora. Podrás crear una serie de indicadores de seguimiento y medirlos periódicamente. Es la base del control de gestión.

Pon en marcha medidas de control interno

Para evitar errores y fraudes, tendrás que elaborar unos procedimientos claros relacionados con la gestión de tus recursos financieros. Te hará falta, entre otras cosas, establecer responsabilidades claras para cada proceso, y aplicar principios básicos como la separación de tareas. Por ejemplo, quien haga el pago y quien lo autorice nunca será la misma persona.

También será necesario que hagas auditorías periódicas, para detectar y prevenir problemas. Todo basándote principalmente en la información financiera proporcionada por la contabilidad.

Igualmente, de vez en cuando deberás analizar tus procedimientos y revisar si siguen siendo adecuados. No olvides que la organización de las empresas cambia frecuentemente, en función de evoluciones tecnológicas y del movimiento del personal.

Ten mucha atención con las conciliaciones bancarias

Comenté antes la importancia de registrar los cobros y los pagos a medida que van ocurriendo. Pero no basta con reflejar esos movimientos en la contabilidad. Para asegurarte de que no existe ningún error, hace falta comparar regularmente los registros contables con los estados de cuenta bancarios. Eso te permitirá identificar y resolver discrepancias y errores, para evitar desajustes y problemas futuros.

Los inventarios son otra área clave para tu empresa

Es importante que pienses en establecer sistemas para controlar los flujos de inventario y evitar el exceso o la escasez de productos. Sin contar el riesgo de errores y robos cuando se manejan miles de referencias.

Para registrar y valorar correctamente el inventario y reflejar su impacto en los estados financieros, hace falta controlar que los datos del sistema informático se corresponden con los stocks físicos. Para ello es necesario hacer inventarios periódicos.

Hacer un seguimiento preciso de los gastos

Aprovechando las posibilidades del software especializado y las funcionalidades de contabilidad analítica que ya comenté antes, puedes registrar y categorizar todos los gastos de manera detallada. Por ejemplo, cada jefe de departamento puede ser responsable de los gastos realizados por su equipo. Así, puedes evaluar periódicamente los gastos y buscar oportunidades de reducción, o de optimización.

Vigilar siempre las cuentas a cobrar

Si registras los cobros a medida que se producen y tienes una conciliación bancaria, entonces sabrás en todo momento cuánto dinero te deben los clientes. Eso te da mucha información para tomar acción y minimizar los saldos pendientes. Te permitirá, por ejemplo, hacer llamadas de aviso antes del vencimiento a aquellos clientes que suelen demorarse en pagar. También, por supuesto, podrás perseguir los impagados en cuanto la fecha de vencimiento se ha cumplido.

Más allá de eso, si quieres mejorar la contabilidad de tu empresa en el apartado de cuentas de clientes, es recomendable que establezcas políticas de crédito y cobro claras y efectivas. Y con líneas de crédito que tomen en cuenta el riesgo financiero de cada cliente.

Asegúrate de que tu personal contable esté bien formado

Los empleados encargados de las tareas administrativas y de la contabilidad deben tener un conocimiento suficiente del área financiera. No solo deberías contratar a personal con una formación adecuada en la materia. También es recomendable que vayas fomentando que aumenten sus conocimientos en contabilidad, y se vayan actualizando periódicamente.

Apóyate en una gestoría

Los profesionales que trabajan en una gestoría están especializados en contabilidad y gestión fiscal. Trabajan para ti, pero también para otros muchos clientes. Se actualizan cada vez que cambia la ley. Por todo ello, no deberías desaprovechar todo el conocimiento y el profesionalismo que te pueden aportar.

No dudes en buscar consejo, o incluso a subcontratar algunos aspectos que quizás tengan una complejidad técnica mayor a las actividades contables del día a día.

 

Con esos consejos, sin duda podrás empezar a mejorar la gestión de la contabilidad en tu empresa. ¿Se te ocurre alguno más? ¡Cuéntamelo en los comentarios!

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