En España hay alrededor de 16 millones de trabajadores por cuenta ajena, lo que significa que, cada mes, 16 millones de nóminas son elaboradas por las empresas. Es un documento imprescindible, con algunas complejidades debidas a los diferentes conceptos y retenciones. Hoy vamos a ver como preparar una nómina teniendo en cuenta todos los aspectos necesarios.
La gestión de nóminas, una tarea fundamental en las empresas
La nómina como herramienta de motivación
Lo comentaba en introducción, en España hay millones de asalariados. Para cada uno de esos trabajadores, cobrar la nómina es la máxima prioridad y la principal motivación para esforzarse en sus puestos de trabajo. Por este motivo, una buena gestión de nóminas, con claridad y sin errores, es fundamental para asegurar la motivación del personal.
La teoría está muy bien, pero la práctica es más importante
Como la legislación es relativamente compleja y va cambiando, es muy importante poder contar con profesionales de recursos humanos con una buena formación en la confección de las nóminas. Son personas experimentadas que, desde la práctica, saben preparar los recibos teniendo en cuenta los seguros sociales y cualquier parámetro requerido.
Esos mismos profesionales son también capaces de explicar a los empleados el detalle del cálculo, y responder a sus dudas. Por ejemplo, un clásico es el caso de un trabajador que empieza a mitad de año, y tiene una retención de IRPF baja en ese momento. En la primera nómina del año siguiente, percibe un importe neto más bajo, porque la retención ha aumentado. Esa es una duda sencilla, pero hay muchos impuestos y retenciones, y solo los expertos entienden las cosas en detalle.
Es fundamental para un gestor de nóminas formarse y actualizarse, pero sobre todo tener experiencia práctica. Porque prácticamente no hay dos nóminas iguales. Entran en cuenta muchos elementos, desde convenios sectoriales a características personales pasando por los tipos de contrato.
¿Se puede preparar una nómina usando Excel?
Al igual que se pueden hacer facturas usando una hoja de cálculo, también se puede preparar una nómina con sus seguros sociales en un archivo Excel. Eso sí, cualquier elaboración manual conlleva un riesgo de error, así que será necesario repasar una y otra vez los seguros sociales y las retenciones para asegurar que todo está bien.
Como alternativa, es bueno contar con un programa informático especializado en recursos humanos o en nóminas, que hará una parte significativa del trabajo.
Como hacer una nómina: los pasos
Datos a conocer antes de ponerse a preparar la nómina
- El tipo de contrato (jornada parcial, indefinido, de duración determinada). Varios factores dependen de ellos, como por ejemplo el porcentaje de cotización a la Seguridad Social.
- El importe de la nómina. El porcentaje de IRPF depende de la remuneración, y la cotización a la Seguridad Social tiene un máximo.
- La situación personal del empleado. Una persona casada o con hijos puede tener una retención de IRPF diferente.
- El convenio. Elementos como las dietas, las horas extras o complementos salariales pueden verse influidos por el convenio colectivo.
- Categoría profesional y grupo de cotización.
- Pagas extras. Obviamente, no es lo mismo prorratearlas que pagarlas en los periodos previstos. Además, puede impactar el IRPF.
- Si el empleado ha estado de baja por algún motivo, se reflejará en la nómina con los cálculos correspondientes.
Las diferentes partes de una nómina
- Encabezado de la nómina: datos de la empresa, del trabajador y periodo de liquidación.
- Devengos: percepciones salariales (salario base, complementos, horas extraordinarias, pagas extraordinarias, mejoras voluntarias) y percepciones no salariales (dietas, kilometrajes, indemnizaciones…).
- Deducciones: cotización a la Seguridad Social, IRPF, otras deducciones.
- Líquido a percibir: la cantidad que cobrará el trabajador.
- Pie de nómina: el detalle del cálculo de las cotizaciones.
¿Cómo se calculan las cotizaciones a la Seguridad Social?
Los seguros sociales se calculan sobre dos bases:
- La base de cotización por contingencias comunes (BCCC) se obtiene haciendo la suma: salario base + complementos salariales sujetos a cotización + prorrateo de las pagas extras. Al BCCC se le aplica un tipo del 4,70% para calcular las contingencias comunes.
- La base de cotización por contingencias profesionales y de recaudación conjunta se obtiene sumando la BCCC y el valor de las horas extras realizadas. A esa base se le aplica un 1,55% para desempleo en caso de contratos indefinidos y un 1,60% en caso de contratos de duración determinada. A ese total, se le aplica también un 0,10% para formación.
A eso hay que sumar la cotización por contingencias comunes de las horas extras, un 4,70% cuando son horas extras normales, y un 2% cuando son de fuerza mayor.
¿Cómo se calcula la retención de IRPF?
La base para el calculo de la cantidad sometida a la retención del Impuesto sobre la Renta de la Personas Físicas se tiene en cuenta el total devengado al que se le restan las cantidades exentas de IRPF (dietas, indemnizaciones, etc).
En función de esa base y de la situación personal del empleado, Hacienda tiene una calculadora que permite determinar el porcentaje aplicable.
Este artículo no pretende ser totalmente exhaustivo en explicar cada apartado de una nómina. Pero creo que con esos datos ya tienes lo más importante para entender como preparar una nómina con sus respectivos seguro sociales.