Como preparar paso a paso la nómina de tus empleados

preparar nómina paso a pasoEl equipo humano es el activo más importante en una empresa. Asegurar que el proceso de cobro de nóminas se haga sin incidencias y en cumplimiento de la reglamentación vigente es un elemento importante para la motivación y el bienestar de los trabajadores. Sin embargo, es una tarea que puede ser algo compleja. De allí que vayamos a ver como se debe preparar paso a paso la nómina de tus empleados. Debido a lo estratégico del tema y sus implicaciones legales, es recomendable disponer de un programa para la gestión de nóminas, que simplifica bastante los procesos y minimiza el riesgo de errores.

¿Qué es una nómina?

Una nómina es un documento emitido por la empresa y entregado a cada empleado, normalmente al final de cada mes, en el que se especifica la remuneración que percibe el trabajador a cambio del trabajo que ha efectuado. Pero la nómina es mucho más que un simple justificante de pago. Es un documento con valor legal, una factura en la que se plasma la relación entre empresa y empleado. En ella tienen que aparecer una serie de elementos, siendo los más conocidos las aportaciones a sistemas de previsión social o la retención del Impuesto sobre la Renta de Personas Físicas.

 ¿Qué factores hay que tener en cuenta para elaborar una nómina?

El proceso de elaboración de una nómina implica considerar varios factores clave para garantizar que el empleado contratado reciba la compensación adecuada, a la vez que se cumplan las obligaciones legales y fiscales. Algunos de los factores más relevantes que hay que considerar son:

El tipo de contrato y la situación laboral

Hay muchos tipos de relaciones contractuales. Según se trate de un contrato temporal, indefinido, a tiempo completo, parcial, de prácticas, por horas, etc., afectará los derechos y obligaciones del empleado, así como las contribuciones a la Seguridad Social.

Convenio colectivo de aplicación

La legislación laboral no es la única normativa que tiene un impacto sobre la elaboración de las nóminas. El convenio colectivo de aplicación establece las condiciones laborales, incluidos salarios, beneficios y otros detalles que deben reflejarse en la nómina.

Salario bruto anual

Aunque muchos trabajadores suelen tener en mente la cantidad neta que perciben al mes, en realidad la referencia más importante para el cálculo de las nóminas es el salario bruto anual. Se trata de la cantidad total que un empleado gana antes de impuestos y deducciones, independientemente de si el pago se hace en 12 o 14 mensualidades. El salario bruto anual se usa, entre otras cosas, para calcular las retenciones fiscales.

Duración del contrato

No es lo mismo contar con un puesto indefinido que trabajar con un contrato temporal (o eventual). La duración del contrato afecta la distribución de las pagas, y las indemnizaciones correspondientes.

Número de pagas y pagas extras

Como ya comentamos antes, el pago de la remuneración se puede hacer con diferentes frecuencias. En España es bastante habitual que los trabajadores reciban 14 pagas, una por cada mes del año, más otras dos, antes del verano y en Navidades. Las pagas extras se deben incluir en las nóminas correspondientes.

Grupo profesional de cotización

Para determinarlo, se tienen en cuenta diversas variables como la titulación, el contenido del puesto de trabajo, las especialidades, las responsabilidades y otras funciones. Hay 11 grupos de cotización a la Seguridad social, desde el grupo 1, que incluye a ingenieros, licenciados y personal de alta dirección, hasta el grupo 11, trabajadores menores de 18 años, pasando por otras muchas situaciones. El grupo es importante, porque establece las bases máximas y mínimas de cotización.

Bajas

En ocasiones, la presencia de tus trabajadores se ve afectada por eventos imprevistos o acontecimientos vitales. Las bajas por enfermedad, maternidad, paternidad u otras razones deben reflejarse en la nómina, ya que pueden afectar la compensación y las prestaciones.

Partes de una nómina

Ahora vamos a entrar en la estructura de la nómina, un documento con el que estamos familiarizados todos, pero que contiene muchas secciones que tienen que completarse correctamente.

Encabezado de la nómina

Por motivos obvios, es lo primero que se mira al leer la nómina. Es una sección que contiene información sobre la empresa, el trabajador y el periodo al que corresponde la nómina.

La parte superior de la nómina tiene que incluir las siguientes informaciones:

  • Datos relativos a la empresa, o al empleador en general. Entre esas informaciones está la identificación legal de la organización, con su nombre, CIF, domicilio, y el código asignado por la Seguridad Social como número de cuenta de cotización.
  • Datos sobre el trabajador. Esas informaciones incluyen el nombre completo de la persona empleada, su DNI o NIE, y por supuesto el número de afiliación a la Seguridad Social. También se deben mencionar la antigüedad en la empresa, el número del código de contrato y el grupo profesional que mencionábamos antes.
  • Periodo de liquidación. Cada nómina tiene que indicar el periodo que cubre, incluyendo las fechas de inicio y fin del periodo contemplado, y el número de días resultante.

Devengos (remuneración de la persona empleada)

En esa sección se indica la remuneración bruta del trabajador, es decir la cantidad de salario antes de las diferentes deducciones que se aplican para cubrir las cotizaciones a la Seguridad Social o la retención del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. Hay dos tipos de devengos:

  • Las percepciones salariales. También se conocen como retribuciones económicas, o, más técnicamente, como devengos dinerarios. Dentro de esa categoría entran el salario base, las horas extras, los complementos salariales, mejoras voluntarias, comisiones, etc. También se incluyen las retribuciones en especie, es decir aquellas cosas que paga la empresa, pero cuyo beneficio para el empleado está sometido a cotización y a retenciones.
  • Percepciones no salariales. En ese caso, son bienes o servicios que ni tributan ni cotizan, pero que se indican en la nómina porque el trabajador les ha recibido de la empresa. Ejemplos habituales son tiques restaurantes, gastos de desplazamiento, y conceptos similares.

Deducciones

A continuación, la nómina indica cada una de las deducciones que se aplican sobre las remuneraciones. Sin duda es la parte que los trabajadores tienen más dificultades para entender, debido a los múltiples conceptos que se aplican. Vamos a procurar resumirlos.

Es importante destacar que esos importes solo corresponden a la parte pagada por el empleado sobre su remuneración bruta. Como veremos más adelante en el artículo, la empresa hace más aportaciones.

Deducciones por aportaciones a la Seguridad Social

Las cantidades aplicadas y las bases correspondientes dependen del grupo de cotización que mencionamos antes. Se aplican las siguientes deducciones:

  • Contingencias comunes. Es un concepto que sirve para financiar las jubilaciones, la incapacidad laboral, las bajas (maternidad, paternidad, enfermedad), y también los accidentes y la asistencia sanitaria. Se aplica un 4,7 % sobre la base, sin tomar en cuenta las horas extras.
  • Horas extras. Hay dos tipos de deducciones. Para fuerza mayor, se aplica un 2%, para las horas extras normales la deducción es la misma que las contingencias comunes, el 4,7%.
  • Cotización por desempleo. Sirve para financiar las prestaciones de las personas en paro. Se aplica una deducción del 1,55 % o del 1,6 % según el contrato.
  • Fondo de Garantía Salarial. Cuando una empresa quiebra y no puede pagar los salarios e indemnizaciones de sus trabajadores, esos pagos los asume el Fondo de Garantía Salarial (Fogasa), que se financia con un descuento del 0,2% sobre la base.
  • Formación profesional. Solo supone un 0,1 % del total, y como indica su nombre, sirve para financiar la formación de los trabajadores.
  • Mecanismo de Equidad Intergeneracional. Nuevo impuesto, destinado a aumentar la financiación de las pensiones. Se aplica un 0,1 %.

Retención del IRPF

Las empresas retienen en cada nómina una parte del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. El porcentaje de retención depende de varios factores, siendo los principales los ingresos anuales del trabajador y su situación personal. Por ese motivo, el importe de retención puede ser diferente para cada persona.

Anticipos

En caso de que el empleado haya obtenido el pago anticipado de parte o totalidad de su salario, esa cantidad se deduce de la nómina.

Valor de los productos recibidos en especie

Las percepciones no salariales que se indicaron previamente en la sección de devengos, también se deducen en este apartado.

Otras deducciones

Los casos más habituales son cuando el empleado está devolviendo un préstamo que le concedió la empresa, o si se ha acordado que el pago de las cuotas sindicales se haría dentro de la nómina, entre otras opciones.

Líquido a percibir, o salario neto

Sumando los devengos y restando las deducciones aplicables, se llega a la cantidad neta que el empleado tiene que cobrar, conocida como líquido a percibir. En esa sección se incluyen los totales de las bases de cotización, además de la remuneración total y, si corresponde, las pagas extras prorrateadas.

Pie de nómina

Finalmente, en el pie de nómina se encuentra la información sobre las bases de cotización y datos sobre la aportación de la empresa. El detalle que indico a continuación no siempre figura en las nóminas, aunque muchas empresas suelen incluirlo para que el trabajador sea consciente de las cantidades aportadas.

  • Tanto en contingencias comunes como en horas extraordinarias, la empresa aporta el 23,6% de la base de cotización.
  • Para el desempleo, la aportación es un 5,5% en caso de contrato fijo, y un 6,7% para un contrato eventual.
  • La empresa también aporta un 0,6% para formación profesional, un 0,5% para el Mecanismo de Equidad Intergeneracional, y un 0,2% para el Fogasa.

Es decir, para un contrato fijo, la empresa aporta más del 30% de la base de cotización del trabajador.

Programas para crear y gestionar nóminas

Como ves, hay muchos parámetros que entran en la elaboración de una nómina. En teoría se podría gestionar con una hoja Excel, pero en la práctica es tedioso y lleva a riesgos de errores. Por eso, muchas empresas optan por utilizar programas informáticos especializados para facilitar este proceso. Los softwares automatizan gran parte de la tarea, y garantizan que se cumplan todas las regulaciones legales vigentes. Además, el uso de programas de nóminas en línea ofrece diversas ventajas, como la posibilidad de acceder a la información en tiempo real, mantenerse actualizado con las últimas regulaciones, y reducir los costes fijos.

 

Espero que este artículo te haya dejado más claro como se prepara una nómina paso a paso y sección a sección. Recuerda que una nómina correcta y pagada a tiempo es un factor importante para la motivación de tus empleados. No descuides este aspecto.

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