¿Cómo hacer una campaña de publicidad para un evento?

Emprender en el sector de los eventos es una opción muy interesante para todas aquellas personas con pasión por la música, la gastronomía, u otras aficiones que puedan convertirse en un negocio. En esas actividades, conseguir la mayor asistencia de público es fundamental, y eso pasa por hacer una campaña de publicidad efectiva que pueda atraer a muchas personas a acudir al evento. En este artículo vamos a hablar de como se puede plantear esa campaña.

La organización de un evento necesita planificación

Antes de repasar las diferentes etapas de una buena campaña de marketing y publicidad para un evento, quería insistir en una idea: este tipo de proyectos requiere mucho trabajo y cada una de las fases tienen que planificarse con cuidado y con tiempo. Por ejemplo, tu estrategia de comunicación no puede limitarse a imprimir folletos online en el último minuto para repartirlos aleatoriamente por la calle. Porque, sin diseñar tu estrategia de publicidad, es poco probable que sea efectiva. No dejes que el éxito de tu evento se deba a la suerte, y planifica.

Define los objetivos de tu evento

En primer lugar, debes plantear el propósito del evento. Hay muchísimas posibilidades. ¿Es una recaudación de fondos, una feria comercial, un concierto, un masterclass, etc.? Cada tipo de evento tendrá sus propios propósitos y eso influirá en como tendrás que diseñar la estrategia. No es lo mismo que la fuente de ingresos sea principalmente las entradas o que acudir sea gratuito pero que haya ventas de productos, servicios de pago o recaudación de donativos.

Y, en particular tienes que establecer el objetivo de tu campaña. Normalmente se tratará de un número de asistentes o un nivel de ventas.

Para entenderlo mejor, para este artículo vamos a suponer el ejemplo de un concierto de rock con un ámbito local. En ese caso, el objetivo es llenar una sala mediana con capacidad para 500 asistentes, y con un precio de la entrada de 15 euros.

Identifica el público objetivo para tu evento

Ya sabes que la segmentación de clientes es crucial para cualquier negocio, y por supuesto es fundamental para organizar tu evento. Tendrás que tomar en cuenta aspectos como la demografía (edad, género, ubicación, intereses…), la psicografía (estilo de vida, valores, comportamientos…) y muchos más criterios relevantes en cada caso.

Volviendo a nuestro concierto vamos a suponer que el público objetivo son jóvenes de 18 a 35 años que viven en la ciudad y a quienes les gustan la música rock.

Define un mensaje claro y atractivo

En ese mensaje, necesitarás destacar los beneficios del evento, es decir los motivos por los cuáles las personas deberían asistir y lo que obtendrán en hacerlo. Pero también es importante incluir una llamada a la acción, es decir lo que quieres que haga la audiencia tras ver el mensaje, como comprar entradas, registrarse, acudir al evento gratuito, o lo que corresponda en tu caso.

Un simple mensaje para el evento de rock podría ser: “¡No te pierdas el concierto del año! Disfruta de la mejor música rock en vivo. Compra tus entradas ahora.”

Crea los materiales promocionales

Ahora que tienes claro cuál es el mensaje y a quién va dirigido, puedes ponerte a preparar los materiales promocionales. Tienes muchas opciones que puedes combinar.

• Mensajes en soportes físicos. Tienes que plantear diseños atractivos que incluyan información clave, como fecha, hora, lugar, cómo registrarse o comprar entradas. Tienes varias opciones, cómo hacer carteles publicitarios, repartir folletos, o incluso publicar una revista promocional (para eventos grandes).
• Publicidad digital. Puedes usar las redes sociales, con imágenes y videos optimizados para plataformas como Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, YouTube, TikTok, según el tipo de público y evento. También anuncios online usando Google Ads o banners en páginas web. Y, por supuesto, las campañas de publicidad por email.
• También puedes aprovechar la visibilidad de la prensa y los medios, con comunicados, artículos o entrevistas, entre otros.

Para nuestro concierto de rock puedes imaginar repartir folletos en universidades, bares y pubs, tiendas de música, etc. También colgar carteles en sitios estratégicos en esos lugares. En redes sociales, puedes pagar publicidad en Instagram y Facebook, además de publicar historias y posts. Si tienes una base de abonados a un boletín, puedes diseñar un mensaje con un descuento exclusivo.

Definir los canales de distribución

¿Cómo vas a vender las entradas para tu evento (suponiendo que se trata de uno de pago)? Tienes varias opciones, empezando por simplemente esperar a que la gente venga a comprar en la taquilla el día del evento. Pero esa opción es poco recomendada, porque entonces no sabrás hasta el último momento si el evento es un éxito. Por eso, es recomendable hacer preventas, usando la web de tu empresa o del evento en concreto, y planteándote colaboraciones con otras empresas, como las plataformas especializadas en entradas.

En nuestro ejemplo, se pueden comprar online las entradas del concierto, usando una de esas plataformas. El precio en la taquilla el día del evento es más caro, para incentivar la anticipación de la compra.

Calendario de la campaña

Como ya comentamos, es importante saber con tiempo si el evento será un éxito. Y así incluso tener margen para adaptarse o hasta cancelar si fuera necesario. Para eso hace falta hacer el lanzamiento de la campaña con bastante antelación, en general al menos un par de meses antes del evento. Luego sigue una fase de intensificación. Significa aumentar la frecuencia de la comunicación a medida que se acerca la fecha. Y también es importante enviar recordatorios una semana antes y el día anterior al evento.

En el caso de nuestro concierto, podría haber un lanzamiento unas 6 o 8 semanas antes del evento. 3 semanas antes de la fecha, se intensificarían las campañas, tanto digitales como en soportes físicos. La semana anterior se publicarían recordatorios diarios en redes sociales, y el día anterior los abonados recibirían un correo.

Fomentar la interacción y el compromiso

Si quieres tener un negocio de eventos, te interesa que los usuarios se sientan parte del proyecto, que participen y vuelvan. Para eso, puedes fomentar la interacción y procurar fidelizar. Una buena forma de lograrlo es responder a comentarios y mensajes en redes sociales, y organizar concursos o sorteos. También puedes organizar sesiones de preguntas y respuestas o hacer transmisiones en vivo antes del evento. Y por supuesto mandar emails de seguimiento, sin excederte con la frecuencia.

Para el concierto podrías lanzar un concurso para ganar entradas gratis en alguna de las redes sociales. Y también podrías emitir en directo los ensayos del grupo.

Haz un seguimiento

Procura utilizar herramientas de análisis para medir el impacto de la campaña (Google Analytics, métricas de redes sociales). Realiza encuestas post-evento para obtener feedback. También puedes hacer un informe profundo sobre lo que funcionó y lo que no, para mejorar tus futuras campañas.

En el caso de tu pequeño concierto, puedes hacer una encuesta a los asistentes, y analizar las entradas vendidas, comparando con tus objetivos, mirando las fechas, el canal de compra, etc.

 

Se trata de aprender, mejorar, y hacerlo mejor en el siguiente evento.