Como crear una factura online gratis

crear factura online gratisMontar un negocio implica vender, y la forma de formalizar una venta es por supuesto mediante la emisión de facturas a tus clientes. ¿Quién puede facturar? ¿Qué informaciones tiene que llevar el documento? ¿Se puede crear una factura online gratis? Voy a responder a todas esas preguntas en este artículo informativo. Si quieres cumplir con las normativas españolas, presta atención.

Múltiples herramientas para emitir facturas

Crear una factura que tenga validez legal se puede hacer de múltiples maneras. Los negocios con un gran volumen de operaciones de venta suelen contar con programas de facturación integrados con el sistema contable. Para quienes venden de manera más ocasional, hay servicios que permiten preparar tu factura online y de manera totalmente gratis. Los encontrarás fácilmente en Google. Y eso sin contar la opción de elaborar el documento con herramientas de gestión como la hoja de cálculo. Pero, para este artículo, hablaremos específicamente de la posibilidad de crear la factura online gratis.

¿Qué requisitos hay para poder facturar?

En España, no puede emitir factura cualquier persona. Hace falta, como mínimo, estar dado de alta en Actividades Económicas (IAE) en la Agencia Tributaria. En ese registro caben tres categorías de actividades económicas para personas físicas: las empresariales, las profesionales y las artísticas. Normalmente, si tienes un pequeño negocio vas a entrar en una de las dos primeras. Ese registro se hace con el modelo 036 o su versión simplificada, el modelo 037.

¿Significa eso que para poder facturar hace falta ser autónomo? No exactamente. Porque, cuando hablamos de autónomos, generalmente nos referimos a las personas que están dadas de alta en el Registro Especial de Trabajadores Autónomos, el RETA, gestionado por la Seguridad Social. Y esa administración tiene una definición bastante ambigua de cuando una persona tiene que darse de alta y pagar cotización. El criterio es ejercer una actividad económica habitual. No es un mínimo de facturación anual, por mucho que la jurisprudencia haya avalado que, por debajo del SMI, no hace falta pagar la cuota de autónomos.

Emitir facturas es una obligación

Estés registrado en Hacienda como actividad profesional o empresarial, tienes la obligación de emitir una factura cada vez que vendes algo. Hablo, por supuesto, con la excepción de negocios específicos que pueden limitarse a emitir tiques de venta a sus clientes. En efecto, pedir los datos identificativos de los compradores no sería práctico en supermercados, restaurantes y otros negocios similares.

Pero no solo tienes que emitir una factura, sino que el documento tiene que cumplir con unos requisitos concretos.

¿Qué informaciones para crear una factura online gratis?

Datos del emisor de la factura

Evidentemente, uno de los aspectos claves de una factura es que identifique el emisor, es decir, si eres una persona física con una actividad económica: tus datos personales. En caso de tener una sociedad, los datos serán, por supuesto, de la persona jurídica.

Para un autónomo, hablamos de tu nombre y apellidos, de tu DNI (o NIE), y de tu dirección fiscal completa. A esos datos obligatorios puedes añadir más informaciones prácticas que puedan ser de utilidad para tus clientes o para la gestión de tu negocio, como una dirección de correo electrónico, un teléfono, la web de tu negocio o tus redes sociales.

Datos del cliente

También hace falta incluir toda la información del cliente, lo que supone indicar los mismos tipos de datos que para el emisor: nombre, apellidos, DNI (u otro tipo de documento), y una dirección completa. De nuevo, puedes añadir más información si hace más fácil la gestión de tu negocio.

Datos de la factura

Un elemento importante es el número de la factura. Para evitar los fraudes, los números tienen que ser correlativos. Si no lo fueran, sería demasiado fácil esconder ventas a ojos de la administración fiscal. Por ejemplo, si la factura anterior era la 00134, la siguiente tendrá que ser forzosamente las 00135.

La fecha de la factura es otro dato clave. Es lo que determinará la fecha del registro contable correspondiente, y por supuesto el periodo fiscal asociado. Si facturas algo con fecha del 31 de marzo, entrará en tus declaraciones de IRPF e IVA del primer trimestre. Si lo facturas con fecha del 1º de abril, pasará a hacer parte de los modelos del segundo trimestre.

Detalle de lo facturado

Aquí es donde se van a estipular los conceptos que se facturan. Pueden ser productos o servicios. Es recomendable dar un detalle suficiente para que quede claro lo que se está facturando. Se pueden indicar unidades, precios y el importe de cada concepto en base imponible (antes de impuestos).

Retención de IRPF

Aquellas personas con una actividad económica profesional generalmente tienen que aplicar una retención de IRPF en aquellas facturas que emiten a empresas y profesionales. Esos clientes pagarán el IRPF correspondiente a Hacienda en nombre del emisor de la factura. Como los particulares no lo podrían hacer, no hay retención en las facturas dirigidas a particulares. La retención es del 15% sobre la base imponible, salvo los dos primeros años de actividad (7%).

Los empresarios individuales tampoco suelen tener retención en sus facturas. En su lugar hacen pagos a cuenta trimestrales de IRPF a la Agencia Tributaria.

Impuesto sobre el Valor Añadido

Para la mayoría de las actividades, el IVA facturado es del 21% (tipo general). Ese porcentaje se aplica sobre la base imponible de la factura. Pero también hay muchos casos particulares. Algunas actividades están exentas, como la medicina. Las ventas a empresas de la Unión Europea no llevan IVA. Las ventas a ciertos territorios, como Canarias, también tiene sus peculiaridades, y exigen indicar algunas menciones legales específicas. Es un tema amplio y complejo.

Condiciones de pago

Al final de la factura puedes indicar la fecha de vencimiento y el método de pago preferido. Puede ser, por ejemplo, pago inmediato por transferencia bancaria a una cuenta determinada, indicando el IBAN.

Otras informaciones

En la factura puedes añadir otro tipo de información. Por ejemplo, una mención a la protección de datos personales, o incluso publicidad para algunos de tus productos o servicios. Tendrás que valorarlo.

Ventajas de usar una plataforma online especializada

Como puedes ver, crear una factura no es algo especialmente complicado, pero hace falta tener cuidado en indicar todos los datos correctamente. Si no te quieres complicar, usar una plantilla online te permite rellenar fácilmente una factura sin olvidarte nada importante.

Otras ventajas son que hay plataformas que te permiten personalizar tus facturas, usando un diseño que te guste e incluyen el logotipo de tu negocio. Te permiten calcular automáticamente todas las partidas, y almacenar rápidamente la información.

Como ves, crear una factura online es un proceso rápido y práctico, que además es gratis si usas una plataforma especializada. No dudes en valorar esa opción la próxima vez que necesites facturar a un cliente.

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