En un entorno empresarial cambiante y complejo, la gestión de proyectos es una tarea estratégica que hay que tomarse muy en serio. Seguramente, te sonarán términos como AGILE, KANBAN o SCRUM, pero probablemente te preguntes a qué corresponden exactamente. Hoy, te voy a explicar las principales metodologías de gestión de proyectos que se usan en la actualidad, desde las más tradicionales hasta las más modernas.
Necesitas a un experto en metodologías de gestión/dirección de proyectos
Como puedes imaginar, no te vas a convertir en un director de proyectos experto solo leyendo este artículo. Es una disciplina compleja, que requiere una formación específica. Si vas a tener que llevar a cabo proyectos en tu organización, es buena idea que tú o alguno de tus colaboradores os vayáis formando.
La figura del Project Manager Profesionnal (PMP®)
Hoy en día, la profesión de director de proyectos cuenta con una certificación oficial, que permite asegurarse de que un profesional tiene los conocimientos y la experiencia adecuados para la gestión de proyectos. El camino a seguir es cursar una formación de Project Manager Professional (conocido por el acrónimo PMP®), que permitirá prepararse para la mencionada certificación oficial.
Las ventajas de la formación
Ser certificado como PMP® es gozar de prestigio y credibilidad en el sector de la gestión de proyectos, lo que implica más oportunidades laborales. Pero eso no deja de ser una ventaja anexa. Lo que realmente importa es que una persona certificada ha demostrado tener los conocimientos necesarios, además de atesorar una experiencia práctica. Es decir que no se queda todo en algo teórico. Un PMP® es un profesional perfectamente capacitado para llevar a cabo un proyecto, aplicando las metodologías de gestión de proyectos más modernas y actualizadas.
En lugar de improvisar y funcionar con ensayo y error, permitirá sacar el mejor provecho de los recursos humanos, económicos y temporales de la empresa. Y eso tiene mucho valor.
Las metodologías de gestión de proyectos tradicionales
Hace mucho tiempo que las empresas se preocupan por optimizar su gestión de proyectos. Hasta hace algunos años, se usaban principalmente dos métodos tradicionales.
El modelo de gestión en Cascada (Waterfall)
En el inicio del proyecto, se listan todas las tareas y se programan, alocándoles unos tiempos y recursos, y encadenándolas las unas a las otras en una sucesión lógica, determinando previamente las dependencias.
Pongamos que se tienen que realizar las tareas A, B, C, D, E y F para completar el proyecto. A y B se pueden hacer de forma independiente, mientras C depende de que se hayan completado tanto A como B. D no se puede hacer sin que C se haya terminado, y E y F son independientes entre sí, pero requieren que se haya completado D.
Por la sucesión de tareas, se le llama a esta metodología de gestión de proyectos el método Cascada, más conocido como su nombre en inglés: Waterfall. El método se suele representar gráficamente mediante un diagrama de Gantt.
La ventaja para el gestor del proyecto es que puede controlar en detalle el desarrollo de cada fase. Sin embargo, este planteamiento tiene varios inconvenientes. Es bastante rígido, obliga a anticipar todas las tareas desde el inicio, y no está muy adaptado para cambios a lo largo del proyecto. Por eso, cada vez se usa menos.
El método de la Cadena Crítica
Para poder conocer cuanto tiempo requiere un proyecto, es importante conocer los márgenes de maniobra que existen entre las diferentes tareas. El método de la Cadena Crítica se basa en un diagrama de PERT.
La Cadena Crítica representa la secuencia de tareas que no disponen de ningún margen de maniobra. En otras palabras, se buscan los casos en los cuales no existe ninguna flexibilidad entre la tarea anterior y la siguiente. Dibujar esa cadena permite calcular el plazo mínimo requerido para completar el proyecto.
Las ventajas del método es que permite identificar las tareas prioritarias para poder cumplir el proyecto en el menor tiempo posible y, por lo tanto, optimizar plazos aportando los recursos necesarios. Conocer las tareas críticas permite al gestor de proyectos controlarlas con un cuidado especial, ya que cualquier retraso en alguna de esas tareas implicaría un retraso del proyecto en su conjunto.
Es una de las metodologías de gestión de proyectos más completas, pero tiene como inconveniente que exige un trabajo adicional de planificación, y que la determinación de los recursos y de los tiempos de realización puede ser objeto de debate.
Las metodologías de gestión de proyectos basadas en la filosofía AGILE
¿Qué es la metodología AGILE?
Más eficiente y menos rígida que los métodos tradicionales, la metodología AGILE intenta colocar las necesidades del cliente como prioridad del proyecto. Ofrece una mayor flexibilidad y una mejor visibilidad en la gestión de proyecto, lo que permite al equipo estar más reactivo respecto a lo que quiere el cliente.
En la práctica, el proyecto se divide en mini proyectos (periodos de ejecución), a los que se refiere como “sprints”. Cada uno de ellos, requiere la validación del cliente para que el proyecto pueda seguir y pasar al siguiente. De esa forma, se da prioridad a la transparencia y al diálogo con el cliente, y se permite hacer ajustes y modificaciones, ya que se puede tomar en cuenta la evolución de las necesidades del cliente.
Es una solución muy flexible, que se usa mucho en el sector informático, pero que tiene algunos inconvenientes, como por ejemplo el riesgo de dilatación del proyecto en el tiempo, si el cliente pide muchos cambios.
Principales metodologías de gestión de proyectos basadas en AGILE
- Scrum es uno de los métodos agiles más conocidos. Consiste en hacer entregas parciales y regulares del producto final, priorizadas en función del beneficio que aportan al cliente. Es una metodología diseñada para proyectos en entornos complejos, que requieren resultados rápidos, con requisitos cambiantes o poco definidos y donde la competitividad, la innovación y la flexibilidad son primordiales.
- Kanban es un método visual para gestionar y procesar el trabajo. Su objetivo es poder visualizar el trabajo, limitar la acumulación de tareas pendientes y maximizar la eficiencia. Los equipos que trabajan con Kanban se enfocan en reducir la duración total de un proyecto, y por lo tanto el uso de recursos. Ese método se inventó en una fábrica de Toyota, pero luego se adaptó al sector del desarrollo de software ya que su flexibilidad y agilidad permiten acelerar el ritmo y la eficiencia del trabajo.
- La metodología Lean se basa en una serie de principios que permiten mejorar la eficacia. En particular, se intenta excluir actividades que no agregan valor al producto o servicio. Se implementa un sistema de mejora continua para mantener la calidad del producto o servicio. Se esfuerza en detectar los problemas en origen para poder solucionarlos. Además, requiere cambiar el enfoque de la empresa para aportar soluciones a los clientes, y no limitarse a venderles productos o servicios.
- PRINCE2 es una metodología que se basa en siete principios: justificación comercial continua, aprender de la experiencia, definir roles y responsabilidades definidos, gestionar por fases, gestionar por excepción, orientarse a productos y el principio de adaptación. En el mundo anglosajón, es un método muy empleado últimamente en grandes organizaciones, tanto privadas como públicas.
Puedes aprender más sobre estas metodologías en plataformas educativas como EnFormación.
Metodologías de gestión de proyectos híbridas
Buscando sacar lo mejor del planteamiento tradicional y combinarlo con las ventajas de las nuevas metodologías de gestión de proyectos, en los últimos años se multiplican las estrategias híbridas, que combinan ambas formas de trabajar.
En la práctica, se basan en los dos elementos más importantes de cada filosofía. Del planteamiento tradicional usan la planificación detallada de las tareas y los recursos. De los métodos modernos aprovechan sobre todo el concepto de mejora continua, con interacciones constantes. De esa forma, se puede conseguir proyectos flexibles, pero también planificados y controlados en el tiempo.
Es posible que eches de menos algunas de las metodologías de gestión de proyectos, puesto que es una materia con muchas filosofías diferentes. Sin embargo, creo que con esa lista tienes las más importantes. Quizás más adelante publique artículos específicos detallando algún método en concreto.
