La productividad es una de las principales preocupaciones que debe tener un emprendedor, ya que afecta directamente a la rentabilidad y el éxito a largo plazo. Dentro de las muchas opciones disponibles para mejorar la eficiencia económica, los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) pueden ser una herramienta fundamental. En este artículo te voy a explicar qué son y cómo pueden ayudar a mejorar la productividad de tu negocio.
¿Qué es un ERP?
Un ERP es un software integrado que permite la gestión y planificación de los recursos empresariales en tiempo real. La denominación procede del término Enterprise Resource Planning. Se automatizan procesos empresariales y se actualizan constantemente los datos y la información, para facilitar la toma de decisiones y mejorar la visibilidad y transparencia en la empresa.
Un sistema ERP típicamente integra los procesos de distintas áreas, fabricación, ventas, cadena de suministro, finanzas o recursos humanos, entre otros, y facilita la comunicación entre los distintos departamentos de la empresa.
Hay software para diversos usos y aplicaciones dentro de las empresas. Por ejemplo, un ERP especializado en la producción ayuda a acelerar la fabricación y la entrega de los productos. La herramienta permite programar, optimizar y supervisar todos los procesos importantes de las fases de producción y entrega de los elementos fabricados. Así, se mejora todo el ciclo, desde la relación con los proveedores hasta las exigencias de los clientes, cuidando cada etapa intermedia.
¿Cuáles son las principales ventajas de un ERP?
Toda la información en un solo lugar
Una de las principales ventajas de un ERP es que centraliza los datos en un solo sistema. La consecuencia es que los diferentes departamentos de la empresa pueden compartir información en tiempo real. Así se evita la duplicación de tareas y se mejora la comunicación interna. Además, las personas que lo necesitan pueden acceder a la información rápida y fácilmente, lo que aumenta la eficiencia y la productividad.
Automatización de tareas
Otro punto muy importante que aporta un ERP es que permite automatizar muchas tareas que antes se realizaban manualmente. Un buen ejemplo es que la gestión de inventario, la facturación y la contabilidad pueden integrarse y automatizarse. Eso reduce la cantidad de tiempo que se dedica a tareas administrativas, y aumenta la disponibilidad para otros tipos de trabajos que puedan aportar valor, como la atención al cliente o la innovación.
Optimización de procesos
Uno de los problemas organizativos más habituales en las empresas son los cuellos de botella y otros problemas en los procesos de negocio. Una buena herramienta ERP ayuda a identificar cuales son los puntos de mejora, lo que permite a las personas a cargo tomar decisiones y hacer ajustes para incrementar la eficiencia, que a su vez se refleja en una mayor productividad.
Toma de decisión basada en datos
Más de una vez he destacado en el blog la importancia para un emprendedor, o en realidad cualquier persona con un puesto de decisión en la organización, de poder contar con indicadores relevantes para seguir la buena marcha del negocio. Precisamente, una de las grandes ventajas de los ERP es que proporcionan información en tiempo real sobre las ventas, las existencias, los costos y otros aspectos importantes del negocio. Esa disponibilidad de datos permite a los directivos tomar decisiones informadas y estratégicas basadas en datos precisos y actualizados.
Soluciones adaptables para cada organización
Como muchas soluciones informáticas, los sistemas ERP son programas que se pueden configurar con un gran nivel de personalización. Puedes decidir incluir o excluir algunos módulos en función de tu negocio, y adaptar los parámetros para hacerlos coincidir con las peculiaridades de tu actividad. De esa manera, acabas teniendo una herramienta totalmente adaptada a tus necesidades y que puede aportar mucho valor a tu empresa.
Una herramienta potenciada por la inteligencia artificial
Los sistemas ERP manejan muchos datos y procesos, y ese hecho les hace candidatos idóneos para aprovechar los últimos avances en inteligencia artificial y tratamiento de información. En los próximos años, no hay duda de que la gestión y planificación de los recursos empresariales va a progresar aun más rápido hacia una mayor productividad, aprovechando el input de esas nuevas tecnologías.