Definir la estructura de tu dirección de correo electrónico profesional

Cuando inicias tu negocio, tienes que tomar muchas pequeñas decisiones de gran impacto, como por ejemplo elegir un nombre de dominio. Hoy vamos a centrarnos en lo que tienes que tomar en cuenta para otra de esas pequeñas decisiones: la estructura de tu dirección de correo electrónico profesional. Me refiero a la dirección en si misma, pero también al nombre de remitente que quieres que aparezca por defecto.

¿Por qué es importante la estructura de una dirección de correo electrónico?

El email es una de las herramientas de comunicación más usadas en los negocios actuales. Muchas veces, el primer contacto que vayas a tener con clientes, proveedores o colaboradores va a ser mediante tu dirección de correo. Puede parecer un tema insignificante, pero en realidad es muy importante que cuides todos los detalles, por dos motivos principales:

• Quieres que sea fácil para tus contactos apuntar y registrar tu dirección de correo.
• Te interesa dar una buena impresión cuando mandes una comunicación.

¿Cómo se estructura una dirección de correo electrónico?

A esas alturas, creo que todo el mundo sabe que una dirección de email consta de dos partes separadas por el símbolo @ (aroba): por una parte, la dirección, y por otra el dominio correspondiente. Por lo tanto, el correo electrónico nombre.apellido@tuempresa.com se refiere a la dirección “nombre.apellido” dentro del dominio “tuempresa.com”.

Como ya escribí en el blog sobre la elección del nombre de dominio para tu empresa o tu negocio online, en este post me voy a centrar principalmente en el apartado de dirección.

Además, como cada email se suele configurar con un nombre de remitente, también analizaremos como optimizar esa descripción.

Eligiendo la dirección de tu email profesional

Veamos primero el caso de las direcciones de correo de las personas que trabajan en tu empresa. Luego nos interesaremos a las direcciones genéricas para información, ayuda, atención al cliente, pedidos, boletines, etc…

Estructura de una dirección de correo electrónico profesional para una persona

Normalmente, las empresas eligen una dirección basada en el nombre de la persona, siendo las opciones más frecuentes usar el nombre y el primer apellido, las iniciales o solo el nombre.

Nombre completo

Usar el nombre completo, por ejemplo en mi caso “antoine.kerfant” o “antoinekerfant” tiene la ventaja de dejar claro a la otra persona quien es su contacto, incluso en las situaciones en las cuales no aparece el nombre de remitente: por ejemplo, si te piden el correo durante una conversación telefónica. Pero también tiene varios inconvenientes. Si tienes un nombre raro o extranjero (como el mío), puede llegar a ser tedioso deletrear el email.

Dar tu nombre completo también puede suponer un problema de privacidad. No es lo mismo llamarse José García que llevar un nombre poco común, que cualquiera podría investigar. Y, si eso no es un problema cuando ya comunicas públicamente tu nombre, como es mi caso, puede suponer dar demasiada información sobre las personas cuando no es necesario que se conozca su nombre.

Iniciales

Usar iniciales tiene como principal ventaja hacer que la dirección de correo sea mucho más corta, fácil de recordar y deletrear, además de no revelar mucha información sobre las personas cuando no es estrictamente necesario. En mi caso, mi dirección principal empieza simplemente por “ak” seguido del nombre de dominio.

El inconveniente es cuando tienes más de una persona con las mismas iniciales en tu empresa, un caso bastante frecuente.

Nombre

Muchas empresas modernas, especialmente las startups, optan por usar solo el nombre en la dirección de correo. Es una solución que apuesta por la sencillez, además de generar una sensación de cercanía con los contactos. Es un detalle pequeño, pero parece menos formal y más amistoso si me escribe María en lugar de María López.

El inconveniente es que en España algunos nombres se repiten muchísimo, y no solo José y María, así que solo suele valer para organizaciones pequeñas.

Otros datos sobre la estructura de la dirección de correo electrónico

Por supuesto se pueden hacer combinaciones. Algunas empresas optan por combinar el inicial del nombre con el apellido completo, o viceversa.

Otro elemento a tomar en cuenta es si se usan símbolos como guiones o puntos para separar las palabras. En mi opinión, cuando se opta por poner nombre y apellido, lo más limpio es separarlos por un punto. Para las otras opciones, probablemente no interese incluir ninguna separación.

Elegir la dirección de correo para funciones específicas

Solicitud de información

Lo más común es usar el prefijo “info”, y muchas de las empresas eligen esa opción. Sin embargo, viene con un coste. Los robots que se dedican al spam suelen mandar por defecto correos a la dirección info@tuempresa.com. Pero lo mismo ocurre con otros prefijos habituales como “contacto” o similares.

En los últimos años, se ha popularizado el uso del prefijo “hola”. La idea es similar a lo que mencioné antes de usar solo el nombre. Se crea un contacto más informal y más cercano.

Boletines informativos y comunicaciones

Las empresas usan todo tipo de prefijos para sus comunicaciones. Pueden ser los mismos que hemos comentado antes (info, hola) o el clásico “noreply” que deja muy claro que no se espera ninguna respuesta al correo. También son frecuentes los usos de “comunicacion”, “boletin”, “newsletter” así como el mismo nombre de la empresa.

Pedidos

Si recibes pedidos online, te puede interesar tener una dirección de correo específica para recibir los emails relacionados, y así que no se pierdan entre el resto de comunicaciones. Entre las solicitudes de información, el spam y otros mensajes, es muy habitual que el buzón de una cuenta de empresa se pueda saturar.

Elegir el nombre del remitente

Cuando mandes un correo electrónico a tus contactos, lo primero que van a visualizar no es tu dirección, sino el nombre del remitente que has configurado al definir la estructura de tu email. Por lo tanto, es importante pararte un segundo a hacerlo bien.

• Indicar tus nombre y apellidos. Es lo más común, y probablemente lo más aconsejable. Deja las cosas claras y tus contactos no tendrán ninguna duda de con quién están hablando.
• Poner tu nombre y el nombre de la empresa. Lo hacen mucho las empresas últimamente, especialmente para el servicio de atención al cliente. De nuevo es por crear esa cercanía con el contacto.
• Comprueba la configuración actual. Si no haces nada, probablemente se muestre como remitente du dirección de correo, y no queda muy bien. Mejor toma unos segundos para revisarlo.

 

Lo bueno es que una vez que hayas definido la estructura de tu dirección de correo electrónico profesional (y de los otros emails de tu empresa), no tienes porque preocuparte por ello. Pero merece la pena invertir un poquito de tiempo. Te ayudará a tener mejor imagen.