La tecnología permite a las empresas optimizar sus recursos y mejorar su productividad. Como hoy en día, buena parte de las herramientas tecnológicas tienen que ver con la informática, vamos a analizar los principales consejos para conseguir una digitalización óptima en tu PYME. Hablaremos de sistemas, de comunicación, formación, integración, y mucho más. Si todavía no has reflexionado sobre cómo puedes aprovechar la informática para mejorar tu negocio, espero que este artículo te ayude a contemplar todo lo que puedes conseguir con la tecnología.
Automatiza e integra tus procesos
¿Qué es la digitalización?
En su término más estricto, la digitalización es el hecho de registrar en un formato informático informaciones que antes estaban en papel. La RAE dice que la digitalización consiste en “Convertir o codificar en números dígitos datos o informaciones de carácter continuo, como una imagen fotográfica, un documento o un libro.” Y lo cierto que pasar al formato digital permite simplificar mucho la gestión de una empresa.
La informática como herramienta para automatizar procesos
Hace ya mucho tiempo que la contabilidad dejó de llevarse en libros para tener programas específicos. Si tu negocio tiene un almacén, sin duda ya tienes un software de inventario que te permite tener controlados en tiempo real tus stocks, además de gestionar automáticamente las entradas y salidas de mercancías. De manera similar, la inmensa mayoría de los procesos de tu empresa pueden ser automatizados con la ayuda de herramientas informáticas.
La digitalización también es integrar procesos en tu PYME
Automatizar las cosas está bien, pero la informática te ayuda a ir más allá. En lugar de tener una organización segmentada, permite integrar tus procesos, borrando los límites entre las organizaciones. Si vuelvo al ejemplo anterior del software de existencias, la integración de ese programa con el de contabilidad permite que se registren automáticamente las salidas de stock en las cuentas de la empresa. También permite conocer el valor del inventario en cualquier momento.
Esa integración de procesos facilita unas mejoras de productividad muy notables para tu negocio.
La digitalización de tu PYME te permite aprovechar la información disponible para tomar decisiones
Uno de los grandes beneficios de la digitalización es que te proporciona mucha información sobre la marcha de tu negocio. Si haces un buen uso de esos datos, puedes pilotar tu negocio, tomando decisiones informadas y rápidas. Eso requiere, por supuesto, que la información en la que bases tus análisis sea correcta, y que elabores unos indicadores de seguimiento relevantes para tu actividad.
Otra ventaja es que cada persona en tu organización puede tener sus propios indicadores, que la ayudarán a gestionar mejor las cosas que están bajo su responsabilidad. Es decir que no es una información que solo puede ser usada para dirigir la empresa en su conjunto.
Mejora la integración y la comunicación entre tus equipos
Ya hemos comentado como las herramientas informáticas se pueden integrar, para mejorar la eficiencia y eliminar barreras organizativas. Pero, más allá de esos sistemas, puedes usar las herramientas de comunicación modernas, que permiten a todos los miembros de tu equipo colaborar y compartir información. Me refiero a programas como Slack, Google Meet, Microsoft Teams y otras muchas herramientas.
De esa manera, la información fluye mucho más rápidamente en la empresa. Hay menos compartimentación. Cada uno conoce mejor el trabajo de los demás. Todos esos elementos favorecen una mayor productividad y eficiencia.
Necesitas una buena formación para conseguir la digitalización de tu PYME
De poco sirve tener herramientas informáticas de última generación si las personas de tu equipo no saben usarlas. Por mucho que los programas modernos sean cada vez más intuitivos, es habitual que tengan un gran número de funcionalidades, por lo que hace falta una formación estructurada para aprender a manejarlos.
En particular, es importante que tus trabajadores conozcan en detalle todo lo que el programa permite. Por desgracia, a menudo se explica a las personas lo mínimo que necesitan saber para trabajar, sin entrar en todas las opciones disponibles. De conocerlas, a muchas personas de tu equipo se les ocurrirían mejoras en su forma de trabajar, aprovechando las funcionalidades.
También puedes optimizar tu marketing
Ya hace unos años que la publicidad online ha superado otros formatos en volumen de negocio. Una de las grandes ventajas de ese tipo de comunicación es que puedes automatizar y optimizar tus campañas de publicidad. Las grandes agencias, como Google Ads y otras, te permiten configurar lo que quieras, y dejarlo programado. Después, dispones de mucha información para medir los resultados, y así vas mejorando el rendimiento de tu publicidad, aprovechando mejor tu presupuesto.
¿Sacas partido al comercio electrónico?
No hace falta que tu empresa venda productos físicos para poder aprovechar la venta online. Una clínica de estética puede vender por Internet bonos de varias sesiones con un pequeño descuento, lo que le permite cobrar antes de realizar los cuidados. Un bufete de abogados puede comercializar citas telefónicas para un asesoramiento personalizado. Y así con muchas actividades de servicio.
Vender online no es la panacea. Hay mucha competencia para destacar y captar clientes. Pero, con el esfuerzo y los recursos adecuados, puede ser una excelente forma de incrementar tus fuentes de ingresos y seguir haciendo crecer tu negocio.
Aprovecha las ayudas disponibles para la digitalización de las PYMES
A esas alturas, seguramente habrás escuchado hablar de las ayudas públicas para la transformación tecnológica de las PYMES, en particular el famoso kit digital. En el momento en el que publico esas líneas, todavía están abiertas las convocatorias para obtener esa financiación gestionada por el Gobierno de España.
Considerando que la digitalización de tu PYME es una inversión que merece la pena, si además te la financian parcial o totalmente, sería una pena desaprovechar el momento. No digo que ni te lo pienses, porque hace falta que reflexiones sobre qué elementos de tu negocio se beneficiarían más de la informática. Así, podrás definir mejor el tipo de programas y servicios que necesitas, y aprovechar las ayudas racionalmente.
¿Me cuentas como has digitalizado tu pequeña o mediana empresa? Me encantaría leer ejemplos reales de los lectores del blog. Puedes escribir en los comentarios.
