Cómo hacer una buena presentación para un proyecto empresarial

hacer una buena presentaciónCuando quieres transmitir tus ideas de manera efectiva y persuasiva, una de las mejores herramientas que tienes a tu disposición es hacer una buena presentación. Sin embargo, exponer correctamente un proyecto empresarial no se improvisa. Hace falta trabajo previo, centrándote en tus mensajes más importantes, y dedicando tiempo a optimizar el diseño de tu presentación. Voy a explicarte algunos pasos y consejos clave para lograr tu objetivo y conquistar a tu audiencia.

Define el objetivo y el mensaje clave

Un error que suele comentar mucha gente es ponerse a preparar la presentación sin haber hecho una pequeña reflexión previa imprescindible. Tu exposición tiene un objetivo, y hay un mensaje principal que quieres transmitir a tu audiencia. Simplemente tienes que definir claramente esos dos elementos: el objetivo y el mensaje clave. De esa manera, podrás mantener el enfoque y la coherencia en toda la presentación. Cada vez que prepares una diapositiva, reflexionarás para saber si encaja con lo que quieres transmitir.

Usa un diseño visual y atractivo

Una buena presentación utiliza una combinación equilibrada de texto, imágenes, gráficos y colores. Es importante que dediques tiempo al diseño para conseguir una presentación clara y profesional. Ten cuidado en evitar el exceso de texto, y asegúrate de que las imágenes y gráficos que vayas a emplear sean relevantes y de alta calidad. En otras palabras, cuida tanto el fondo como la forma.

Si te hace falta inspiración, puedes aprovechar los numerosos recursos a tu disposición. Por ejemplo, es muy fácil encontrar plantillas para Power Point gratis en portales especializados. Y el programa de presentación de Microsoft ha mejorado mucho en los últimos años, con sugerencias de diseños que te pueden ayudar a crear diapositivas profesionales en muy poco tiempo.

¿Quién es tu audiencia?

Cuando estás preparando la presentación de un proyecto empresarial, tu público importa mucho. Tienes que adaptarte al nivel de conocimiento y a los intereses de tu audiencia. Algunas personas conocen tu negocio, pero no tienen conocimientos técnicos muy avanzados. A otras les ocurre todo lo contrario. Si quieres que tu mensaje llegue correctamente, tendrás que ponerte en el lugar de tu audiencia.

Hacer una buena presentación implica cuidar su estructura

Al igual que ocurre con otros soportes, como un artículo o un vídeo de presentación, usar una estructura lógica y fácil de seguir ayuda a conseguir el impacto deseado. Tu mensaje se transmitirá mucho mejor a la audiencia si estructuraste correctamente tu exposición.

Hablando de proyectos empresariales, un ejemplo de estructura podría ser:

  1. Introducción del mensaje
  2. Resumen ejecutivo de la presentación
  3. Problema o necesidad
  4. Solución propuesta para responder a lo anterior
  5. Beneficios y ventajas de la solución
  6. Plan de implementación del proyecto
  7. Estrategia de marketing
  8. Análisis financiero
  9. Conclusiones

Obviamente la estructura variará según el tipo de proyecto, y sobre todo según el mensaje principal que quieres transmitir.

Claridad y concisión

Recuerda que tu objetivo es que la audiencia se quede con el mensaje principal. Puedes tener tentaciones de dar muchas explicaciones y entrar en numerosos detalles. Pero tienes que centrarte en lo esencial. Por ello, tienes que ser claro y directo en tus explicaciones. Eso se logra preparando frases cortas y párrafos breves. También es recomendable un lenguaje sencillo y comprensible, lo que implica evitar emplear un exceso de jerga técnica.

Se suele decir que cada diapositiva no debería llevar más de tres o cuatro frases cortas, que resumen claramente lo que estás explicando en voz alta. Quizás te pueda ayudar empezar por preparar un elevator pitch y luego ir ampliando la información.

Procura tener una presentación interactiva

Escuchar una exposición, por muy interesante que sea el tema, puede resultarles aburrido a muchas personas. Pero hay un truco muy sencillo para conseguir mantener el interés y la atención. Se trata de fomentar la participación de la audiencia con preguntas, encuestas o incluso con ejercicios prácticos.

Una buena última impresión

Hacer un buen cierre de presentación es la mejor manera de conseguir que tu audiencia se quede con ese mensaje principal que tanto interés tienes en que memoricen. Para lograrlo, deberías aprovechar la conclusión de la presentación para resumir los puntos clave y volver a incidir sobre la idea principal. Procura dejar a la audiencia con una impresión duradera y terminar con una llamada a la acción clara.

Prepara respuestas a preguntas

No intentes incluir las respuestas a posibles preguntas dentro de tu presentación. Añadiría demasiada información y distraería a tu público del mensaje principal. Sin embargo, como es muy posible que las personas que te escuchan tengan algunas dudas, puedes estar preparado. Intenta anticipar las posibles preguntas que puedan surgir y prepárate para responderlas de manera clara y convincente.

Practica y cronometra

Si quieres poder contar tu mensaje de forma sintética y dentro de un tiempo reducido, tienes que practicar tu presentación varias veces. Y no hablo de leerla en dos o tres ocasiones. Me refiero a memorizarla y cronometrarte. Tras cada repetición te darás cuenta de las mejoras que puedes hacer, y conseguirás expresarte de manera cada vez más clara y sintética.

Aspectos específicos para hacer una buena presentación de proyecto empresarial

Muchos de los puntos que he listado antes se podrían aplicar a cualquier tipo de presentación. Sin embargo, el propósito del artículo es hablar de presentar un proyecto empresarial, y por ello me parece importante comentar tres puntos adicionales.

Destaca los beneficios

Si estás procurando convencer a otras personas de participar en tu proyecto empresarial, deberías enfatizar cómo resolverá un problema o satisfará una necesidad específica. Tendrás que mostrar los beneficios tangibles que podrá aportar.

Utiliza ejemplos y casos de éxito

Los ejemplos no demuestran nada, pero suelen impactar y convencer. Por eso es recomendable que incluyas ejemplos concretos y casos de éxito previos para respaldar tu propuesta.

Enfócate en el valor único

Probablemente tu audiencia haya sido solicitada otras veces y visto muchos otros proyectos. Por eso es importante que destaques lo que hace que el tuyo sea único, y cómo se diferencia de la competencia. En ese apartado puedes incluir características únicas, innovación o ventajas competitivas.

Cuida la parte económica

Haz hipótesis razonables, y a poder ser basadas en fuentes contrastadas. Demuestra a tu público que has estudiado tu proyecto desde un punto de vista racional, con prudencia y profesionalidad. Básate en datos económicos muy reconocidos, o al menos en fuentes que tengan autoridad en el tema que estás tratando.

 

¿Qué otros consejos darías a una persona que quiere hacer una buena presentación de proyecto empresarial? ¡Te leo en los comentarios!

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