Es frecuente que los emprendedores o jefes de departamentos de una empresa se pregunten como hacer un presupuesto de gastos. Hoy vamos a ver algunos consejos para procurar acertar con el objetivo. Lo difícil es, como siempre, logar unas metas alcanzables, pero que también supongan una optimización de los recursos. Es una tarea en la que hay que involucrar a todos los trabajadores, y especialmente a aquellos que tienen gastos variables, como, por ejemplo, la fuerza de ventas.
Como hacer un presupuesto de gastos en una empresa ya en marcha
Registrando los gastos
Cuando el negocio ya lleva un tiempo funcionando, la gran ventaja es que ya se conocen prácticamente todos los gastos en la que puede incurrir la empresa. La primera medida para poder hacer un presupuesto es sin duda haber registrado todas las partidas, al menos con un año de histórico, y mejor aun si hay más referencias.
Ese registro se tiene que hacer asociando cada gasto a una categoría, siguiendo los principios de la contabilidad analítica que hayas querido adoptar en tu negocio.
¿Como fijar los objetivos de gastos para el nuevo presupuesto?
Hay que tomar en cuenta cuatro elementos.
- Seguramente, en los gastos del año anterior, hay partidas de las que se podría haber prescindido, o que no se van a repetir porque eran gastos excepcionales.
- Además, si analizas cada línea de gasto con atención, te darás cuenta de que hay algunos elementos que podrías optimizar, por ejemplo, usando un proveedor más económico, o una solución alternativa. Puedes hacer una estimación del ahorro correspondiente.
- También es lógico incluir el impacto de la inflación, especialmente en esos últimos meses. La energía, los sueldos y otras partidas posiblemente cuesten más el año que viene. No sería lógico ignorar ese hecho.
- Finalmente, al igual que el año pasado se produjeron gastos imprevistos, tiene sentido incluir un poco de margen para lo imponderable.
Con todos esos datos, podrás tener la información necesaria para determinar un presupuesto de gastos, partida por partida, tanto para una empresa en su conjunto como para un departamento concreto.
Algunos gastos típicos que tienes que mirar en detalle
Los gastos de viaje y representación
En la mayoría de las empresas, es normal que algunos trabajadores, en particulares comerciales y ejecutivos, tengan gastos asociados a sus desplazamientos fuera de la empresa. Hablamos de billetes de avión y tren, noches de hotel, restaurantes, coche de alquiler, gasolina, etc.
Para controlar esos gastos, se pueden poner en marcha procedimientos, poniendo reglas estrictas sobre el presupuesto permitido para cada tipo de servicio. Pero también se pueden usar otras soluciones. Por ejemplo, puedes pensar en las ventajas de las tarjetas de prepago para esos gastos. Al trabajador se le da una cantidad para sus gastos, y no tiene que adelantar el dinero. Y la empresa sabe que no gastará más de lo que se cargó en la tarjeta.
También se pueden poner en marcha sistemas de incentivos para aquellos que tienen comportamientos más ahorrativos, de tal manera que se lleven una parte del dinero que consiguen hacer ahorrar a la empresa.
El gasto de personal
Suele ser el principal importe en muchas empresas, especialmente en el sector servicios. La ventaja es que suele ser fácil de anticipar, porque ya se conocen los sueldos, y también las condiciones de actualización de las remuneraciones, marcadas por convenios colectivos o el incremento del IPC.
La parte más delicada puede ser estimar los incentivos, pero, teniendo unas previsiones de ventas, no es tan complicado evaluar los importes que corresponderán a la remuneración variable.
Gastos de instalaciones, energía y suministros
Si alquilas un local o una oficina, normalmente el precio viene determinado en el contrato, y se puede estimar fácilmente, aplicando una actualización basada en el índice de referencia, que suele ser el IPC.
Los gastos de energía son más difíciles de anticipar, sobre todo en esos tiempos de incertidumbre. Pero hay proveedores que ofrecen unos precios fijos de electricidad, por lo que el gasto solo dependerá del consumo estimado para el futuro, algo un poco más fácil de calcular.
Para otros suministros, como las telecomunicaciones, se puede tomar como referencia el gasto del año anterior, y pedir presupuesto a diversos proveedores para intentar conseguir mejores condiciones.
Hacer un presupuesto de gastos en una empresa nueva
Cuando empiezas un nuevo proyecto empresarial, el problema principal es que no dispones de referencias históricas para el presupuesto de gastos. Sin embargo, hay alternativas para preparar esa parte de tu plan de empresa.
Haz un censo de todos los medios que vas a necesitar
Antes de ponerte a estimar gastos, tienes que pasar un tiempo reflexionando sobre los medios y servicios que vas a necesitar para el funcionamiento de tu negocio. Temas como el local o el personal son obvios, pero hay otras muchas cosas que quizás no hayas tomado en cuenta. Desde licencias e impuestos pasando por servicios de suscripción, asesores, limpieza y otros, tendrás que censar todo lo necesario.
Buscar ejemplos reales de otras empresas similares
Luego está el problema de estimar correctamente los importes correspondientes a esos medios. Una de las mejores maneras de tener cifras de referencia es irte a casos reales de empresas similares a la tuya. Basta con que eches un vistazo a las cuentas anuales que publican en el registro mercantil, y, con un poco de suerte, podrás tener ideas más claras sobre algunos conceptos.
Pedir muchos presupuestos de proveedores
A veces hay mucha diferencia entre los precios de los proveedores, para servicios y productos que parecen equivalentes. Por eso, debes tener cuidado y pedir varios presupuestos. Porque, si extrapolas todo a partir de los datos de un proveedor low cost o de uno de lujo, podrías tener estimaciones muy bajas o muy altas. Al principio, probablemente sea mejor partir de una hipótesis media, e ir afinándola luego con la experiencia.
Es mejor pecar de pesimista
Una gran verdad referente a las previsiones económicas de una nueva empresa es que los emprendedores suelen pecar de optimistas. Minimizan los gastos, y estiman unos ingresos demasiado optimistas, incluso después de habérselo pensado y recortado sus previsiones. La realidad que la mayoría de los negocios tardan en arrancar, y que siempre aparecen gastos que no habías anticipado. Así que es mejor, en el caso de un nuevo negocio, pecar de pesimista con los gastos, y luego tener buenas noticias, que lo contrario.