Cuando tienes un negocio, es importante que mantengas un control de tus facturas de compras. Hoy en día la muchos de tus proveedores te lo ponen muy fácil, y te proporcionan los documentos en formato electrónico. Incluso, en el caso de las grandes empresas, suelen ofrecerte mucha información dentro de un área de cliente al que puedes acceder como quieras. Vamos a ver cómo conseguir las facturas de tus proveedores según el tipo de empresa.
¿Cómo conseguir las facturas de tus proveedores?
Está claro que según el tipo de empresas a las que estás comprando productos o servicios, las soluciones no van a ser las mismas. Para el propósito de este artículo voy a diferenciar las grandes empresas del resto de proveedores, aunque por supuesto es posible que compañías más pequeñas tengan soluciones y medios parecidos a las grandes.
Facturas de las grandes empresas
Supongamos que soy autónomo o tengo un pequeño negocio, y quiero descargar mis facturas de Repsol, porque es la compañía con la que he contratado el gas y la luz para mi local. En este caso, lo tengo muy fácil, porque, como otras grandes empresas similares, Repsol te permite acceder a tu área de cliente. Solo tienes que registrarte, y luego tendrás acceso a toda la información que te pueda interesar.
Las grandes empresas te suelen dar acceso a los datos de tu contrato, y al detalle de tus consumos, sea de energía, te telecomunicaciones o de otro tipo. Y, por supuesto, tienen un apartado en el que podrás descargar tus últimas facturas. Según las compañías, podrás acceder a varios años de documentos, o solamente a los últimos meses.
Los proveedores grandes incluso van más allá, ofreciéndote algunos gráficos de evolución y otro tipo de información que te permite controlar mejor tu gasto. Sin contar que, desde el área de clientes, puedes gestionar muchos aspectos prácticos, actualizar tus datos bancarios, tu dirección, etc.
Facturas de otros proveedores
Cuando trabajas con empresas más pequeñas, y con más motivo con profesionales independientes, generalmente no vas a tener acceso a este tipo de área de cliente. Lo normal, hoy en día, es que te vayan mandando las facturas por correo electrónico, pero algunos todavía mandan cartas.
Como no tienes ese acceso directo, debes tener mucho cuidado con la información que te proporcionan, archivarla digitalmente, y evitar que se extravíen los documentos. Porque, si no encuentras una factura entre tus archivos, no tendrás más remedio que contactar con tu proveedor para que te haga llegar una copia.
Si se trata de un producto o servicio que aún no has pagado, no hay duda de que te lo harán llegar rápido. Pero, si es algo más antiguo, es posible que no sea una tarea muy prioritaria para ellos. Y, en caso de pedir múltiples facturas, si no tienen un sistema automatizado, les puede representar un trabajo importante.
¿Por qué es importante conseguir las facturas de tus proveedores?
Comprobar que está todo bien
Hay muchos casos en los que la factura es una mera formalidad. Por ejemplo, si llegaste a un acuerdo con un proveedor sobre el precio de sus servicios y acordasteis un importe fijo, sería muy raro que te mandase una factura por otro valor. Aun así, todo el mundo puede cometer errores.
Cuando estás hablando de importes variables, que dependen de un consumo de productos o servicios que no se conocen hasta el cierre del periodo o de los trabajos, entonces es muy importante tener la factura para poder revisar que está todo bien. No quieres que el profesional que contrataste por horas te cobre más tiempo de lo que dedicó a tu proyecto. Y no solo se trata de las cantidades de productos o servicios facturados, sino también de los precios unitarios. Todo tiene que ser revisado con cuidado, porque todo impacta tu negocio.
Obligaciones fiscales
No revelo ningún secreto si te cuento que tanto empresas como profesionales autónomos tienen la obligación de conservar sus facturas de proveedores durante varios años, para poder justificar los gastos asociados a la Agencia Tributaria, si fuera necesario.
Lo comento sobre todo para algunos autónomos que quizás no tengan todo el cuidado necesario con su documentación, más allá de proporcionar lo que pide la gestoría cada trimestre para poder presentar las declaraciones. Generalmente, las pymes cuentan con un equipo de contabilidad que custodia la información financiera, facturas de proveedores incluidas.
Control de gestión
Una factura es mucho más que el importe a pagar. Contiene el detalle del cálculo, lo que te puede ayudar a pilotar mejor la gestión de tu negocio mediante indicadores. El ejemplo quizás más obvio sea el ejemplo anterior de la factura de luz y gas con Repsol u otra compañía.
Por supuesto, es importante conocer el precio de cada concepto, para poder comparar posibles alternativas y quizás conseguir un proveedor más económico.
Pero, sobre todo, es importante saber qué has gastado. En el caso de la energía, hablamos por supuesto de kilovatios hora. Monitorizar el consumo te permite pensar en soluciones para optimizar tu uso de energía, lo que acaba teniendo un impacto sobre el importe de la factura y los resultados de tu negocio.
Por todos esos motivos, es importante que tengas un acceso fácil a tus facturas de proveedores, aprovechando las herramientas digitales actuales.
