Cualquier empresa tiene que manejar grandes cantidades de información, y en particular multitud de documentos imprescindibles para llevar a cabo sus actividades. Me refiero a facturas, contratos, informes, entre otros. La gestión de toda esa documentación puede resultar complicada si no se cuenta con las herramientas adecuadas. Por supuesto, la tecnología aporta soluciones, como el software de gestión documental. Se trata de un programa que ofrece beneficios y funcionalidades que ayudan a mejorar la eficiencia en la gestión de documentos.
En este artículo, voy a detallarte algunas de las ventajas de disponer de un gestor documental. En una segunda parte te explicaré las principales funcionalidades que suele tener este tipo de software.
Los beneficios de tener un software de gestión documental
Mejora la eficiencia en la gestión de documentos
En los últimos años hemos efectuado una transición desde los documentos en papel hasta una información digital. Combinar el formato electrónico con un buen programa de gestión documental permite almacenar la información de forma centralizada y organizada. Así, se ahorra mucho tiempo en la búsqueda y recuperación de documentos. Además, un programa especializado ayuda a automatizar procesos como la digitalización, la creación y la indexación de documentos, lo que reduce la carga de trabajo del personal de la empresa y aumenta la eficiencia.
Mayor seguridad de los documentos
La seguridad de la información es un aspecto crucial para cualquier empresa, y más cuando se manejan datos confidenciales o estratégicos. Un software de gestión documental permite establecer permisos de acceso a los documentos, garantizando que sólo las personas autorizadas podrán consultar ciertos tipos de información. También se pueden controlar las acciones realizadas sobre los documentos, haciendo seguimientos y auditorias al respecto, y garantizando la seguridad de la información.
Mejora la colaboración entre los equipos
Ya comenté antes que, gracias al gestor documental, toda la información está disponible en un solo lugar y accesible por diferentes usuarios. De esa manera, se facilita la colaboración entre los distintos departamentos y equipos de la empresa. Además, un programa de gestión documental permite que los usuarios puedan trabajar en los mismos documentos de forma simultánea y realizar comentarios y revisiones en tiempo real, lo que facilita la comunicación y el trabajo en equipo. Ya no tendrás el problema de trabajar con múltiples versiones de un documento y no saber cuál es la última.
Ahorro de espacio
La gestión documental tradicional implicaba la necesidad de contar con grandes espacios para el almacenamiento de documentos en formato papel. Con un software especializado, ya no hace falta disponer de tanto espacio físico, y se reduce el coste asociado con la conservación de grandes volúmenes de documentos en papel.
Es más fácil cumplir con la reglamentación
Las empresas suelen estar sujetas a normativas y regulaciones que establecen requisitos específicos en cuanto a la gestión de documentos. Uno de los ejemplos más conocidos es la ley de protección de datos, pero hay otras normativas. El gestor documental permite cumplir con estos requisitos de forma más eficiente, ya que permite mantener un registro y control de los documentos, así como establecer permisos y accesos, lo que facilita el cumplimiento de la reglamentación y reduce el riesgo de sanciones y multas.
Funcionalidades principales de un software de gestión documental
Organización centralizada de la información
El almacenamiento y organización de documentos es una de las funcionalidades principales de un software especializado. Gestiona una base de datos centralizada y organizada en carpetas y subcarpetas, que facilita la búsqueda y recuperación de documentos a través de palabras clave y términos específicos, gracias a la indexación. La información ya no está desperdigada en archivos adjuntos de emails o similares. Además, hay mucho menos riesgo de perder información importante, y se evita la creación indeseada de duplicados y versiones múltiples.
Captura automatizada de documentos
El registro de documentos digitales es una de las funcionalidades principales de un software de gestión documental. Y no solo hablamos de digitalizar documentos en papel mediante un programa de reconocimiento de caracteres. Se puede capturar la información de múltiples formas, importándola de otros softwares, recuperándola automáticamente desde emails o formularios web, o recuperando archivos de diversas formas. También se puede teclear, por supuesto, pero cada vez es menos necesario.
Control de versiones
Un software de gestión documental permite mantener un registro de las distintas versiones de un documento, lo que facilita la gestión y el control de cambios. Incluso existe la posibilidad de volver a una versión anterior de la información, lo que permite corregir errores y ahorrar mucho tiempo.
Gestión de permisos y accesos
Lo expliqué antes como uno de sus principales beneficios. El gestor documental permite establecer permisos y accesos a los documentos en función de los roles y responsabilidades de los usuarios. Eso garantiza la seguridad y la privacidad de los documentos. Además, el programa suele permitir establecer permisos de acceso a varios niveles (por ejemplo, carpeta o documento), lo que da mucha flexibilidad. Esas funciones también permiten cumplir con la normativa sobre protección de datos, entre otras.
Colaboración y trabajo en equipo
Algunas de las funcionalidades que facilitan la colaboración en la empresa y el trabajo en equipo son:
- Los workflows automatizados, que permiten avisar a las personas implicadas cuando les toca iniciar una tarea. También ayudan a mejorar la coordinación porque permiten conocer el estado de los procesos en cualquier momento.
- Un gestor documental puede también incluir la posibilidad para los usuarios de realizar comentarios sobre los diferentes elementos.
- El programa también puede mandar avisos y notificaciones, no solo por correo, sino también en programas de trabajo en equipo como Microsoft Teams o Slack.
- Y no olvidemos la comodidad de trabajar con una información única y centralizada.
Accesibilidad
Por supuesto, la información manejada por el gestor documental es accesible desde cualquier punto. No importa si los empleados y colaboradores están en las oficinas, en desplazamiento, o trabajando desde casa. Los datos están en la nube, y se pueden acceder desde el ordenador o el móvil, incluso con aplicaciones nativas para Android y iOS.
Firma Electrónica
Un programa de gestión documental suele integrar la funcionalidad de la firma electrónica. Eso significa que una empresa puede enviar ofertas, contratos o acuerdos para su revisión y firma, y todo con plena validez legal. Se puede configurar con certificados digitales o con dispositivos móviles.
Auditoría y seguimiento
La auditoría y seguimiento es otra funcionalidad clave de un software de gestión documental. El programa permite registrar todas las acciones realizadas sobre los documentos, lo que permite un seguimiento y auditoría de las actividades realizadas. Además, el gestor documental permite la generación de informes y estadísticas, lo que facilita la toma de decisiones y la mejora continua en la gestión documental.
Como ves, gracias a un software de gestión documental tu empresa puede ser más eficiente y segura. No dudes en informarte al respecto.