La automatización de tareas es una forma de ganar en eficiencia y recortar costes. Hoy en día, gracias a la informática, tienes muchas opciones para simplificar la gestión de tu negocio en algunos aspectos administrativos. En este artículo, me voy a centrar en darte consejos sobre como puedes automatizar la facturación, y lo mismo con los impuestos de tu negocio, seas autónomo o tengas una sociedad.
Como automatizar las declaraciones de impuestos
La Agencia Tributaria facilita las cosas
Lo cierto es que Hacienda suele poner las cosas fáciles y que en muchos casos se pueden cargar archivos de texto con el contenido de las declaraciones. Por lo tanto, si tienes un buen programa de contabilidad, seguramente podrás generar los archivos correspondientes a cada una de las declaraciones a las que estás obligado. Luego es tan sencillo como cargarlo en la web de la Agencia Tributaria, firmar, y listo.
Si no usas un programa de contabilidad, también puedes crearte tus propios archivos a partir de una hoja de cálculo, pero entonces deberás tener mucho cuidado. Un error manual es mucho más probable en esos casos.
Y si el modelo que has presentado corresponde a la renta del año anterior, por ejemplo, si eres autónomo, ya sabes que consultar la declaración y su estado es muy fácil, basta con entrar en la página de Hacienda y lo haces en el instante.
Siempre puedes externalizar la gestión
Otra cosa que puedes hacer para automatizar tus declaraciones es contar con asesoramiento externo. En la práctica, las gestorías suelen tener herramientas preparadas para minimizar los trabajos manuales, por lo que externalización rima con automatización. Y hoy en día hay muchos servicios online que te lo ponen muy fácil.
Como automatizar la facturación a clientes
Usar un software de facturación
Si duda, la forma más sencilla de automatizar la facturación es usando un programa de contabilidad para Pymes. Ese tipo de software suele incluir un modelo de facturación que te permitirá sacar las facturas cuando las necesites. Evidentemente, hace falta un poco de inversión económica, y de tiempo para configurar los productos, servicios y tarifas, pero luego el proceso se ve muy simplificado.
Podrás generar facturas en papel o en formato electrónico, para mandárselas a tus clientes de la forma que les resulte más cómoda. Además, el modulo de facturación está conectado con la contabilidad, por lo que no tendrás que preocuparte por registrar cada factura, y te facilitará también mucho la preparación de las declaraciones de impuestos.
Usar plantillas de Excel para automatizar la facturación
Muchos pequeños negocios usan Excel para hacer sus facturas, pero suelen hacerlo de una manera muy artesana y susceptible de provocar muchos errores. Por ejemplo, es bastante habitual la práctica de usar la factura de un cliente para hacer una nueva. Eso tiene varios riesgos. No solo puedes olvidar de cambiar un dato, y por lo tanto tener una factura errónea. También podrías dar información involuntariamente a tus clientes, lo peor siendo que les mandes una factura con los datos de otro cliente que casualmente paga menos por el mismo producto o servicio.
La manera correcta de usar Excel para la facturación es con las plantillas. En la práctica, creas un archivo modelo, en el que incluyes una pequeña base de datos de productos, servicios y sus precios respectivos. Proteges las fórmulas y celdas importantes, y lo guardas como plantilla personalizada.
Luego, cada vez que creas una nueva factura, importas ese modelo personalizado, lo que te permite crear rápidamente una factura, sin riesgo de dejar datos de un documento antiguo. Aquí tienes el enlace de la ayuda de Microsoft sobre las plantillas en Excel.
Otros tips para simplificar el proceso de facturación
Hacer facturas mensuales a los clientes habituales
Si quieres simplificar tu proceso de facturación, automatizar está muy bien, pero hay otras soluciones que también ayudan mucho. Por ejemplo, cuando tienes un cliente que te compra varios productos o servicios a lo largo del mes, te puede venir mejor hacer solo una factura mensual con todo lo que haya comprado.
Eso no te interesa para los clientes que pagan al contado, pero, generalmente sucede con compradores importantes, que probablemente no te pagan en el momento. Es más, si les mandas más de una factura, lo habitual es que te hagan un solo pago de todos modos. Así que, en la mayoría de los casos, te viene mejor hacer una factura mensual.
Simplificar tus tarifas
El proceso de facturación se puede complicar mucho cuando usas muchas tarifas y descuentos diferentes. Piénsalo, cuanta más compleja sea tu política tarifaria, más complicado será elaborar cada una de las facturas. La persona a cargo de la facturación tiene que buscar la tarifa adecuada, y aplicar el porcentaje de descuento correspondiente. Si hay muchas opciones, puede tardar bastante, sin contar el riesgo de error.
Al contrario, si usas pocos precios diferentes, será un poco más rápido preparar las facturas, además de tener menos trabajo para actualizar la base de datos de precios. En un entorno de inflación como el actual, es un factor que hay que tomar en cuenta.
Espero que esos pequeños tips para automatizar la facturación y la gestión de tus impuestos te hayan podido ayudar.