6 razones por las que hacer una copia de seguridad de Microsoft 365

copia seguridad microsoft 365Sin duda las soluciones informáticas proporcionadas por la compañía fundada por Bill Gates siguen siendo fundamentales en la inmensa mayoría de las empresas del mundo. Probablemente el producto estrella sea Microsoft 365, la solución que permite tener acceso todo el año a los programas de Office, mediante una suscripción. Aunque el servicio incluye funciones de seguridad, es muy recomendable hacer un backup de Microsoft 365, por los motivos que voy a explicarte a continuación.

Si quieres saber más sobre las razones para hacer una copia de seguridad

Me he encontrado con una guía descargable muy interesante, que explicaba muy bien las razones para configurar una copia de seguridad y proteger los datos de tu empresa. A continuación, te resumo las principales ideas de la guía backup 6 motivos para hacer backup Microsoft 365, pero te invito a bajártela gratis para más información.

1. Un backup de Microsoft 365 te permite revertir una eliminación accidental

Los servicios nativos de Office 365 tienen algunas protecciones contra el borrado accidental o malintencionado de datos. Pero esa seguridad contra la pérdida está limitada, en particular en el tiempo. La consecuencia es que, en algunos casos se podría producir una pérdida completa de los datos. Pero, si tienes una copia de seguridad adicional, la recuperación de lo borrado es muy fácil, incluso si la solución nativa de Microsoft ha eliminado definitivamente los datos.

2. La política de conservación de datos tiene sus limitaciones

Los procedimientos y políticas de conservación de datos están evolucionando continuamente, lo que provoca dificultades para su administración y seguimiento. Office dispone de algunas políticas de copias de seguridad, pero están limitadas y solo pueden resolver algunos casos de pérdidas de datos. No ofrecen una solución integral para las copias de seguridad. Eso implica que, de producirse un evento desastroso con los datos, la solución de Microsoft 365 no permitiría volver a un punto anterior para recuperar toda la información y la configuración y resolver el problema.

Por suerte, con una solución de copia de seguridad de Microsoft 365 no existen esas limitaciones en las políticas de conservación de datos ni con la flexibilidad para recuperar la información. Todos los escenarios de restauración son posibles, facilitando que sea un proceso fácil, rápido, y fiable.

guia copia seguridad3. Las amenazas pueden ser tanto internas como externas

A veces creemos que las únicas amenazas para la seguridad informática de una empresa vienen de fuera, con ataque externos por parte de hackers o virus. Pero, en realidad, los propios empleados de la compañía pueden representar un riesgo. A veces de manera accidental, y otras de forma totalmente intencional. No es tan infrecuente como podrías pensar.

Controlar quien tiene acceso a la información y programas de una empresa no es tan fácil. El servicio de Microsoft, por ejemplo, no sabe diferenciar si un empleado ya no trabajará más para la empresa y borra información importante antes de irse. Otro problema es que algún usuario puede bajar ficheros con virus o compartir sin querer una lista de correos o unos passwords en páginas poco seguras.

Y, por supuesto, no se pueden olvidar las amenazas externas, como virus, malware en general, o incluso el caso del ramsonware. Son problemas que pueden afectar la imagen de una compañía y exponer la información sensible, en particular los datos de clientes.

La opción nativa ofrecida por Microsoft 365 es insuficiente cuando se producen esos ataques internos o externos. Es mejor contar con una copia de seguridad específica, para asegurar la restauración rápida de los datos que hayan podido ser afectados o infectados.

4. La necesidad de cumplir los requisitos legales

Uno de los escenarios importantes en los que puede ser necesario recuperar datos perdidos es cuando ocurre algún litigio o procedimiento legal. Microsoft tiene algunas soluciones de seguridad para esas situaciones. Por ejemplo, se puede asegurar la conservación de los datos que han sido identificados para un litigio. Sin embargo, esa solución no cubre el caso en el que se elimina la información antes de conocer y aplicar la obligación legal de conservación. Solo con una solución de backup específica se podría garantizar cumplir los requisitos legales.

5. Migraciones a Office 365 y correos híbridos

Cuando una empresa migra sus sistemas hacia las soluciones de Microsoft 365, suele haber un plazo transitorio durante el cuál conserva una porción de la información en su arquitectura anterior, para mantener más control y flexibilidad. Como puedes imaginar, tener información en dos sitios diferentes plantea algunos retos, especialmente para la seguridad de la información que no se migró.

Pero, si cuentas con una copia de seguridad específica para Microsoft 365, puedes migrar el correo híbrido con total seguridad. Eso se debe a que la copia de seguridad puede gestionar los datos de intercambio sin importar si proceden de la ubicación original o de Office 365. Asimismo, el backup se puede almacenar en cualquier solución, tanto en un servidor local como en la nube, en cualquier proveedor de servicio.

6. La importancia de la herramienta Teams

Los cambios recientes en los modos de trabajo, con la implantación generalizada de soluciones de teletrabajo, ha provocado cada vez más uso de programas y herramientas como Microsoft Teams. Eso significa que mucha información pasa por allí, y que es necesario garantizar una buena protección.

Con una copia de seguridad específica para Microsoft 365, se pueden guardar y recuperar la configuración, los datos de usuarios, los ajustes, además de las interconexiones y configuraciones usadas entre las distintas herramientas. No se perderá ningún dato relevante.

Evítate un susto

Ya conté hace tiempo en el blog como tuve problemas con el disco duro de mi ordenador de trabajo. Al final, tuve mucha suerte de poder recuperar la información, y me di cuenta de lo importante que es hacer copias de seguridad. Ahora lo hago regularmente. Para una empresa, es fundamental. No te la juegues.

 

En resumen, Microsoft 365 es una herramienta muy importante para las empresas, y merece la pena plantearte buenas soluciones para la conservación y restauración de datos importantes. Con la guía que te he mencionado, entenderás más en detalle las razones que te he resumido aquí.

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