Hace tiempo que disponemos de los medios tecnológicos para deshacernos del papel en la oficina. La informática lleva décadas simplificando y automatizando muchas de las tareas administrativas en los negocios, pero, hasta hace poco, muchos empresarios desconocían las posibilidades reales de digitalizar hasta los documentos legales como contratos o similares. Por eso hoy te voy a hablar de la validez legal de la firma en formato digital, y de porque deberías valorar adoptarla en tu empresa.
El papel se ha quedado como una tecnología anticuada
La tecnología del papel tal como lo conocemos ahora remonta al segundo siglo, en China. Aunque no fue hasta el siglo XI que fue introducido en Europa por los árabes. Desde entonces, nos ha acompañado durante casi mil años, y ha sido muy útil para la comunicación o la conservación del saber.
Pero hoy, en el siglo XXI, con una tecnología informática en pleno auge, el papel ya ha perdido mucho de sus ventajas. Una gran parte de la población ya lee en libros electrónicos, se informa en periódicos digitales, y usan un teclado para escribir. En las empresas, la digitalización es un proceso que lleva décadas. Desde que se puede firmar documentos online con toda la validez de la firma digital, ya no hay motivos reales para seguir usando el papel como soporte.
Hablemos de la validez legal de la firma digital
Creo que todavía muchas personas siguen pensando que las firmas en papel son las únicas que valen, y que, con la excepción de la firma electrónica empleadas en las administraciones, no se puede firmar un documento digital con las mismas garantías que si fuera un documento en papel.
Esa creencia está equivocada. Hoy en día, existen tecnologías de firma digital que permiten asegurar que la firma electrónica cumpla todos los requisitos para que un contrato tenga validez legal.
La tecnología permite identificar la persona que firma gracias a una autentificación digital y, sobre todo, asegurar que la firma no ha sido alterada, usando tecnologías como blockchain. De esa manera, se cumplen los requisitos del reglamento de firma digital eIDAS de la autoridad europea.
En otras palabras, con la herramienta adecuada, una empresa puede prescindir totalmente del papel, y tener todos sus documentos en formato digital, con firmas que presentan todas las garantías legales.
Las ventajas de la firma digital más allá de su validez legal
Ahorro de espacio
Todavía hoy, muchas empresas conservan armarios enteros de expedientes, contratos y documentos varios. A menudo, esas compañías tienen que contratar un servicio de almacenaje para recuperar espacio en sus oficinas. Con la digitalización completa de los documentos, ya no es necesario tener un formato de papel para nuevos documentos.
Además, existen soluciones para digitalizar los documentos antiguos, de tal forma que, en poco tiempo, se puede dejar de usar un espacio notable y ahorrar en servicios asociados.
Ahorro de tiempo y de recursos humanos
La informática ha sido uno de los principales ejes de mejora de productividad en las empresas, gracias a la simplificación y automatización de tareas. En el caso de la gestión de documentos, ocurre lo mismo: la digitalización hace ganar mucho tiempo.
Te voy a poner solo un ejemplo. Imagina que la empresa necesita hacer firmar un documento a todos sus empleados. Antiguamente, alguien tenía que encargarse de repartir el documento, revisar que cada persona lo había firmado y mandar recordatorios a quienes no lo hubieran hecho. Con la firma digital, todo el proceso es automático. Los empleados reciben el documento, lo firman desde sus dispositivos, y se sabe en tiempo real quien falta por firmar. Incluso se podría configurar un recordatorio automático para los tardones.
Formato adaptado al teletrabajo
El teletrabajo ha llegado para quedarse. Muchas empresas han visto como era una opción viable y práctica. Por lo tanto, es muy probable que un gran número de compañías permitan más adelante a sus empleados quedarse a trabajar un día a la semana, por ejemplo. La firma digital es una herramienta que se adapta a cualquier tipo de organización, y por supuesto al teletrabajo.
Impacto medioambiental
El argumento de cuidar el medioambiente es uno de los que más venden hoy en día. Por lo tanto, las empresas que dan el salto completo al formato digital pueden luego usar esa realidad como un argumento para reforzar su imagen y sus ventas.
Una mayor seguridad
Una firma digital que usa la tecnología blockchain es muy segura e imposible de modificar. Además, el formato digital permite disponer de copias de seguridad y evitar perder toda la información en caso de siniestro.
Aprovecha la validez legal de la firma digital
Lo ves, hay muchos argumentos a favor de adoptar la firma digital en tu empresa y pasar a usar tus documentos únicamente en formato electrónico. Así que, infórmate de las posibilidades, y probablemente no tengas que pensártelo mucho.