Son muchos los profesionales independientes y autónomos que trabajan desde casa o desde un local, pero quisieran tener una dirección de oficina distinta. Además, ahora que el teletrabajo se ha vuelto la norma, también son muchas las empresas de cierto tamaño que quieren una oficina, pero ya no les compensa el arrendamiento mensual, porque sus empleados trabajan desde casa. Para esas situaciones y otras más existe la posibilidad de la oficina virtual, es decir la opción de tener una oficina, pero sin pagar un alquiler. Vamos a ver las ventajas y los servicios de este tipo de soluciones.
¿Qué es una oficina virtual?
Aunque hay muchas variedades de servicios en el mercado, por lo general, cuando nos referimos a una oficina virtual hablamos de la posibilidad de obtener una dirección oficial distinta a la que se usa en el día a día. Las empresas que proporcionan el servicio suelen ofrecer direcciones de prestigio, pero hay muchas más prestaciones, como por ejemplo la gestión de llamadas, el reenvío de correo postal, o incluso la posibilidad de usar ocasionalmente despachos y salas de reuniones. Hasta pueden dar servicios de apoyo administrativo y de gestión cuando el cliente lo necesite.
¿Cuáles son las ventajas de un servicio de oficina virtual?
Dirección de prestigio
Supongamos que eres autónomo, por ejemplo, abogado o consultor. Trabajas desde casa, pero quieres mostrar una imagen profesional y de prestigio. Contratando este tipo de servicio, no solo tendrás acceso a una dirección en una zona de alto standing, sino que también podrás reunirte con tus clientes importantes en las instalaciones, cuando lo necesites.
Confidencialidad y privacidad
Uno de los principales problemas que tienen los autónomos y profesionales independientes que trabajan desde casa es que su privacidad puede verse afectada por el negocio. Si no quieres que un cliente pesado venga a visitarte a tu casa sin que le hayas invitado a hacerlo, tener una oficina virtual es una buena manera de evitarlo.
Ahorro
Comparado con la opción de una oficina propia, y, en muchos casos, también con una oficina compartida, optar por la oficina virtual te permite trabajar desde casa, y no tener que pagar ningún alquiler. Y eso, para la mayoría de las actividades es un ahorro económico muy sustancial.
Se adapta a los nuevos tiempos
Como comenté en la introducción, después de la pandemia el teletrabajo se ha convertido en la norma para muchas empresas. Por ese motivo, son muchas las compañías que han renunciado a alquilar oficinas a tiempo completo. Pero, aunque todos los trabajadores realicen sus labores desde casa, sigue siendo necesario tener una dirección para la compañía, y también viene bien disponer de un sitio para poder reunirse ocasionalmente. En este sentido, la oficina virtual es una solución que se adapta muy bien al modelo del teletrabajo, en empresas medianas y grandes.
Es una opción muy flexible
A diferencia de los contratos de arrendamientos tradicionales, que muchas veces obligaban a las empresas a comprometerse a alquilar la oficina durante muchos años, con este tipo de solución de oficina virtual la permanencia mínima es muy corta. Por lo tanto, si las necesidades de la empresa cambian, se podrá adaptar la solución, o rescindirla, sin mayores inconvenientes, ni costes adicionales.
Hay servicios adicionales
Disponer de una dirección oficial en un sitio prestigioso está muy bien, pero sería un poco incómodo si tuvieras que presentarte allí periódicamente para comprobar si te ha llegado algún correo o paquete importante. Por suerte, el servicio de oficina virtual suele venir con la opción de gestionar cartas y paquetes.
Más allá de eso, también puedes contar con un servicio de asistente virtual, es decir una persona que puede gestionar tus llamadas, incluso las citas profesionales, y que lo hará todo a distancia, dentro de los servicios de la oficina virtual.
Si durante una temporada prefieres trabajar en las oficinas, o si necesitas organizar reuniones, como ya comentamos, esos servicios te suelen ofrecer la posibilidad de hacer un uso ocasional del espacio físico.
Finalmente, también te pueden proporcionar personal de apoyo administrativo, si tu negocio o empresa pasan por un pico de trabajo importante y necesitas ayuda temporal.
Los servicios se pueden configurar
Habrá autónomos y profesionales que solo necesitan una dirección, preferiblemente de prestigio, y no tienen intención de personarse allí nunca. Por otra parte, hay empresas que pueden necesitar, además de la dirección, todos los otros servicios que he mencionado. Entre esos dos extremos, hay múltiples opciones. Lo bueno, es que esas empresas suelen permitir una personalización muy notable de los servicios, mediante una variedad de packs de servicios.
El futuro de las oficinas
Lo cierto es que el tema de la evolución de los modos de trabajo y el futuro de las oficinas es una cuestión muy interesante. Se ve que la tendencia principal va hacia soluciones cada vez más flexibles. Incluso en empresas muy tradicionales cada vez es menos frecuente que las personas tengan despachos asignados. Los trabajadores vienen solo unos días a la semana a la oficina, y se han reducido los espacios de trabajo para aprovecharlos mejor.
Los servicios de oficina virtual hacen parte de las soluciones que creo que van a ser cada vez más frecuentes, a medida que las empresas van cambiando su forma de organizar el trabajo de oficina, impulsadas por la tecnología y las evoluciones sociales.
¿Y tú? ¿Cómo te imaginas la oficina del futuro?
